Guía de deduplicación en HubSpot

Dedupely se conecta directamente a tu portal de HubSpot para encontrar y fusionar duplicados, desde coincidencias exactas simples hasta casos complejos. Funciona con todos los niveles de HubSpot, incluida la versión gratuita.

Objetos de HubSpot compatibles

Puedes deduplicar estos objetos de HubSpot:

• Contactos
• Empresas
• Negocios
• Tickets
• Leads
• Objetos personalizados

No puedes fusionar registros de tipos de objeto distintos, p. ej. un Contact con un Lead.

Problemas habituales de duplicados en HubSpot

HubSpot mueve mucha actividad de marketing y de la parte alta del embudo, así que los duplicados suelen llegar en grandes oleadas y no de uno en uno. Estas son las causas más habituales:

• Importaciones de hojas de cálculo: HubSpot solo compara por correo exacto y dominio de empresa durante las importaciones. Si a una lista de un evento le faltan dominios, HubSpot crea una empresa nueva por cada fila.
• Fuentes de datos contradictorias: un comercial crea un registro con un .eu email, y luego un formulario web envía a la misma persona con un .com email.
• Datos entre equipos: Marketing suele limpiar una mezcla de sus propios datos de entrada y registros creados por ventas, y tiene que evitar perder notas de ventas valiosas.
• Herramientas nativas de pago: El gestor de duplicados de HubSpot necesita una suscripción Professional o Enterprise y fusiona un par cada vez. La fusión en bloque y las reglas de duplicados personalizadas necesitan Data Hub Professional o Enterprise.

Cómo funciona la fusión nativa de HubSpot

Añadido 26 de septiembre de 2026

Dedupely fusiona a través de la propia API de HubSpot. Tú controlas qué valores sobreviven con Merge Rules, pero cada fusión sigue las reglas propias de HubSpot:

• ID de registro nuevo: a diferencia de la mayoría de los CRM, HubSpot suele dar al registro fusionado un ID nuevo, y no conserva ninguno de los ID originales.
• ID redirigidos: si tus integraciones o herramientas de informes usan ID guardados, HubSpot redirige los ID antiguos al nuevo registro fusionado.
• Dedupely fusiona los Leads: HubSpot no tiene fusión para los leads, así que Dedupely copia sus asociaciones al lead que sobrevive y archiva los demás.
• Empresas matriz y filiales: HubSpot no fusiona una empresa con su propia matriz o filial. Dedupely pregunta antes, y Merge and remove the parent-child link elimina el vínculo para que la fusión siga adelante. Fija una respuesta permanente en Ajustes de seguridad → Opciones de fusión.
• Límites de asociaciones y de fusiones: HubSpot limita cuántas asociaciones tiene un registro y cuántas veces puede fusionarse. Dedupely lo detecta antes de una fusión, y tus Opciones de fusión deciden si preguntar, fusionar u omitir. Consulta Seguridad al fusionar.
• Salida de workflows: por defecto, HubSpot saca ambos registros de sus workflows activos. Si tu portal está en la beta Primary ID Preservation de HubSpot, el registro principal conserva su ID y sigue inscrito, y solo el secundario sale de sus workflows.

Cómo deduplicar registros de HubSpot, paso a paso

1. Deduplica los datos antes y después de las importaciones. Deduplica tus hojas de cálculo antes de importarlas a HubSpot. Tras cada importación, ejecuta una Duplicate Search específica para detectar los registros que se colaron por la coincidencia exacta de correo y dominio de HubSpot.

2. Deduplica tus datos heredados. Los portales antiguos suelen acumular miles de duplicados de eventos pasados, integraciones viejas y equipos anteriores. Ejecuta Duplicate Searches en campos como First Name + Last Name + Phone Number para encontrar registros importados sin correo, y fusiónalos en bloque primero.
3. Controla los duplicados entrantes. Encuentra los formularios, landing pages e integraciones que crean más duplicados. Crea una Duplicate Search para cada uno, basada en los datos que envía esa herramienta, para gestionar lo que crea.
4. Genera confianza entre equipos. Si Marketing está limpiando datos creados por otros equipos, empieza con Auto Match antes de automatizar del todo. Recibirás un aviso cuando los duplicados lleguen al umbral que fijes, y podrás fusionarlos, rechazarlos o enviarlos a Manual Review para que alguien del otro equipo pueda opinar.

