Deduplica una lista antes de importarla

El mejor momento para deduplicar una lista es antes de importarla. En Dedupely, subes la lista como archivo CSV, fusionas sus filas duplicadas, exportas un archivo limpio e importas ese archivo en tu CRM. Después ejecutas una Duplicate Search en tu CRM para detectar las filas que coinciden con registros que ya tienes. Las subidas de hojas de cálculo son ilimitadas en todos los planes de Dedupely y en la prueba gratuita de 7 días, y los registros de hojas de cálculo no cuentan para el límite de registros de tu plan.

¿Por qué deduplicar una lista antes de importarla?

Las comprobaciones de importación de tu CRM detectan algunos duplicados, pero no todos. HubSpot, por ejemplo, compara los contactos importados por correo exacto y las empresas por dominio. Una fila sin correo ni dominio crea un registro nuevo, y también una fila donde el correo está escrito de otra forma.

Una vez en tu CRM, un duplicado puede acumular actividades, negocios e inscripciones en workflows, lo que lo hace más difícil de fusionar. Una fila duplicada en una hoja de cálculo no tiene nada de eso, así que fusionarla ahí es más rápido y seguro.

¿Qué listas conviene deduplicar primero?

• Listas de eventos y webinars: la misma persona se inscribe dos veces, o se inscribe y hace el check-in con correos distintos.
• Listas compradas o enriquecidas: los nombres de empresa y los dominios se escriben de varias formas.
• Exportaciones de otra herramienta o CRM: los registros que ya estaban duplicados en el sistema antiguo llegan con ellos.
• Listas hechas por varias personas: cada persona añade los mismos contactos, con distinto formato.

¿Un archivo o varios?

Si tus duplicados están repartidos en varios archivos (por ejemplo, tres listas de eventos), súbelos en una sola instancia CSV. Dedupely los trata como una sola lista, así que una persona que está en dos archivos aparece como una coincidencia. Asegúrate de que los encabezados de columna se escriban igual en todos los archivos, o se convierten en campos separados.

Si quieres mantener cada lista separada, sube cada archivo como su propia instancia CSV.

Cómo deduplicar una lista antes de importarla

1. Sube el archivo. Haz clic en el CRM del menú izquierdo y luego + Add New CRM or CSV, y sube tu CSV en Other Data Sources.
2. Marca las columnas multivalor. En Edit CSV Settings → Campos, marca Multi-value para las columnas con varios valores en una celda.
3. Crea una Duplicate Search con al menos tres campos, como First Name, Last Name y Email. Consulta How to Find Duplicates.
4. Configura Merge Rules, p. ej., una regla de Primary Record, y Append en las columnas multivalor para no perder ningún valor. Consulta Merge Rules.
5. Revisa y fusiona. Rechaza las coincidencias que no son duplicados y fusiona en bloque el resto.
6. Exporta. En Edit CSV Settings → General, haz clic en Create Export y elige los campos que incluir.
7. Importa el archivo limpio en tu CRM, mapeando su identificador único (correo, dominio o ID de registro) para que tu CRM pueda emparejar las filas con los registros existentes.

Cómo detectar filas que coinciden con registros que ya están en tu CRM

Deduplicar el archivo elimina los duplicados dentro de la lista. Algunas filas seguirán coincidiendo con registros que ya están en tu CRM con otro correo o un nombre algo distinto. Para detectarlas:

1. Después de importar, abre una Duplicate Search para ese objeto en tu CRM.
2. Añade un filtro para que la búsqueda solo muestre coincidencias que incluyan un registro recién importado: campo Create Date, Se aplica a uno o más, operador is within the past (days) con el número de días desde la importación, o va después de con el día anterior a la importación.
3. Haz clic en Scan, revisa las coincidencias y fusiónalas.

Activa Auto Match en esa búsqueda si importas listas a menudo, para recibir un correo cuando se acumulen coincidencias nuevas.

Configuración de ejemplo

Un equipo de eventos importa tres listas de inscritos a webinars cada trimestre.

1. Upload los tres archivos en una instancia CSV llamada "Q4 webinars".
2. Duplicate Search: First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact, para fusionar a las personas que se inscribieron dos veces con el mismo correo.
3. Segunda Duplicate Search: First Name: Similar Words (Any Order) con Match nicknames activado · Last Name: Exact · Company: Similar Words (Any Order) con Ignored terms Inc., LLC, Ltd., para detectar "Bob" y "Robert" de la misma empresa.
4. Merge Rules: Primary Record configurado en Más datos en los campos, para que sobreviva la fila con más información.
5. Exportar el archivo limpio e importarlo en el CRM.
6. Después de la importación: añade un filtro en Create Date (is within the past (days): 1, Se aplica a uno o más) a la búsqueda de contactos del CRM, analiza y fusiona las coincidencias que incluyan un registro nuevo.

Errores comunes

• Importar primero y deduplicar después. Los duplicados del CRM son más difíciles de fusionar. Depura antes el archivo.
• Encabezados distintos en cada archivo. "E-mail" y "Email" se convierten en dos campos, así que los archivos no coinciden entre sí. Cambia los encabezados antes de subirlos.
• Olvidar las columnas multivalor. Sin Multi-value y Append, una fusión conserva un valor de esa columna y descarta los demás.
• Importar sin un identificador. Sin un correo, dominio o ID de registro mapeado, tu CRM no puede emparejar las filas con los registros existentes y crea registros nuevos.
• Quedarse en el archivo. La lista puede estar libre de duplicados y aun así coincidir con registros que ya están en tu CRM. Analiza tras la importación.

Preguntas frecuentes sobre deduplicar listas antes de una importación

• ¿Puedo subir un archivo de Excel? Guárdalo antes como CSV. Dedupely acepta archivos CSV, incluidos los exportados desde Excel y Google Sheets.
• ¿Los registros de hojas de cálculo cuentan para mi plan? No. Las subidas de hojas de cálculo son ilimitadas y no cuentan para el límite de registros de tu plan.
• ¿Puedo deduplicar varios archivos a la vez? Sí. Súbelos a una sola instancia CSV, hasta 10 archivos por subida.
• ¿Fusionar una hoja de cálculo cambia mi CRM? No. Las fusiones de hojas de cálculo se quedan en Dedupely hasta que exportas el archivo y lo importas tú.
• ¿Puedo deduplicar una lista sin conectar un CRM? Sí. No necesitas un CRM para deduplicar hojas de cálculo.
• ¿Puede Dedupely comparar mi archivo con los registros que ya están en mi CRM? No. Dedupely deduplica el archivo por sí solo. Impórtalo y luego ejecuta tu búsqueda en el CRM para detectar filas que coincidan con registros existentes.
• ¿Qué tamaño puede tener mi archivo? Hasta 100 MB en total y 1.000.000 de filas. Consulta todos los límites en Fusiona duplicados en hojas de cálculo.