Fusionar duplicados sin romper la propiedad

Cuando dos registros del mismo cliente tienen propietarios distintos, solo uno sobrevive a la fusión. Si no decides cuál, el registro puede pasar a otro comercial, a un usuario de relleno o a alguien que ya no está en la empresa. En Dedupely lo controlas con tu ajuste de Primary Record y una Merge Rule por campo para el propietario, y compruebas el resultado en el Merge Preview antes de fusionar.

¿Por qué cambia el propietario al fusionar?

Cada registro tiene un propietario. Cuando los registros se fusionan, el registro que sobrevive toma el propietario del registro que gana, así que:

• Un contacto de un comercial activo puede acabar con el comercial que creó el duplicado.
• Un cliente puede acabar con un antiguo empleado cuyo registro antiguo era el más antiguo.
• Un registro puede acabar con un usuario de relleno de una importación o integración.

El propietario es la persona que tu CRM muestra como responsable del cliente, así que un propietario equivocado significa que el seguimiento le llega a la persona equivocada.

Cómo elegir qué propietario sobrevive

1. Define tu Primary Record. En Merge Rules, el Primary Record decide el valor por defecto de cada campo, incluido el propietario. Último registro modificado suele conservar el registro con el que trabaja ahora tu equipo.
2. Añade Lose Rules en el campo del propietario. Elige Personalizado en el campo del propietario (por ejemplo Propietario del contacto) y luego añade una Lose Rule para cada propietario que nunca deba ganar. Para un antiguo empleado o un usuario de relleno: Cuando el campo Contact owner, Operador es igual a, ese usuario, In Duplicate Search Todas. Para registros sin asignar: Cuando el campo Contact owner, Operador está vacío, para que un registro sin asignar nunca gane a uno asignado.
3. Recuerda el orden. Las Lose Rules se ejecutan antes que las Win Rules, y las Win Rules de arriba abajo.

Cómo revisar la propiedad antes de fusionar

• Añade el campo del propietario a Visible Fields, para ver el propietario de cada registro en los resultados.
• Abre View Match Details y revisa el Merge Preview columna: muestra qué propietario sobrevivirá.
• Filtra los conflictos: añade un filtro con tu campo de propietario y es único en la coincidencia, en todos los registros. Muestra solo las coincidencias en las que cada registro tiene un propietario distinto, para que las revises primero. Deja Contar los vacíos como un valor sin marcar, salvo que quieras que los registros sin asignar cuenten como su propio propietario. Consulta Filtros.

Qué hacer con los conflictos de propiedad reales

Algunos conflictos no son problemas de datos. Puede que dos comerciales trabajen la cuenta. No los fusiones en bloque:

• Envíalas a Manual Review, para que decida el responsable de ventas. Consulta Manual Review.
• Fusiónalos uno a uno con Custom Merge, eligiendo a mano el propietario en View Match Details.

Configuración de ejemplo

Un equipo de ventas de 12 comerciales tiene duplicados de importaciones y dos comerciales que se fueron este año.

1. Merge Rules: Primary Record en Last Updated Record. Contact owner en Custom: Lose Rules para los dos comerciales que se fueron (is equal to), el usuario de relleno "Imports" (is equal to) y los registros sin asignar (is blank).
2. Visible Fields: Owner y Last Activity Date.
3. Revisión: una copia de la búsqueda filtrada por Contact owner es único en la coincidencia muestra los conflictos. Esos van a Manual Review para el responsable de ventas cada viernes.
4. Fusión: el resto se fusiona en bloque tras revisar el Merge Preview de la primera página.

Errores comunes

• Dejar la propiedad en el valor por defecto. El registro más antiguo suele ser de alguien que ya se fue.
• Reasignar los registros de antiguos empleados después de fusionar. Reasígnalos, o añade una Lose Rule, antes de fusionar.
• Fusionar en bloque conflictos reales. Si dos comerciales trabajan la misma cuenta, debería decidir una persona.
• Olvidar los negocios. Los negocios tienen su propio propietario. Revísalos también en Cómo deduplicar negocios y oportunidades.

Preguntas frecuentes sobre propietarios y fusiones

• ¿Qué propietario conserva el registro fusionado? El propietario del registro que gana: tu Primary Record, salvo que una regla de campo sobre el propietario diga otra cosa.
• ¿Puedo asegurarme de que un antiguo empleado nunca gane? Sí. Añade una Lose Rule en el campo del propietario: is equal to su usuario.
• ¿Puedo encontrar las coincidencias con propietarios distintos? Sí. Filtra por el campo de propietario con "is unique across match".
• ¿Puedo ver el propietario superviviente antes de fusionar? Sí. La columna Merge Preview de View Match Details lo muestra.
• ¿Y si ya ganó el propietario equivocado? Merge History muestra los valores originales. Reasigna el registro en tu CRM. Consulta Fusioné los registros equivocados: ¿y ahora qué?