5. Automatiza la parte alta del embudo. Cuando tus datos heredados estén limpios y tus Duplicate Searches estén probadas, activa Auto Merge. Prográmalo para fusionar los duplicados de formularios e integraciones, para que los equipos solo vean registros limpios cuando se les asigne un lead.

Qué pasa después

Tras cada fusión en HubSpot:

• El registro fusionado suele recibir un nuevo ID. Los ID antiguos redirigen a él, así que las integraciones siguen funcionando. Si una herramienta guarda ID de HubSpot, puede valer la pena actualizarlos con el tiempo.
• Ambos registros salen de sus workflows. Vuelve a inscribir el registro fusionado en cualquier workflow en el que deba seguir. En la beta Primary ID Preservation de HubSpot, el registro principal sigue inscrito.
• Cada fusión queda registrada. Revisa qué se fusionó y cuándo en Merge History.

Las fusiones propias de HubSpot no se pueden deshacer. La mayoría de las fusiones de Dedupely se pueden deshacer en 30 días desde Merge History, excepto los leads de HubSpot, las fusiones de empresas en un portal sincronizado con Salesforce y las fusiones hechas en HubSpot y Salesforce a la vez (consulta Deshacer una fusión). Para cualquier otra cosa, descarga tu Merge History y úsalo para restaurar los valores originales en HubSpot.

Solución de problemas

No puedo conectar HubSpot, o las fusiones fallan. Puede que a tu usuario de HubSpot le falten permisos. Necesitas ser Super Admin o tener Fusionar registros y Editar para ese objeto. Pide a tu admin de HubSpot que actualice tu rol y vuelve a intentarlo.

Un registro fusionado salió de un workflow. Es el comportamiento de fusión por defecto de HubSpot. Vuelve a inscribir el registro fusionado en el workflow, o activa la reinscripción en los ajustes del workflow en HubSpot.

Una integración o un informe sigue mostrando el ID antiguo del registro. HubSpot redirige los IDs antiguos al registro fusionado a través de su API, así que las consultas deberían seguir funcionando. Si una herramienta guarda IDs localmente, actualízala con el nuevo ID.

Sobrevivieron los valores equivocados en una fusión. Revisa tu regla de Primary Record y añade reglas por campo en Merge Rules. Revisa algunas coincidencias antes de tu próxima fusión en bloque.

Preguntas frecuentes sobre duplicados en HubSpot

• ¿Necesito un plan de pago de HubSpot, como Data Hub, para usar Dedupely? No. Dedupely funciona con todos los niveles de HubSpot, incluida la versión gratuita. Puedes fusionar en bloque y automatizar sin mejorar tu plan de HubSpot.
• ¿Puedo deduplicar Deals en HubSpot? Sí. Los Deals funcionan como cualquier otro objeto compatible: configuras Duplicate Searches, ajustes de coincidencia y Merge Rules que encajen con cómo se crean tus Deals, los pruebas y luego fusionas.
• ¿Cómo trato los contactos con más de una dirección de correo? HubSpot compara por el correo principal, así que un correo secundario puede crear un duplicado. En Dedupely no dependes del correo: compara por un campo personalizado o una combinación de campos.
• ¿Puedo deshacer una fusión? Sí, durante 30 días en la mayoría de las fusiones, desde Merge History, pero no para los leads, las fusiones de empresas en un portal sincronizado con Salesforce ni las fusiones hechas en HubSpot y Salesforce a la vez. Deshacer sirve para registros que no eran duplicados, así que trata cada fusión como permanente. Consulta Deshacer una fusión.
• ¿Puedo automatizar por completo la deduplicación en HubSpot? Sí, puedes automatizar por completo la deduplicación de HubSpot con Dedupely. Recomendamos Auto Merge para las coincidencias de alta confianza y Auto Match para señalar los casos límite complejos para revisión.
• ¿Por qué HubSpot creó duplicados cuando importé empresas existentes? HubSpot necesita la columna Company Domain Name para reconocer empresas existentes. Si falta o tiene otro formato, HubSpot crea registros nuevos. En Dedupely, usa Domain Root para comparar dominios por su raíz (ignorando www, .com, etc.) e Ignored Terms para saltarte sufijos legales como Inc. o LLC. Consulta Match Options.