Cómo deduplicar leads

Los leads suelen ser los primeros registros en duplicarse, porque cada formulario, importación de listas y herramienta de prospección puede crear uno. Un lead duplicado se asigna a dos comerciales, se contacta dos veces y, en Salesforce, se convierte dos veces. En Dedupely, deduplicas leads como cualquier otro objeto: crea una Duplicate Search para tus Leads, fija Merge Rules, prueba y luego automatiza, para que los duplicados nuevos se fusionen poco después de llegar. Puedes deduplicar Leads de HubSpot, Leads de Salesforce y Leads de Pipedrive.

Usuarios de Close CRM: en Close, un Lead es una empresa, no una persona. Consulta Cómo deduplicar empresas y cuentas.

¿De dónde vienen los leads duplicados?

¿Por qué deduplicar los leads pronto?

• Asignación: cada duplicado puede asignarse a un comercial distinto, así que dos personas trabajan el mismo prospecto.
• Contacto comercial: el prospecto recibe dos veces el mismo correo o llamada.
• Conversión (Salesforce): Las Duplicate Rules de Salesforce no se ejecutan al convertir un lead, salvo que Apex Lead Convert esté activado. Fusionar los leads antes de la conversión evita crear dos contactos para una persona.
• Informes: los recuentos de leads y las tasas de conversión salen inflados.

¿Con qué campos deberías comparar los leads?

Dedupely compara leads por los campos que existen en el objeto Leads de tu CRM, y varían según el CRM:

• Salesforce: un lead guarda el nombre, email, teléfono y empresa de la persona, así que puedes comparar leads como contactos.
• HubSpot y Pipedrive: un lead está vinculado a un contacto o persona, y su nombre y correo están en ese registro. Compara los leads por los campos que tiene el objeto Leads (abre tu Duplicate Search para verlos) y deduplica a las personas en Contacts (HubSpot) o People (Pipedrive). Los leads archivados de Pipedrive no se pueden fusionar.

Para los leads de Salesforce, usa al menos tres campos:

Los valores vacíos nunca coinciden, así que un lead sin empresa queda fuera de una búsqueda que compara por Company. Consulta Match Options.

¿Qué lead debe sobrevivir?

Define una regla de Primary Record en Merge Rules:

• Registro más antiguo conserva la primera vez que entró el lead, lo que ayuda a tus informes de origen y atribución.
• Último registro modificado conserva el lead con el que tu equipo trabaja ahora.
• Más datos en los campos conserva el lead más completo, por ejemplo frente a un registro escaso de una herramienta de prospección.

Revisa Merge Preview para ver el propietario y el estado antes de fusionar. Si el propietario correcto debe ganar siempre, añade una regla a nivel de campo para el campo del propietario.

Cómo evitar que se acumulen leads duplicados

1. Prueba tu búsqueda a mano. Fusiona 1–2 coincidencias, compruébalas en tu CRM y después fusiona en bloque 1–2 páginas.
2. Activa Auto Merge en tu búsqueda "same email", con la programación Lo antes posible , para que los duplicados nuevos de los formularios se fusionen poco después de llegar a Dedupely. Los registros nuevos suelen llegar a Dedupely en 1–5 minutos. Consulta Auto Merge.
3. Activa Auto Match en tus búsquedas más amplias, para que las revise una persona. Consulta Auto Match.
4. Deduplica las listas antes de importarlas. Consulta Deduplica una lista antes de importarla.

Configuración de ejemplo

Un equipo de marketing en Salesforce recibe 3.000 leads nuevos al mes de formularios, webinars y una herramienta de prospección.

1. Búsqueda 1: First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact. Auto Merge, As soon as possible.
2. Búsqueda 2: First Name: Similar Words (Any Order) con Match nicknames · Last Name: Exact · Company: Similar Words (Any Order), Ignored terms Inc., LLC, Ltd. Auto Match, con aviso a las 10 coincidencias.
3. Merge Rules: Primary Record configurado en Registro más antiguo, para conservar el origen original del lead.
4. Antes de cada importación de webinar: deduplica la lista de inscritos como CSV.

Errores comunes

• Convertir leads antes de deduplicarlos. En Salesforce, los duplicados se convierten en contactos duplicados.
• Una búsqueda amplia con Auto Merge. Mantén Auto Merge en la búsqueda de "mismo email" y revisa el resto.
• Ignorar al propietario. El lead superviviente conserva un propietario. Revisa la Merge Preview, o añade una regla por campo.
• Comparar solo por el nombre. Mucha gente comparte nombre. Añade correo, teléfono o empresa.

Preguntas frecuentes sobre deduplicar leads

• ¿Qué objetos de leads puede deduplicar Dedupely? Leads de HubSpot, Leads de Salesforce y Leads de Pipedrive (no los archivados). En Close CRM, los Leads son empresas.
• ¿Con qué campos puedo comparar los leads? Los campos que existen en el objeto Leads de tu CRM. En HubSpot y Pipedrive, el nombre y el correo de la persona están en el contacto o persona vinculados, así que deduplica también esos.
• ¿Puede Dedupely fusionar un lead con un contacto? No. Dedupely compara y fusiona registros dentro de un objeto, como Leads con Leads.
• ¿Dedupely convierte leads? No. La conversión ocurre en tu CRM.
• ¿Con qué rapidez se fusionan los leads duplicados nuevos? Con Auto Merge en la programación "As soon as possible", poco después de que lleguen a Dedupely, normalmente en minutos.
• ¿Puedo deshacer una fusión de leads? Sí, durante 30 días en la mayoría de las fusiones de leads, desde Merge History, pero no para los leads de HubSpot. Para esos, descarga tu Merge History en CSV y úsalo para restaurar los valores originales en tu CRM. Consulta Deshacer una fusión.