Actividad diaria
Limpia los duplicados que crean tus comerciales, sin mover cuentas
Los comerciales siguen escribiendo clientes que ya existen. Compara como la gente escribe los nombres de verdad, mantén cada cuenta con el propietario correcto y fusiona los duplicados nuevos antes de que provoquen una segunda llamada de ventas.
Lo que nos cuentan los equipos de ventas con registros duplicados
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Por qué los comerciales crean registros duplicados
Crear un registro nuevo es más rápido que buscar uno antiguo. Con prisas, un comercial añade el contacto con el que acaba de hablar, sin comprobar que un compañero añadió a la misma persona el mes pasado con un nombre algo distinto.
- Escritura y apodos: "Bob" y "Robert", "Acme" y "ACME Inc.", o una errata en el apellido.
- Formatos de teléfono: el mismo número escrito con y sin prefijo de país, espacios o guiones.
- Dos comerciales, un cliente: cada comercial crea su propio registro, así que la cuenta acaba con dos propietarios.
- Las advertencias se ignoran: cuando un CRM muestra un aviso de duplicado, un comercial con prisa puede saltárselo.
Cómo se compara Dedupely con los duplicados que crean los comerciales
| Criterio | Herramientas nativas del CRM | Otras herramientas de deduplicación | Scripts personalizados | Dedupely |
|---|---|---|---|---|
| Detectar apodos y erratas | La mayoría se basa en coincidencias exactas o muy cercanas. Unas pocas detectan apodos comunes, de una lista fija. | La mayoría ofrece coincidencia aproximada, con opciones variadas. | Es posible, con un diccionario de nombres que alguien mantenga. | Comparación Fuzzy, Similar y por apodos en los nombres, y Similar en los teléfonos. |
| Comprobar al crear un registro | Algunas avisan o bloquean al crear. Donde solo es un aviso, los comerciales pueden saltárselo. | Algunas revisan los registros al crearse. | Posible, con validación personalizada. | No interrumpe a los comerciales. Los duplicados nuevos se encuentran y fusionan después de guardarse. |
| Conservar el propietario correcto | Pocas permiten guardar una regla sobre qué propietario gana, así que se decide fusión a fusión. | La mayoría ofrece reglas de fusión, con distinto nivel de detalle. | Lo que el script esté programado para hacer. | Merge Rules en el campo de propietario, con una Lose Rule para que nunca gane un antiguo empleado. |
| Revisar los casos dudosos | En la mayoría, las sugerencias se revisan y fusionan a mano, un par o un grupo cada vez. | La mayoría permite previsualizar las fusiones, y algunas ofrecen una cola de revisión. | Solo si lo creas. | Envía los casos dudosos a Manual Review y rechaza definitivamente los que no son duplicados. |
Herramientas nativas de los CRM a octubre de 2026, según la documentación de ayuda de HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble y Google Contacts.
Cómo limpiar en cuatro pasos los duplicados que crean tus comerciales
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Paso 1Coincidencia
¿Cómo comparas registros que los comerciales escribieron de forma distinta?
Compara por más de un campo, con una opción de coincidencia según cómo se escribe cada uno: apodos o sonido parecido en los nombres, Similar en los teléfonos y Similar Words en los nombres de empresa.
- Usa Fuzzy para nombres que suenan parecido ("Sean" y "Shawn") y Match nicknames para "Bob" y "Robert".
- Similar en los teléfonos ignora el formato y los prefijos de país, y compara los siete dígitos principales.
- Para empresas, usa Similar Words con Ignored Terms, para que "Acme" coincida con "ACME Inc.".
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Paso 2Protege a los propietarios
¿Cómo fusionar duplicados sin cambiar quién es el propietario de la cuenta?
Decide la regla antes de fusionar y configúrala en Merge Rules: por ejemplo, el propietario del registro más antiguo se queda con la cuenta, y el nombre de un antiguo empleado nunca gana.
