Match Options

Al iniciar sesión por primera vez y sincronizar tus datos, Dedupely crea automáticamente Duplicate Searches predeterminadas. Vienen con opciones de coincidencia preconfiguradas por campo según tu CRM, así encuentras duplicados desde el primer momento. Nunca te quedas atado: puedes editar esas búsquedas, clonarlas o crear otras nuevas desde cero según lo que necesites.

Por dónde empezar

Empezar por Exact en los campos clave (como First Name, Last Name, Email o Phone) te permite encontrar y fusionar rápido los duplicados idénticos más evidentes.

Después puedes ajustar las opciones de coincidencia y los campos para detectar los casos complejos y difíciles de encontrar.

Cómo configurar las Match Options

Las opciones de coincidencia se configuran dentro de tu Duplicate Search. Justo debajo del nombre de cada campo que elijas analizar hay un menú desplegable para seleccionar la lógica de coincidencia que prefieras.

Tipos de opciones de coincidencia

Exacta

• Cuando la precisión absoluta es innegociable, Exact compara los registros buscando valores idénticos e ignora las mayúsculas.
• Es la opción recomendada para campos críticos como correos electrónicos, documentos de identidad o nombres principales, donde quieres eliminar los falsos positivos.
• Por ejemplo, un registro de "John Smith" solo marcará como duplicado a otro "John Smith".

Similar

• La introducción de datos rara vez es perfecta, por eso Similar detecta erratas, letras cambiadas o caracteres que faltan.
• Esta opción equilibra precisión y flexibilidad al identificar duplicados con pequeñas variaciones.
• En los números de teléfono, Similar elimina el formato, los guiones, los paréntesis y los prefijos de país (como +1) y compara los siete dígitos principales.

Fuzzy

• A veces los datos suenan igual pero sobre el papel se ven completamente distintos, y ahí es donde mejor funciona Fuzzy.
• Usa un algoritmo fonético diseñado para detectar grafías alternativas y variaciones de pronunciación, ideal para nombres de contacto inconsistentes o datos recogidos de viva voz.
• Si un comercial escribe "Sean" y otro "Shawn", esta opción salva la diferencia y los marca como coincidencia.

Raíz del dominio

• Ideal para limpiar bases de datos B2B: esta opción aísla y compara el dominio principal en lugar de la dirección de correo o la URL completas.
• Así puedes fusionar o rechazar (según lo que para ti sea un duplicado) varios contactos o registros de una misma organización.
• Reconoce sin problemas que variaciones habituales como sales@example.com y support@example.com pertenecen a la misma empresa.

Similar Words

• El orden de las palabras no decide la coincidencia: Similar Words compara las palabras que comparten dos campos, según las reglas que definas.
• Puedes configurar Dedupely para que busque palabras "En cualquier orden" o solo las "Primeras" o las "Últimas" de un campo.
• Defines exactamente el "Número de palabras que deben coincidir", así una entrada como "Fire Company LLC" puede coincidir con "Company LLC Fire Inc.".
• Para reducir el ruido, puedes añadir hasta 50 "Ignored terms" personalizados y omitir durante el escaneo palabras habituales o poco útiles, como “LLC”, “Mr.”, etc.
• Activa "Coincidir diminutivos" para captar automáticamente las variantes de nombre habituales y que un registro de "Robert" coincida con "Bob".
• Activa "Enviar formatos incorrectos a revisión manual" para mandar los campos mal formateados directamente a Manual Review.

Ninguno

• A veces la mejor lógica de coincidencia es excluir a propósito.
• Elegir "Ninguno" deja fuera de la coincidencia un campo poco fiable y protege tu Duplicate Search de falsos positivos innecesarios.

Filtros y exclusiones

Filtros

Ve más allá de las opciones de coincidencia con parámetros concretos de inclusión o exclusión. Los filtros aíslan segmentos exactos de tu base de datos: analizar solo los registros marcados como "Clientes", por ejemplo, o excluir una región entera, para que cada análisis cubra justo lo que querías.

Coincidencias excluidas

Para evitar que el sistema agrupe registros de forma agresiva por palabras comunes y poco relevantes, Dedupely excluye esas coincidencias por ti. Así los resultados se basan en datos con sentido y no en ruido. Puedes revisar lo que se excluye en la pestaña inferior de tu Duplicate Search.

Preguntas frecuentes sobre las opciones de coincidencia

• ¿Crear o editar una Duplicate Search fusiona registros en mi CRM automáticamente? No. Las Duplicate Searches solo filtran y muestran posibles duplicados para que los revises dentro de Dedupely. Cambiar campos u opciones de coincidencia solo actualiza la vista de resultados. Dedupely nunca fusiona un registro en tu CRM hasta que haces clic en "Merge", o hasta que Auto Merge se ejecuta según la programación que definas.
• ¿Por qué mi búsqueda muestra campos visibles que no se usan para la coincidencia? Los campos visibles aportan contexto al revisar parejas de duplicados. Solo los campos con opciones de coincidencia activas determinan si dos registros se marcan como duplicados, pero añadir campos visibles adicionales (como fecha de creación, propietario del registro u origen del lead) te ayuda a valorar los grupos de duplicados, elegir el registro Primary correcto y decidir con criterio antes de fusionar.
• ¿Puedo usar opciones de coincidencia distintas para cada campo en la misma búsqueda? Sí. Las opciones de coincidencia se configuran campo a campo. Puedes crear una única Duplicate Search que exija una coincidencia "Exact" en el campo Email y, a la vez, aplique una coincidencia "Fuzzy" en el campo Last Name para contemplar variaciones de escritura.
• ¿Por qué dos registros aparentemente idénticos no aparecen como coincidencia? Si usas una coincidencia "Exact" y los registros no se emparejan, revisa en el CRM si hay diferencias de formato ocultas, como espacios al final del texto. Comprueba también que otros campos incluidos en tu Duplicate Search no estén impidiendo la coincidencia. Si una búsqueda evalúa tres campos, los tres deben cumplir sus criterios para marcar un duplicado.
• ¿Debo seleccionar todos los campos disponibles para conseguir las mejores coincidencias? No. Añadir demasiados campos a una misma Duplicate Search puede limitar tus resultados, porque obliga a los registros a coincidir en todos y cada uno de los datos. Recomendamos combinar de 2 a 4 campos clave (como Nombre, Apellidos y Correo electrónico) para equilibrar precisión y volumen de coincidencias.
• ¿Cambiar una opción de coincidencia afecta a los datos reales de mi CRM? No. Ajustar las opciones de coincidencia solo cambia cómo filtra y muestra Dedupely los posibles duplicados dentro de la aplicación. Los datos de tu CRM no se modifican hasta que inicias una fusión.

Mencionado en este artículo: Encontrar duplicados, Filtros, Coincidencias excluidas, y Manual Review.