Guía de duplicados en Pipedrive

Dedupely se conecta a Pipedrive para encontrar y fusionar tus duplicados, incluidos los que se le escapan a la comprobación de duplicados de Pipedrive. Funciona con todos los planes de Pipedrive.

Objetos de Pipedrive compatibles

Puedes deduplicar estos objetos de Pipedrive:

• Personas
• Organizaciones
• Negocios
• Leads
• Productos

No puedes fusionar registros entre distintos tipos de objeto, p. ej., una Person en una Organization.

Problemas habituales de duplicados en Pipedrive

Pipedrive está hecho para equipos de ventas rápidos, así que los duplicados golpean directamente la venta del día a día:

• Los comerciales contactan dos veces con el mismo prospecto. Dos comerciales llaman o escriben a la misma persona sin saberlo.
• A los clientes les hacen llamadas en frío. Los comerciales prospectan sin querer cuentas que ya existen.
• Los formularios y las apps no dejan de crear registros. Los formularios web, las apps de terceros y las campañas crean People y Deals nuevos para contactos que ya tienes.
• Las herramientas de llamadas envían registros escasos. Los marcadores suelen enviar solo un teléfono con el nombre vacío o de relleno, que se cuela por la comprobación de duplicados de Pipedrive.
• Importaciones sin ID de Pipedrive. Importar una lista sin asignar los ID de Pipedrive crea duplicados y separa los negocios y actividades del registro original.

Cómo funciona la fusión nativa de Pipedrive

Dedupely fusiona a través de la API de Pipedrive. Si no defines tus propias Merge Rules, se aplica el comportamiento de fusión predeterminado de Pipedrive:

• Los campos multivalor se combinan. Pipedrive conserva cada dirección de correo y teléfono únicos en el registro principal en vez de sobrescribirlos.
• El historial se conserva. Los campos vacíos nunca sobrescriben datos existentes, y todas las actividades, notas, negocios y organizaciones vinculadas pasan al registro que se conserva, que mantiene su ID.
• Los Leads y Products los fusiona Dedupely. Pipedrive no tiene fusión para ellos, así que Dedupely los fusiona por su cuenta, con las mismas Merge Rules.

Cómo deduplicar registros de Pipedrive, paso a paso

1. Deduplica primero tus datos heredados. Fusiona los duplicados que ya hay en Pipedrive antes de automatizar nada, para que los comerciales dejen de contactar a las personas equivocadas mientras montas tu proceso continuo.
2. Encuentra tus orígenes y decide qué es un duplicado. Averigua de dónde vienen los duplicados (formularios web, importaciones, integraciones) y decide qué cuenta como duplicado para cada uno, p. ej., Exact Email + Exact First Name para coincidencias muy seguras, o Similar Name + misma Organization para casos que necesitan revisión.
3. Crea una Duplicate Search por escenario. Crea una Duplicate Search distinta para cada fuente o tipo de duplicado, en lugar de una búsqueda amplia que intente atraparlo todo.
4. Automatiza según el nivel de confianza. Usa Auto Match para vigilar las coincidencias dudosas, y activa Auto Merge para búsquedas estrictas y probadas, que se ejecutan a diario o de forma continua.

Qué pasa después

Después de cada fusión en Pipedrive:

• El registro que se conserva lo mantiene todo. Todos los correos y teléfonos, actividades, notas, negocios y organizaciones vinculadas están en él.
• Cada fusión queda registrada. Revisa qué se fusionó y cuándo en Merge History.

Las fusiones propias de Pipedrive no se pueden deshacer. La mayoría de las fusiones de Dedupely se pueden deshacer en 30 días desde Merge History, excepto los productos (consulta Deshacer una fusión). Para cualquier otra cosa, descarga tu Merge History y úsalo para restaurar los valores originales en Pipedrive.

Solución de problemas

No puedo conectar Pipedrive, o las fusiones fallan. Puede que tu usuario de Pipedrive no sea administrador. Pide a un administrador de Pipedrive que actualice tus permisos o conecte Pipedrive por ti, y vuelve a intentarlo.

Mi búsqueda no detecta duplicados con apodos o erratas. La coincidencia Exact solo detecta valores idénticos. Cambia los campos de nombre a Similar o Fuzzy. Consulta Match Options.

Los duplicados vuelven después de fusionarlos. Un formulario, una importación o una integración sigue creándolos. Crea una Duplicate Search para ese origen y activa Auto Merge, para que los duplicados nuevos se fusionen según llegan.

Sobrevivieron los valores equivocados en una fusión. Revisa tu regla de Primary Record y añade reglas por campo en Merge Rules. Revisa algunas coincidencias antes de tu próxima fusión en bloque.

Preguntas frecuentes sobre duplicados en Pipedrive

• ¿Necesito un plan concreto de Pipedrive para usar Dedupely? No. Dedupely funciona con todos los planes de Pipedrive.
• ¿Por qué Pipedrive no señala los duplicados evidentes? La comprobación de duplicados de Pipedrive necesita coincidencias exactas en campos concretos. Un apodo o una escritura distinta basta para que un duplicado se cuele.
• ¿Puedo comparar otros campos además del nombre y el email? Sí. Puedes crear Duplicate Searches en cualquier campo estándar o personalizado de texto, número, fecha o desplegable de tu cuenta de Pipedrive.
• ¿Dedupely tiene más opciones de coincidencia que Pipedrive? Sí. Pipedrive busca coincidencias exactas; Dedupely añade opciones como Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words (Any Order) y Domain Root.
• ¿Puedo fusionar duplicados en bloque en Pipedrive? No de forma nativa. Pipedrive te obliga a revisar y fusionar los duplicados uno a uno. Dedupely te permite fusionar en bloque miles de duplicados en una sola acción.
• ¿Puedo emparejar organizaciones por su dominio de empresa? Sí. Usa Domain Root para comparar webs por su raíz (ignorando www, .com o .co.uk), y Ignored Terms para omitir sufijos legales como Inc., LLC o Ltd. en los nombres de Organization.
• ¿Por qué no se detectan mis Organizations duplicadas en Pipedrive? Pipedrive compara Organizations por nombres y direcciones exactos, así que "Inc" frente a "Inc." o una dirección que falta bastan para ocultar un duplicado. Domain Root e Ignored Terms en Dedupely los detectan.
• ¿Puedo deshacer una fusión? Sí, durante 30 días en la mayoría de las fusiones, desde Merge History, pero no para los productos. Deshacer sirve para registros que no eran duplicados, así que trata cada fusión como permanente. Consulta Deshacer una fusión.