Varios CRM en una cuenta de Dedupely

Puedes conectar tantos CRM como necesites a una cuenta de Dedupely: CRM distintos (como HubSpot y Salesforce) o varias cuentas del mismo CRM (como tres portales de HubSpot). Cada CRM conectado es independiente. Tiene sus propias Duplicate Searches, Merge Rules y Safety Settings, y Dedupely solo compara registros dentro de ese CRM. Lo que comparten es el límite de registros de tu plan, la facturación y tu Duplicate Report. Tu equipo, la Security Policy y el Audit Log se configuran en cada CRM.

¿Cuándo conectan los equipos varios CRM?

• Varias regiones o marcas, cada una con su propio portal u org.
• Marketing y ventas en CRM distintos, como HubSpot para marketing y Salesforce para ventas.
• Un Salesforce Sandbox y producción, para probar tus búsquedas y Merge Rules antes de fusionar datos reales. Consulta la Guía de deduplicación en Salesforce.
• Una migración o una adquisición, un CRM tras otro. Consulta Cómo deduplicar antes y después de una migración de CRM.

¿Qué es independiente y qué se comparte?

Como cada CRM es independiente, Dedupely nunca empareja un registro de un CRM con uno de otro, y una fusión solo cambia el CRM en que ocurrió. La única excepción es un portal de HubSpot y una org de Salesforce sincronizados entre sí y vinculados en Dedupely: sus duplicados sincronizados se fusionan en ambos CRM a la vez. Consulta Fusionar duplicados con la integración HubSpot-Salesforce activa.

Cómo añadir otro CRM

1. Haz clic en el CRM del menú izquierdo.
2. Haz clic en + Add New CRM or CSV al final de la lista.
3. Elige tu CRM y conéctalo. Consulta Conecta tu CRM.
4. Activa los objetos que quieres deduplicar. La primera sincronización suele tardar 2–15 minutos para hasta 50.000 registros, y hasta 10–12 horas para más de 1M de registros.

Cómo mantener bajo control tu recuento de registros

Los registros de todos los CRM conectados cuentan para el mismo límite. Para no salirte de tu plan:

• Activa solo los objetos que vas a deduplicar en cada CRM, en CRM Settings. Desactivar un objeto reduce tu recuento de registros sincronizados.
• Deduplica un CRM cada vez si estás cerca de tu límite.
• Recuerda que los Sandboxes también cuentan. Desactiva los objetos de un Sandbox cuando termines de probar.
• Usa hojas de cálculo para listas puntuales. Las subidas de hojas de cálculo no cuentan para tu límite de registros.

Hasta un 10% por encima de tu límite, tienes 10 días para cambiar de plan o desactivar objetos. Después, todos los CRM de tu cuenta pasan a solo lectura hasta que lo hagas. Consulta Billing & Usage.

Cómo configurar cada CRM

Como cada CRM tiene sus propios ajustes, configura cada uno por separado:

1. Duplicate Searches: empieza con las predefinidas y añade después las tuyas para los datos de ese CRM.
2. Merge Rules: cada CRM fusiona de forma distinta, así que fija tu Primary Record y las reglas a nivel de campo para cada uno. Consulta la guía de tu CRM.
3. Safety Settings: revisa los valores por defecto de cada objeto. En HubSpot, configura también tus opciones de fusión.
4. Automatización: activa Auto Match o Auto Merge por búsqueda, una vez que la hayas probado.

Configuración de ejemplo

Una empresa con un portal de HubSpot para Europa, otro para EE. UU. y Salesforce para ventas.

1. Conecta los tres a una cuenta de Dedupely. Aparecen como CRM separados en el menú izquierdo.
2. HubSpot UE y HubSpot EE. UU.: Contacts y Companies activados, cada uno con sus propias búsquedas y Merge Rules, y Auto Merge en la búsqueda de "correo exacto".
3. Salesforce: Accounts y Contacts activados, con Merge Rules ajustadas al comportamiento del registro maestro de Salesforce. Probado antes en un Sandbox, cuyos objetos se desactivaron después.
4. Plan: 40.000 + 25.000 + 60.000 = 125.000 registros sincronizados cuentan para el plan.
5. Equipo: cada equipo regional se añade a su propio portal de HubSpot, y el equipo de ventas a Salesforce.

Errores comunes

• Esperar que Dedupely encuentre duplicados entre dos CRM. Compara registros dentro de un mismo CRM. Si el mismo cliente está en dos CRM, deduplica cada uno por separado.
• Configurar Merge Rules una vez y suponer que se aplican en todas partes. Se configuran por CRM.
• Dejar activados los objetos de un Sandbox. Sus registros siguen contando para tu plan.
• Activar todos los objetos de todos los CRM. Tu recuento de registros sube rápido. Empieza por lo que estás deduplicando ahora.

Preguntas frecuentes sobre varios CRM

• ¿Cuántos CRM puedo conectar? Tantos como necesites, incluidas varias cuentas del mismo CRM.
• ¿Puede Dedupely emparejar registros entre dos CRM conectados? No. Cada CRM es independiente, y Dedupely compara registros dentro de un mismo CRM.
• ¿Se comparten las Merge Rules entre CRM? No. Merge Rules, Safety Settings, Duplicate Searches y Merge History son independientes para cada CRM.
• ¿Todos mis CRM cuentan para un mismo límite de registros? Sí. Los registros de todos los CRM conectados se suman. Las hojas de cálculo no cuentan.
• ¿Mi equipo puede trabajar en todos mis CRM? Sí, siempre que añadas a cada persona a todos los CRM que necesite. Cada CRM tiene sus propios ajustes, incluido quién trabaja en él.