Trabajar en equipo en Dedupely

Los duplicados afectan a todos los equipos que usan tu CRM: marketing es dueño de los contactos de formularios, ventas de las cuentas y operaciones de las integraciones. En Dedupely, puedes reunirlos a todos en una cuenta: los usuarios son ilimitados en todos los planes y en la prueba gratuita de 7 días, sin cuotas por usuario. Este playbook muestra cómo repartir el trabajo: quién debe ser Admin, cómo pasar coincidencias entre equipos con Manual Review, cómo recibe avisos cada persona y cómo ver quién hizo qué.

¿Quién debe ser Admin y quién User?

¿Varios CRM conectados? Cada CRM tiene sus propios usuarios, roles y ajustes, así que añade a cada persona a todos los CRM en los que trabaje. Consulta Varios CRM en una cuenta de Dedupely.

Los Users pueden fusionar, cambiar Merge Rules y activar Auto Merge, igual que los Admins. Acordad en equipo quién cambia reglas y automatizaciones, para que los cambios no se solapen. Consulta Usuarios.

Cómo repartir el trabajo entre equipos

Añadido 9 de julio de 2026

Da a cada equipo los objetos y búsquedas que corresponden a los datos de los que es responsable:

Acordad quién atiende las alertas de Auto Match de cada búsqueda, ya que llegan a todos los de la cuenta. Pon nombre a tus búsquedas para que todos sepan quién es responsable de qué, p. ej. "Contacts · Web forms · Marketing" o "Companies · Domain · Sales Ops".

Cómo pasar coincidencias a otro equipo con Manual Review

Manual Review es la forma en que un equipo pide a otro que decida:

1. La persona que revisa una búsqueda selecciona las coincidencias de las que no está segura.
2. Hace clic en Send to Manual Review.
3. El otro equipo abre el Manual Review pestaña de esa búsqueda (o Duplicate Searches → el objeto → Manual Review) y fusiona o rechaza cada coincidencia.

Acordad un momento semanal para vaciar la cola. Las coincidencias en Manual Review nunca se fusionan automáticamente, tampoco con Auto Merge. Consulta Manual Review.

Cómo recibe avisos cada persona

Cada persona gestiona sus propias notificaciones en My Account → Notificaciones:

• Informe de duplicados: un correo semanal (por defecto) o mensual sobre tus duplicados.
• New Duplicate Alerts: un correo cuando una búsqueda alcanza el número de coincidencias fijado en su Auto Match. Lo recibe todo el mundo en la cuenta. Está activado por defecto, y cada persona puede desactivarlo en Notifications.

Consulta Notificaciones.

Cómo ver quién hizo qué

• Merge History: cada fusión, con los registros originales y los valores que ganaron. Consulta Merge History.
• Audit Log (solo Admins): cada acción de tu cuenta, incluidas fusiones, análisis, cambios en Duplicate Searches, invitaciones, cambios de rol e inicios de sesión, con el usuario y la hora. Consulta Audit Log.

Cómo mantener segura la cuenta

Los administradores pueden fijar reglas de contraseña y la autenticación en dos pasos para todos en Company Settings. Consulta Política de seguridad.

Configuración de ejemplo

Una empresa B2B de 200 personas con HubSpot:

• Admins: el responsable de RevOps y el admin del CRM.
• Usuarios: dos especialistas en marketing ops, un analista de sales ops y un responsable de customer success.
• Marketing se encarga de "Contacts · Web forms" (Auto Merge, As soon as possible) y "Contacts · Events" (Auto Match).
• Sales Ops se encarga de "Companies · Domain" (Auto Match) y envía las coincidencias dudosas a Manual Review para el responsable de la cuenta.
• Customer Success vacía Manual Review cada jueves para las cuentas de clientes.
• RevOps se encarga de las Merge Rules y los Safety Settings, y revisa el Audit Log cada trimestre.

Errores comunes

• Todos son Admin. Deja el rol Admin a las 1–2 personas que gestionan usuarios, facturación y seguridad.
• Nadie se encarga de una búsqueda. Las búsquedas sin responsable dejan de revisarse, y nadie actúa sobre sus alertas de Auto Match.
• Cambiar Merge Rules sin avisar a nadie. Las Merge Rules se aplican a todas las fusiones futuras, incluido Auto Merge. Acordad quién las cambia.
• Rechazar coincidencias que pertenecen a otro equipo. Si no son tus datos, envíalos a Manual Review.
• Compartir un mismo inicio de sesión. Pierdes el registro de auditoría. Invita a cada persona.

Preguntas frecuentes sobre trabajar en equipo

• ¿Cuántos usuarios puedo añadir? Tantos como necesites. Los usuarios son ilimitados en todos los planes y en la prueba gratuita de 7 días, sin cuotas por usuario.
• ¿Puedo limitar lo que puede hacer un User? Los Users pueden usar todas las funciones y herramientas de Dedupely. Solo Company Settings está limitado a los Admins.
• ¿Puedo ver quién fusionó un registro? Sí, si eres administrador. Consulta el Audit Log.
• ¿Puedo asignar una coincidencia a una persona concreta? No. Envíala a Manual Review y acordad quién vacía la cola de cada búsqueda.
• ¿Los ajustes de notificación se aplican a todo el equipo? Cada persona gestiona su propio Duplicate Report. Las New Duplicate Alerts llegan a todos los de la cuenta. Están activadas por defecto y cada persona puede desactivarlas.