- Añade una Win Rule en el campo de propietario, como Create Date "is oldest", en Merge Rules.
- Añade una Lose Rule en el campo de propietario con "is equal to" y los nombres de quienes se han ido, para que sus registros nunca se queden con la cuenta.
- Añade Owner a Visible Fields, para detectar coincidencias con dos propietarios distintos antes de fusionar.
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Paso 3Revisión
¿Qué hacer con las coincidencias de las que no estás seguro?
Fusiona en bloque los duplicados claros y envía los casos dudosos a Manual Review para que decida el propietario de la cuenta. Rechaza las coincidencias que no son duplicados, para que no vuelvan.
- Dos personas pueden compartir nombre o el teléfono de una oficina. Envíalas a Manual Review.
- Los Safety Settings apartan las coincidencias basadas en datos de relleno, como 000-000-0000 o "John Doe", en la pestaña Excluded.
- Coincidencias rechazadas quedan fuera de todas las búsquedas futuras de ese objeto.
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Paso 4Automatizar
¿Cómo sigues el ritmo de los duplicados que crean los comerciales cada semana?
Activa Auto Merge en tu búsqueda probada de coincidencia exacta y Auto Match en la aproximada. Mantén activas las alertas de tu CRM, y pide a los comerciales que busquen antes de crear un registro.
- Para coincidencias que siempre necesitan a una persona, como sucursales que comparten web, crea una búsqueda aparte y ponla en Auto Match. Fíltralos fuera de la búsqueda con Auto Merge, por ejemplo con Parent Account "is blank", para que solo se fusionen solos los duplicados claros.
- Consulta Fusiona automáticamente los duplicados que llegan y Revisa los duplicados nuevos antes de que se fusionen.
Qué hace diferente a Dedupely
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Todas las funciones incluidas en las suscripciones anuales.
Merge Rules, Auto Merge y Auto Match vienen con todos los planes. Las suscripciones anuales añaden Dedupely Intelligence completo.
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Precio por registros, no por usuarios.
Usuarios ilimitados, sin cuotas por usuario.
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Cada fusión, registrada.
Revisa antes cada fusión. Merge History conserva los registros originales, así que puedes ver exactamente qué cambió.
Encuentra los clientes que tus comerciales añadieron dos veces.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué los comerciales crean registros duplicados?
Añadir un registro nuevo es más rápido que buscar uno existente, y los comerciales escriben nombres, empresas y teléfonos de formas distintas. Cuando dos comerciales trabajan con el mismo cliente, cada uno suele crear su propio registro, y la cuenta acaba repartida entre dos propietarios.
¿Fusionar duplicados cambiará quién es el propietario de la cuenta?
Solo si tus reglas lo permiten. Sin Merge Rules, decide la lógica de fusión de tu CRM. Con ellas, eliges tú: por ejemplo, el propietario del registro más antiguo se queda la cuenta, y una Lose Rule asegura que un exempleado nunca gane. Revisa la Merge Preview antes de fusionar.
¿Puede Dedupely avisar a los comerciales antes de que creen un duplicado?
No. Dedupely no interrumpe a los comerciales ni bloquea registros. Encuentra y fusiona los duplicados después de guardarlos, con la programación que elijas. Mantén también activas las alertas de duplicados de tu CRM y acordad como equipo cómo se escriben los nombres de empresa.
¿Cómo se emparejan apodos como Bob y Robert?
Activa Match nicknames en Similar Words en el campo del nombre, o usa Fuzzy para nombres que suenan parecido. Combina el nombre con otro campo, como el teléfono o la empresa, para que dos personas distintas con el mismo nombre no coincidan.
Dos contactos comparten el teléfono de la oficina. ¿Se fusionarán?
Solo si coinciden todos los campos de tu búsqueda. Compara por al menos tres campos, como nombre, apellido y teléfono, y envía las coincidencias dudosas a Manual Review. Si son dos personas distintas, rechaza la coincidencia, y no volverá.
