Opciones de coincidencia

Las opciones de coincidencia de Dedupely son los ajustes principales que definen cómo se identifican los registros duplicados en tu CRM.

Dedupely ofrece Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words y Domain Root —este último pensado para direcciones de email y webs de empresa—, además de None, para dejar un campo fuera de la coincidencia.

Esta guía repasa cada opción de coincidencia, explica cuándo usarla e incluye ejemplos para elegir la mejor según tus necesidades.

Exacta

• Descripción: Compara los registros buscando valores idénticos en los campos seleccionados.
• Ideal para: Detecta duplicados en los que los campos deben coincidir exactamente, como Nombre, Email y Dirección. Da alta fiabilidad en la detección con mínimos falsos positivos.
• Ejemplo: "John Smith, johnsmith@example.com" solo coincide con "John Smith, johnsmith@example.com."( No es obligatorio respetar mayúsculas y minúsculas)

Similar

• Descripción: Encuentra registros con valores muy parecidos, teniendo en cuenta pequeñas diferencias (letras cambiadas, letras que faltan, alguna letra de más).
• Ideal para: Identifica duplicados con pequeñas variaciones, como nombres abreviados o erratas leves. Equilibra precisión y flexibilidad para detectar más duplicados sin coincidencias de más.
• Ejemplo: "Jon Smith, jon.smith@example.com" coincide con "John Smith, johnsmith@example.com".

Consejos adicionales para Similar

• Usar similar en campos de teléfono: Al aplicar esta opción de coincidencia a un campo de teléfono, Dedupely solo tiene en cuenta los dígitos del número de teléfono, en concreto el 7 últimos dígitos. Qué ignora: Guiones, paréntesis y otros símbolos de formato. Prefijos de país o generales (p. ej., "+1"). Ejemplo: "(123) 456-7890" coincidirá con "123-456-7890" o "+1 123 456 7890" porque solo se tienen en cuenta los últimos 7 dígitos: 456-7890.

Fuzzy

• Descripción: Compara registros con un algoritmo fonético que detecta duplicados aunque los nombres o valores suenen igual pero se escriban de forma distinta. Es ideal para localizar entradas con grafías alternativas o variaciones fonéticas habituales.
• Ideal para: Para casos con variaciones de escritura pero sonido parecido, como nombres de contactos o direcciones.
• Ejemplo: "Sean" coincide con "Shawn" porque suenan igual, aunque se escriban distinto.

Raíz del dominio

• Descripción: Compara registros por el dominio raíz de las direcciones de correo o las URL.
• Ideal para: Detecta duplicados a nivel de organización en lugar de contactos individuales. Útil para consolidar registros de la misma empresa o sitio web.
• Ejemplo: "support@example.com" coincide con "sales@example.com" porque ambos comparten el dominio raíz "example."

Ninguno

• Descripción: Excluye determinados campos o criterios del proceso de coincidencia.
• Ideal para: Evitar coincidencias excesivas o falsos positivos cuando ciertos campos no son fiables para detectar duplicados.

Similar Words

• Descripción: Similar Words busca coincidencias por un número de palabras compartidas y puede ignorar el orden en que aparecen. Así, los registros que comparten las mismas palabras se identifican como posibles duplicados, sea cual sea su orden.
• Ideal para: Resuelve las diferencias en cómo se introducen nombres, empresas o direcciones, sobre todo cuando cambia el orden de las palabras. Muy útil con empresas, organizaciones o localidades con abreviaturas o entradas incompletas.
• Ejemplo: "Fire Company LLC" coincidirá con "Company LLC Fire" porque ambos campos comparten las mismas palabras, aunque en distinto orden.

Más formas de usar Similar Words

• También puedes buscar por las primeras o últimas partes o palabras: Esta función detecta coincidencias por el principio o el final de las palabras, lo que facilita el trabajo con entradas parciales o abreviaturas. Casos de uso ideales: Direcciones abreviadas (p. ej., "123 Main St" coincide con "Calle Mayor 123"). Nombres de empresa parciales (p. ej., "Tech Corp LLC" coincide con "Tech Corp").

Cómo configurar las opciones de coincidencia

• Accede a tu Duplicate Search: Abre el correspondiente Búsqueda de duplicados en el que quieres aplicar las opciones de coincidencia.
• Selecciona los campos a comparar: Elige los campos que quieres que Dedupely compare (por ejemplo, nombre, apellidos o email).
• Elige los tipos de coincidencia: Aplica la opción de coincidencia adecuada (Exacta, Similar, etc.) a cada campo.
• Ejecuta un escaneo: Inicia el escaneo para ver los resultados según las opciones de coincidencia configuradas.

Buenas prácticas al usar las opciones de coincidencia

• Combina tipos de coincidencia: usa Exact junto con Similar para obtener mejores resultados con datos heterogéneos.
• Prueba tus criterios: Ejecuta búsquedas con distintas opciones de coincidencia para valorar los resultados y ajústalas si hace falta.
• Usa filtros con opciones de coincidencia: Combina las opciones de coincidencia con Filtros para afinar los resultados y centrarte en segmentos concretos de tus datos.

Ahora que conoces las opciones de coincidencia, puedes configurar tus búsquedas de duplicados con eficacia. Si tienes dudas, nuestro Equipo de Customer Success está aquí para ayudarte!