Tu rutina de deduplicación

La deduplicación no es un proyecto puntual. Los formularios, las importaciones y las integraciones siguen añadiendo registros, así que una rutina breve evita que tu CRM vuelva a llenarse. En Dedupely, la mayor parte del trabajo se hace sola con Auto Match y Auto Merge. Tu rutina consiste en revisar lo que encontraron, vaciar tus colas de revisión y ajustar tus búsquedas a medida que cambian tus datos. Este playbook te da una checklist para cada semana, cada mes, cada trimestre y tras cada importación grande.

Cada semana (15-30 minutos)

• ☐ Lee tu Duplicate Report. Se envía por correo cada semana por defecto. Comprueba si tu número de duplicados sube o baja. Consulta Notificaciones.
• ☐ Actúa sobre los correos de Auto Match. Los recibe todo el mundo en la cuenta, así que acordad quién se ocupa de cada búsqueda. Abre cada búsqueda que te avisó y fusiona, rechaza o envía coincidencias a Manual Review.
• ☐ Vacía la pestaña Manual Review en cada búsqueda, con las personas que tienen que decidir. Consulta Manual Review.
• ☐ Revisa cada panel de Auto Merge. Revisa Auto Merge recientes y Attention Needed, y pasa el cursor sobre cualquier fusión con estado Error para ver el motivo.

Cada mes (aproximadamente una hora)

• ☐ Revisa la pestaña Excluded en tus búsquedas principales. Un número creciente de coincidencias grandes indica que una búsqueda se ha vuelto demasiado amplia. Consulta Coincidencias excluidas.
• ☐ Revisa por muestreo Merge History. Abre algunas fusiones recientes y confirma que ganaron los valores correctos. Consulta Merge History.
• ☐ Comprueba tu número de registros en Billing & Usage (Admins). Hasta un 10% por encima de tu límite, tienes 10 días para pasar a un plan superior o desactivar objetos. Después, tu cuenta pasa a solo lectura y las fusiones y Auto Merge se detienen. Consulta Billing & Usage.
• ☐ Busca patrones en los rechazos. Si sigues rechazando el mismo tipo de coincidencia, corrige la búsqueda. Consulta Cómo evitar coincidencias falsas.
• ☐ Sube de nivel las búsquedas probadas. Una búsqueda con Auto Match en la que ya no rechazas coincidencias está lista para Auto Merge.

Cada trimestre (aprox. una hora)

• ☐ Revisa tus Merge Rules. Campos nuevos, equipos nuevos o un proceso nuevo pueden cambiar qué valores deben ganar. Consulta Merge Rules.
• ☐ Revisa tus Safety Settings de cada objeto. Consulta Seguridad al fusionar.
• ☐ Revisa tus objetos en CRM Settings. Activa los objetos que aún no has deduplicado, o desactiva los que ya no necesitas.
• ☐ Ordena tus Duplicate Searches. Borra los clones de prueba antiguos y da a cada búsqueda un nombre claro, como "Contacts · Formularios web · Email exacto".
• ☐ Revisa el Audit Log (Admins) por si hay cambios inesperados en búsquedas, reglas o usuarios. Consulta Audit Log.
• ☐ Busca fuentes nuevas de duplicados: nuevos formularios, integraciones o herramientas añadidos este trimestre.

Tras cada importación grande o integración nueva

• ☐ Deduplica la lista antes de importar al CRM. Consulta Deduplica una lista antes de importarla.
• ☐ Escanea tus búsquedas principales después de la importación, y fusiona las coincidencias nuevas.
• ☐ Vigila una integración nueva durante 2–4 semanas, con una búsqueda sobre los datos que envía y Auto Match activado, antes de activar Auto Merge para ella.

Quién hace qué

Consulta Trabajar en equipo en Dedupely.

Rutina de ejemplo

Una responsable de marketing ops en una empresa SaaS con HubSpot:

• Lunes, 20 minutos: lee el Duplicate Report, revisa dos correos de Auto Match y comprueba el panel de Auto Merge de los formularios web.
• Jueves, 10 minutos: vacía Manual Review con el jefe del equipo de ventas.
• Primer lunes del mes: revisa la pestaña Excluded y 10 fusiones al azar en Merge History, y confirma el número de registros con el Admin.
• Después de cada webinar: deduplica la lista de inscritos como CSV antes de importarla y después analiza la búsqueda de contactos.

Errores comunes

• Ignorar los correos de Auto Match. Las coincidencias se acumulan, y lo pendiente vuelve.
• Dejar que Manual Review crezca. Las coincidencias de ahí nunca se fusionan automáticamente. Fija un momento semanal para vaciarla.
• No revisar los errores de Auto Merge. Un error suele apuntar a algo en tu CRM, como un permiso que falta o un campo de solo lectura, que alguien tiene que arreglar.
• Superar el límite de registros sin darse cuenta. Tras el periodo de gracia de 10 días, tu cuenta pasa a solo lectura y Auto Merge se detiene.
• No revisar nunca las Merge Rules. Las reglas pensadas para el proceso del año pasado pueden mantener hoy los valores equivocados.

Preguntas frecuentes sobre una rutina de deduplicación

• ¿Con qué frecuencia debo deduplicar mi CRM? Revisa cada semana, ajusta cada mes, repasa cada trimestre. Con Auto Merge en tus búsquedas probadas, la mayoría de los duplicados nuevos se fusionan sin ti.
• ¿Cómo sé si los duplicados están bajando? Tu Duplicate Report muestra tus duplicados en tus CRM conectados, semanal o mensualmente.
• ¿Puedo recibir el Duplicate Report cada mes en lugar de cada semana? Sí. Cámbialo en My Account → Notificaciones.
• ¿Me avisa Dedupely cuando aparecen duplicados nuevos? Sí, con Auto Match. Todos los de la cuenta reciben un correo cuando una búsqueda llega al número de coincidencias que fijes.
• ¿Y si supero mi límite de registros? Hasta un 10% por encima, todo sigue funcionando 10 días. Después, o si te pasas más de un 10%, tu cuenta queda en solo lectura hasta que un administrador mejore el plan o desactive objetos en CRM Settings.