Cómo evitar coincidencias falsas

Una falsa coincidencia es un grupo de registros que parecen duplicados pero describen personas o empresas distintas: dos compañeros que comparten info@acme.com, o todos los contactos con el número 000-000-0000. En Dedupely, evitas las falsas coincidencias comparando al menos tres campos, eligiendo la opción de coincidencia adecuada para cada uno, usando filtros y Ajustes de seguridad para dejar fuera los datos débiles, y rechazando las falsas coincidencias que aún aparezcan. Trata cada fusión como permanente, así que asegúrate antes de fusionar en masa o activar Auto Merge.

¿Cómo suelen ser las coincidencias falsas?

¿En cuántos campos debería comparar una búsqueda?

Al menos tres. Uno o dos campos crean muchas coincidencias falsas, porque dos personas pueden compartir nombre, y una empresa puede compartir dominio de correo. Por ejemplo:

• Demasiado amplio: Last Name (Exact) + Email (Domain Root). Detecta a todos los compañeros con el mismo apellido.
• Mejor: First Name (Exact) + Last Name (Exact) + Email (Exact).

Si una búsqueda tiene que comparar menos campos, añade más Visible Fields, para poder comparar otros datos (como Phone, Company o Created Date) antes de fusionar. Consulta Duplicate Searches.

¿Qué opción de coincidencia es demasiado amplia para qué campo?

• Fuzzy empareja nombres que suenan igual ("Sean" y "Shawn"). Úsalo en nombres, no en correos ni ID.
• Similar detecta erratas. En los teléfonos compara los siete dígitos principales, así que combínalo con otro campo.
• Raíz del dominio agrupa a todos los del mismo dominio. Úsalo para empresas, no para emparejar personas por sí solo.
• Similar Words (Any Order) puede emparejar nombres sin relación que comparten palabras comunes. Añade esas palabras a Ignored terms.
• Exacta es la más segura para emails, ID y todo lo que no te puedes permitir hacer mal.

Consulta Match Options.

¿Cómo ayudan las Safety Settings?

Los Safety Settings apartan las coincidencias arriesgadas en la pestaña Excluded para que queden fuera de la selección en bloque y de Auto Merge:

• Registros por coincidencia (20 por defecto): una coincidencia muy grande suele indicar que la búsqueda es demasiado amplia.
• Datos pobres o de ejemplo (activado por defecto): datos de relleno y de prueba.
• Valores muy cortos (desactivado por defecto): actívalo si tus datos tienen iniciales o caracteres sueltos.

Los cambios se aplican tras tu próximo escaneo. Consulta Seguridad al fusionar.

Cómo filtrar los datos genéricos

Usa un filtro para dejar fuera los valores que sabes que se comparten. Por ejemplo, para omitir bandejas compartidas:

• Campo: Email · Se aplica a: todas · Operador: no empieza por · Términos: info@, sales@, support@, hello@, admin@ · Todos

Puedes añadir hasta 25 términos por filtro. Con un operador negativo como este, pon el ajuste de términos junto al operador en Todos, para que un registro tenga que evitar todos los términos. Consulta Filtros.

Qué hacer con las coincidencias falsas que siguen apareciendo

• Rechazar las coincidencias que tienes claro que no son duplicados. Salen de todas las búsquedas de ese objeto, incluidos Auto Match y Auto Merge. Las coincidencias rechazadas se guardan en memoria, así que nunca vuelven a aparecer.
• Send to Manual Review las coincidencias de las que no estés seguro, para que decida la persona adecuada.
• Corrige la búsqueda si sigues rechazando el mismo tipo de coincidencia. Un patrón de coincidencias falsas indica que hay que cambiar un campo o una opción de coincidencia.

Configuración de ejemplo

Un equipo sigue encontrando compañeros fusionados en un solo contacto, porque muchos leads llegan por bandejas compartidas.

1. Búsqueda: First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact, en vez de Last Name + dominio de Email.
2. Filtro: Email no empieza por info@, sales@, support@, office@ (ajuste del término Todos), Se aplica a todas.
3. Safety Settings: Registros por coincidencia 10, Datos pobres o de ejemplo activado, Valores muy cortos activado.
4. Visible Fields: Phone Number, Company y Create Date, para comparar antes de fusionar.
5. Revisión: rechaza las coincidencias falsas según aparecen y envía las dudosas a Manual Review.
6. Automatizar solo tras varios escaneos sin coincidencias falsas nuevas: primero Auto Match, luego Auto Merge.

Errores comunes

• Comparar por uno o dos campos. Es la causa más común de coincidencias falsas.
• Esperar que los campos vacíos coincidan. Dos valores vacíos nunca coinciden, así que no pueden causar una coincidencia falsa, pero los registros con vacíos en un campo comparado no aparecerán en esa búsqueda.
• Usar Fuzzy en correos, o solo Domain Root para emparejar personas. Fuzzy está pensado para nombres. Domain Root en el correo agrupa a todos los de la misma empresa, así que combínalo con campos de nombre.
• Desactivar Poor or example data. Los valores de relleno agrupan entonces miles de registros sin relación.
• Fusionar coincidencias grandes sin abrirlas. Revisa la pestaña Excluded y abre primero las coincidencias con muchos registros.
• Rechazar coincidencias una a una sin corregir la búsqueda. Si el mismo tipo de coincidencia falsa sigue apareciendo, cambia la búsqueda.

Preguntas frecuentes sobre coincidencias falsas

• ¿Qué es un falso positivo en deduplicación? Una coincidencia de registros que parecen duplicados pero no lo son, como dos personas que comparten una bandeja de correo.
• ¿Puedo impedir que vuelva una coincidencia falsa? Sí. Recházala y quedará fuera de todas las búsquedas de ese objeto.
• ¿Puedo restaurar una coincidencia rechazada? Sí. Abre la pestaña Coincidencias rechazadas , selecciónala y haz clic en Remove from Rejected.
• ¿Auto Merge fusiona las coincidencias excluidas o rechazadas? No. Ambas se omiten.
• ¿Y si ya se fusionó una coincidencia falsa? Deshazla desde Merge History en un plazo de 30 días. Consulta Deshacer una fusión. Para fusiones antiguas, consulta Fusioné los registros equivocados: ¿y ahora qué?