Tu primer proyecto de deduplicación

Tu primer proyecto de deduplicación en Dedupely tiene siete pasos: conectar tu CRM, elegir los objetos que sincronizar, ejecutar las Duplicate Searches predefinidas, revisar las coincidencias, decidir el resultado de tus fusiones, fusionar un lote pequeño y revisar Merge History, y automatizar. No cambia nada en tu CRM hasta que fusionas, así que puedes explorar y probar libremente hasta el paso 6. Esta guía es la versión práctica del plan en tres fases de Cómo abordar la deduplicación de CRM.

Términos clave antes de empezar

• Registro duplicado: un segundo (o tercer) registro que describe a una persona, empresa o negocio que ya tienes. Los duplicados suelen diferir ligeramente, como un apodo, una errata o un correo de trabajo en lugar del personal, así que la coincidencia exacta por sí sola se pierde muchos.
• Duplicate Search: un conjunto guardado de campos y opciones de coincidencia que Dedupely usa para encontrar duplicados en un objeto.
• Opción de coincidencia: cómo se compara un campo: Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words (Any Order), Domain Root o None. Por ejemplo, Fuzzy detecta "Sean" y "Shawn", y Domain Root hace coincidir sales@acme.com con support@acme.com.
• Coincidencia: un grupo de registros que Dedupely ha identificado como duplicados entre sí. "Tu búsqueda encontró 120 coincidencias. Esta coincidencia tiene 3 registros."
• Registro principal: el registro que gana una fusión. Tú eliges cómo se selecciona: Oldest Record, Newest Record, Last Updated Record, Most Field Data o Custom.
• Merge Rules: los ajustes que eligen el Primary Record y deciden qué valor conserva cada campo. Mientras no configures los tuyos, se aplican los valores por defecto: sobrevive el registro más antiguo.
• Manual Review: una cola para las coincidencias que quieres que alguien revise antes de fusionar.
• Auto Match y Auto Merge: automatizaciones que se ejecutan en una Duplicate Search. Auto Match te avisa por correo cuando se acumulan coincidencias. Auto Merge las fusiona con una programación.

Paso 1: Conecta tu CRM

Conecta el CRM que quieres deduplicar. Conectar y sincronizar nunca fusiona, edita ni borra nada en tu CRM.

• La primera sincronización suele tardar de 2 a 15 minutos hasta 50.000 registros, y hasta 10-12 horas para más de 1 M de registros.
• Después, Dedupely actualiza tus datos cada 10–30 minutos por sí solo.

Consulta Conecta tu CRM y Sincronización de registros.

Paso 2: Elige los objetos que sincronizar

Sincronizas objetos enteros (p. ej., todos los Contacts de HubSpot), no registros sueltos. Tu plan se basa en los registros que sincronizas, sumados en todos los objetos y todos los CRM conectados.

• Empieza por un objeto: el que más sufre con los duplicados, normalmente contactos o empresas.
• Deduplica un objeto cada vez: activa o desactiva objetos en CRM Settings para mantener tu recuento de registros dentro de tu plan.
• Las hojas de cálculo no cuentan para el límite de registros de tu plan.

Consulta Billing & Usage y Precios de Dedupely.

Paso 3: ejecuta las Duplicate Searches predefinidas

Cada objeto viene con Duplicate Searches predefinidas, para que veas coincidencias reales antes de diseñar las tuyas.

1. Ve a Duplicate Searches en el menú izquierdo y abre una predefinida para tu objeto.
2. Mira los campos que compara y la opción de coincidencia de cada uno.
3. Haz clic en Scan.
4. Para probar otros ajustes, clona la búsqueda para que la original quede como está. Haz clic en Scan de nuevo después de cada cambio.

Consulta How to Find Duplicates y Match Options.

Paso 4: Revisa tus coincidencias

Antes de fusionar nada, repasa tus resultados para que dos clientes distintos nunca se conviertan en un registro.

• Compara los registros: abrir View Match Details en una coincidencia para ver sus registros lado a lado.
• ¿No estás seguro? Selecciona la coincidencia y haz clic en Send to Manual Review, para que la persona adecuada decida más tarde.
• ¿No es un duplicado? Recházala. Deja de aparecer en esta búsqueda y en todas las futuras, y puedes restaurarla desde la pestaña Rejected Matches.
• Revisa la pestaña Excluded: Los Safety Settings apartan ahí las coincidencias arriesgadas, como las de más de 20 registros o con datos de relleno como "test@test.com".

Las pestañas Manual Review, Rejected Matches y Excluded están en la parte superior de tu Duplicate Search. Consulta Manual Review, Coincidencias rechazadas y Coincidencias excluidas.

Paso 5: Decide el resultado de tus fusiones

Tienes dos opciones:

• Usa las reglas por defecto. No necesitas configurar Merge Rules para empezar: sobrevive el registro más antiguo, y sus campos vacíos se rellenan con los demás. La fusión propia de tu CRM sigue decidiendo algunas cosas, como qué ID de registro se conserva, así que revisa la guía de deduplicación de tu CRM.
• Fija las Merge Rules. Elige cómo se escoge el Primary Record, y fija reglas por campo donde las necesites (p. ej., una Lose Rule para que el First Name del registro más antiguo nunca gane).

