Duplicados de eventos, webinars y reuniones

Los eventos traen a cientos de personas a la vez, y muchas ya están en tu CRM. Las herramientas de webinars y reuniones añaden más: una inscripción con un correo personal o una reserva con una dirección nueva se convierte en un contacto nuevo. En Dedupely lo resuelves de dos formas: deduplicas las listas de eventos antes de importarlas y ejecutas búsquedas que fusionan los duplicados nuevos de tus herramientas de webinars y reuniones poco después de que lleguen a Dedupely.

¿De dónde vienen los duplicados de eventos?

Antes del evento: deduplica la lista

Sube la lista a Dedupely como hoja de cálculo y fusiona sus filas duplicadas antes de importarla. Varias listas con los mismos títulos de columna se pueden subir juntas y deduplicar como una. Una hoja de cálculo no se puede comparar con tu CRM, así que tras la importación tus búsquedas en el CRM detectan a las personas que ya tenías. Las cargas de hojas de cálculo son ilimitadas y no cuentan para tu límite de registros. Consulta Deduplica una lista antes de importarla.

Después del evento: detecta lo que añaden las herramientas

Crea una búsqueda para los contactos nuevos de eventos, y céntrala en los registros recientes:

• Campos: First Name: Similar Words (Any Order) con Match nicknames · Last Name: Exact · Company: Similar Words (Any Order), con Ignored terms Inc., LLC, Ltd.
• ¿Los registros no tienen empresa? Usa Phone Number: Similar en lugar de Company. Los valores vacíos nunca coinciden, así que los registros sin empresa quedan fuera de una búsqueda que compara por ella.
• Filtro: Create Date is within the past 14 días, Applies to uno o más registros de la coincidencia. Esto muestra las coincidencias en las que al menos un registro es nuevo.
• Visible Fields: Email, Phone Number y Create Date, para que puedas comparar.

Mantén también una búsqueda exacta (First Name, Last Name y Email en Exact) para las personas que se registraron dos veces con el mismo correo. En HubSpot, los contactos con exactamente el mismo correo suelen detectarse en el propio HubSpot, así que esta búsqueda encuentra más en otros CRM.

¿Qué registro debe sobrevivir?

• Primary Record: Oldest Record. Sobrevive el contacto que tu equipo ya tenía, con su historial.
• Teléfono: si los asistentes traen números más recientes, conserva el más nuevo con una Win Rule sobre Create Date.

Los valores vacíos nunca sobrescriben datos existentes, así que un registro breve no borra un contacto completo. Consulta Merge Rules.

Cómo mantenerlo en marcha

1. Prueba cada búsqueda a mano. Fusiona 1–2 coincidencias, compruébalas en tu CRM y después fusiona en bloque 1–2 páginas.
2. Activa Auto Merge en la búsqueda exacta, con la Lo antes posible como programación, una vez que se haya ejecutado sin coincidencias falsas, para que las inscripciones que repiten un correo se fusionen poco después de llegar a Dedupely. Consulta Auto Merge.
3. Activa Auto Match en la búsqueda por nombre, para que alguien la revise después de cada evento. Consulta Auto Match.

Configuración de ejemplo

Un equipo de marketing organiza un webinar al mes y dos ferias al año, con HubSpot.

1. Antes de cada importación de una feria: deduplica la lista de escaneo de acreditaciones como hoja de cálculo.
2. Contacts · Eventos · Sin empresa: First Name (Similar Words, Match nicknames), Last Name (Exact), Phone Number (Similar), para inscritos a webinars sin empresa. Auto Match.
3. Contacts · Eventos · Personas nuevas: First Name (Similar Words, Match nicknames), Last Name (Exact), Company (Similar Words, Ignored terms), filtrado a registros creados en los últimos 14 días. Auto Match, revisado el lunes siguiente a cada evento.
4. Merge Rules: Primary Record configurado como Oldest Record.

Errores comunes

• Importar la lista tal como llega. Deduplícala primero para que los duplicados nunca lleguen a tu CRM.
• Fusionar los contactos de eventos en el registro más reciente. El más reciente suele ser el más pobre. Conserva el más antiguo.
• Auto Merge en la búsqueda basada en el nombre. Los datos de eventos están desordenados. Revísalos primero.
• Revisar solo después de los grandes eventos. Los webinars y las herramientas de reuniones añaden duplicados cada semana.

Preguntas frecuentes sobre duplicados de eventos y webinars

• ¿Por qué los webinars crean contactos duplicados? Las personas se registran con un correo distinto del que hay en tu CRM, así que el CRM crea un contacto nuevo.
• ¿Debo deduplicar una lista de evento antes o después de importarla? Ambas cosas. Deduplica la lista como hoja de cálculo antes de importarla y deja que tus búsquedas en el CRM detecten a las personas que ya tenías.
• ¿Las cargas de hojas de cálculo cuentan para mi plan? No. Son ilimitadas y no cuentan para tu límite de registros.
• ¿Puede Dedupely evitar que las herramientas de reuniones creen contactos? No. Fusiona los duplicados nuevos poco después de que lleguen a Dedupely, con Auto Merge en la programación "As soon as possible".