Integraciones y sincronizaciones
Limpia los duplicados que siguen creando tus herramientas conectadas
Las apps de llamadas, las herramientas de enriquecimiento y los ERP crean registros en vez de actualizarlos. Averigua qué herramienta hay detrás de cada duplicado, mantén los registros de relleno fuera de las malas coincidencias y fusiona con una programación por herramienta.
Lo que nos cuentan los equipos con herramientas conectadas
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Por qué las herramientas conectadas crean duplicados
Cada herramienta envía los datos que tiene, en su propio formato, y muchas crean un registro nuevo cuando no encuentran una coincidencia exacta. El mismo cliente acaba con un registro de la app de llamadas, otro de la herramienta de enriquecimiento y otro de facturación.
- Registros escasos: las apps de llamadas suelen enviar un teléfono con el nombre vacío o de relleno.
- Claves distintas: las herramientas de enriquecimiento y prospección añaden a la misma persona con otro correo u otra forma de escribir la empresa.
- Comprobaciones que no se aplican: algunas comprobaciones de duplicados de los CRM se saltan los registros creados por la API.
- Sincronizaciones bidireccionales: una sincronización con un ERP o de facturación puede volver a escribir un registro fusionado como uno nuevo.
Cómo se compara Dedupely con los duplicados de herramientas conectadas
| Criterio | Herramientas nativas del CRM | Otras herramientas de deduplicación | Scripts personalizados | Dedupely |
|---|---|---|---|---|
| Registros creados mediante la API | En algunos CRM, los registros creados mediante la API o una app de sincronización se saltan las comprobaciones de duplicados habituales. | Algunas revisan los registros al crearse. | Posible, con lógica para cada integración. | Encuentra duplicados de todas las fuentes cuando se sincronizan con Dedupely. |
| Registros solo con teléfono | La mayoría compara por correo o nombre, así que los registros con solo teléfono de las herramientas de llamadas se quedan separados. | La mayoría ofrece coincidencia aproximada, con opciones variadas. | Posible, con una normalización de teléfonos que alguien mantenga. | Compara el teléfono con Similar y filtra los registros con el nombre vacío. |
| Reglas distintas para cada fuente | La mayoría permite pocas reglas de coincidencia por objeto, o ninguna. | La mayoría te deja añadir campos a una coincidencia. | Posible, con un script para cada fuente. | Una Duplicate Search por herramienta, cada una con sus propios campos, filtros, Merge Rules y programación. |
| Fusionar duplicados nuevos de forma programada | La mayoría deja los duplicados nuevos para que alguien los encuentre y fusione a mano. | Algunas fusionan de forma programada. | Es posible, con una tarea programada que alguien mantenga. | Auto Merge con una programación adecuada a cada herramienta: a diario para un marcador, lo antes posible para una sync en directo. |
Herramientas nativas de los CRM a octubre de 2026, según la documentación de ayuda de HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble y Google Contacts.
Cómo limpiar en cuatro pasos los duplicados de herramientas conectadas
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Paso 1Encuentra el origen
¿Cómo encuentras qué herramienta crea duplicados?
Abre algunas de tus coincidencias actuales y revisa un campo de origen en cada registro, como Original Source, Lead Source o Created By. La herramienta que está detrás de la mayoría es por donde empezar.
- Añade el campo de origen y Create Date a Visible Fields en tus Duplicate Searches, para verlos en tus resultados.
- Usa Filtros avanzados para conservar las coincidencias en las que uno o más registros vinieron de esa herramienta, o se crearon después de conectarla.
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Paso 2Proteger
¿Cómo evitas que los datos de relleno creen malas coincidencias?
Deja activados los Safety Settings, para que se aparten las coincidencias basadas en datos de relleno como "test@test.com" o 000-000-0000. Después crea cada búsqueda en torno a los datos que esa herramienta envía de verdad.
- Para una app de llamadas, compara por teléfono con Similar, y filtra para que uno o más registros de la coincidencia tengan vacío el nombre o el correo.
- Revisa la pestaña Excluded: las coincidencias muy grandes suelen indicar un valor compartido o de relleno.
- Rechaza las coincidencias falsas que aún encuentres, para que queden fuera de todas las búsquedas futuras.
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Paso 3Fusionar
¿Cómo se fusionan los duplicados de integraciones sin perder el registro real?
Configura las Merge Rules para que el registro completo gane al escaso que creó la herramienta, y prueba algunas fusiones antes de fusionar el resto en bloque.
- En Merge Rules, configura el Primary Record en Most Field Data, para que se conserve el contacto real.
- En los campos que la herramienta mantiene al día, como el teléfono, añade una Win Rule con Create Date "is newest".
- Revisa la columna Merge Preview en View Match Details, y consulta después cada fusión en Merge History.
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Paso 4Automatizar
¿Cómo gestionas los duplicados que una herramienta no deja de enviar?
Vigila una integración nueva durante unas semanas con Auto Match en su búsqueda. Cuando dejes de rechazar coincidencias, activa Auto Merge, con una programación acorde a la frecuencia con que la herramienta envía registros.
- Un marcador que registra llamadas todo el día puede fusionar a diario, antes de que empiecen los comerciales. Una sync en directo puede ejecutarse lo antes posible.
- Consulta Fusiona automáticamente los duplicados que llegan y Revisa los duplicados nuevos antes de que se fusionen.
Qué hace diferente a Dedupely
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Todas las funciones incluidas en las suscripciones anuales.
Merge Rules, Auto Merge y Auto Match vienen con todos los planes. Las suscripciones anuales añaden Dedupely Intelligence completo.
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Precio por registros, no por usuarios.
Usuarios ilimitados, sin cuotas por usuario.
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Cada fusión, registrada.
Revisa antes cada fusión. Merge History conserva los registros originales, así que puedes ver exactamente qué cambió.
Mira cuál de tus herramientas crea más duplicados.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué las integraciones crean contactos duplicados?
Muchas herramientas crean un registro nuevo cuando no encuentran una coincidencia exacta en el campo que usan, normalmente el correo. Una app de llamadas puede enviar solo un teléfono, y una herramienta de enriquecimiento puede usar otro correo, así que el CRM no sabe que es la misma persona.
¿Cómo evitas que una app de llamadas cree duplicados?
Busca primero en los ajustes de la app una opción tipo "match existing records". Después crea una búsqueda en Dedupely por teléfono con Similar, filtrada a registros con el nombre vacío, configura Merge Rules para que gane el contacto completo y ponla en Auto Merge a diario.
¿Fusionar romperá mi integración?
Las fusiones se hacen en tu CRM a través de su propia API, así que las integraciones siguen funcionando con el registro que sobrevive. En HubSpot, el registro fusionado suele recibir un ID nuevo y los ID antiguos redirigen a él. Si una herramienta guarda ID por su lado, comprueba cómo gestiona las fusiones antes de automatizar.
¿Y si una herramienta sigue reescribiendo un registro fusionado?
Eso suele significar que una sincronización bidireccional vuelve a crear los registros que no encuentra. Comprueba cómo trata las fusiones la herramienta y por qué campo compara. Para la sync HubSpot–Salesforce, Dedupely fusiona en ambos CRM a la vez, así que el duplicado no vuelve.
¿Cómo sé cuándo es seguro automatizar una integración nueva?
Activa Auto Match en su búsqueda durante dos a cuatro semanas y revisa lo que encuentra. Cuando dejes de rechazar coincidencias de esa búsqueda, pásala a Auto Merge y sigue revisando su panel por si hay errores o registros que requieran atención.