En ambos casos, los valores ganadores aparecen en negrita en tus resultados, y la Merge Preview columna en View Match Details muestra el registro final.

Las actividades (notas, llamadas, tareas) y las asociaciones se conservan al fusionar registros, salvo donde la API de tu CRM no permite moverlas. Por ejemplo, Nimble elimina tareas, negocios, eventos e historial de mensajes con el duplicado, y Close no mueve las tareas ni las reuniones de un contacto.

Consulta Merge Rules.

Paso 6: Fusiona un lote pequeño y revisa Merge History

Trata las fusiones como permanentes, así que prueba antes de fusionar a escala.

1. Fusiona 1–2 coincidencias que conozcas bien con un Single Merge.
2. Comprueba el resultado. Abre Merge History para comparar los registros originales con los valores que ganaron, o haz clic en el icono View in [your CRM] junto a un registro (p. ej. View in HubSpot) para abrirlo en tu CRM.
3. Fusiona en bloque 1–2 páginas de coincidencias como segunda prueba.
4. Cuando los resultados se vean bien, fusiona en bloque el resto.

Consejo: elige coincidencias de prueba con notas y negocios vinculados, para confirmar que pasaron al registro que se mantiene.

Consulta How to Merge Duplicates.

Paso 7: Automatiza

Una vez fusionado lo acumulado, siguen llegando duplicados nuevos de formularios, importaciones e integraciones. Automatiza cada Duplicate Search según cómo funcionó en tus pruebas:

Auto Merge también funciona en la prueba gratuita, donde usa tus 20 fusiones gratis. Consulta Auto Merge y Auto Match.

Configuración de ejemplo

Un equipo de marketing con 40.000 Contacts en HubSpot, donde importaciones de eventos y formularios crean duplicados cada mes:

1. Sincroniza solo Contacts, así que su recuento de registros se queda en 40.000.
2. Búsqueda 1 (duplicados evidentes): First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact.
3. Búsqueda 2 (requiere revisión): First Name: Similar · Last Name: Exact · Email: Domain Root.
4. Merge Rules: Primary Record configurado en Más datos en los campos, para que se conserve el contacto más completo.
5. Prueba: 2 Single Merges de la Búsqueda 1, comprobados en HubSpot y en Merge History, y después 2 páginas fusionadas en bloque.
6. Fusión masiva el resto de la búsqueda 1.
7. Automatiza: Auto Merge en la búsqueda 1, cada dos semanas para seguir su ciclo de importación. Auto Match en la búsqueda 2, con un correo cuando se acumulan 10 coincidencias.

Errores comunes

• Comparar por uno o dos campos. Uno o dos campos crean muchos falsos positivos: dos personas pueden compartir nombre, y una empresa puede usar varios dominios de correo. Compara por al menos tres campos, como First Name, Last Name y Email. Si comparas por menos, añade más Visible Fields, para poder comparar otros campos al revisar.
• Fusionar antes de revisar el resultado. Trata las fusiones como permanentes. Revisa la columna Merge Preview y fusiona primero un lote pequeño.
• Sincronizar todos los objetos a la vez. Tu recuento de registros suma objetos y CRM, y si superas el límite de tu plan en más de un 10%, o sigues por encima 10 días, tu cuenta pasa a solo lectura. Empieza con un objeto.
• Automatizar antes de fusionar lo acumulado. Auto Merge repite los resultados de una búsqueda en cada ejecución. Si la búsqueda no se ha probado con coincidencias reales, el mismo error también se repite.
• Tratar la deduplicación como un trabajo puntual. Formularios, importaciones e integraciones siguen añadiendo registros, así que planifica tu automatización desde el principio.

Preguntas frecuentes sobre tu primer proyecto de deduplicación

• ¿Conectar Dedupely cambia los datos de mi CRM? No. Conectar, sincronizar, analizar y cambiar opciones de coincidencia o filtros nunca modifican tu CRM. Los registros solo cambian cuando fusionas.
• ¿Puedo deshacer una fusión? Sí, durante 30 días en la mayoría de las fusiones, desde Merge History. Deshacer sirve para registros que no eran duplicados, así que trata cada fusión como permanente. Consulta Deshacer una fusión.
• ¿Por cuántos campos debo comparar? Al menos tres, y tantos más como quieras. Uno o dos campos crean muchos falsos positivos. Si solo comparas por uno o dos, añade más Visible Fields para poder comparar otros campos antes de fusionar. Consulta Match Options.
• ¿Puedo fusionar un lead con un contacto? No. Dedupely compara y fusiona registros dentro de un mismo objeto, como Leads con Leads o Contacts con Contacts. Crea una Duplicate Search para cada objeto que quieras deduplicar.
• ¿Con qué rapidez ve Dedupely los duplicados nuevos? Los registros nuevos del CRM suelen aparecer en Dedupely en 1–5 minutos, y los datos se actualizan cada 10–30 minutos. Auto Match y Auto Merge trabajan después con esos registros según tus ajustes.
• ¿Bastan 20 fusiones gratis para probar? Sí, para los pasos 5 y 6. Tras la prueba, mejora el plan para seguir fusionando.