Cómo deduplicar antes y después de una migración de CRM

Una migración es el mejor momento para deduplicar, y el más fácil de hacer mal. Con Dedupely deduplicas dos veces: primero en tu CRM antiguo, antes de migrar, para no llevar duplicados a un sistema nuevo. Luego en el nuevo, una vez configurado y con sus integraciones funcionando, para detectar los duplicados que crean la migración y las integraciones. Sirve tanto si cambias de CRM (p. ej. de Pipedrive a HubSpot) como si unes dos cuentas del mismo CRM tras una adquisición.

¿En qué situación estás?

Dedupely compara registros dentro de un CRM, no entre dos CRM conectados. Por eso importa el orden de abajo: deduplica cada sistema antiguo por separado y luego deduplica todo junto en el nuevo.

Fase 1: Deduplica tu CRM antiguo antes de migrar

1. Conecta tu CRM antiguo a Dedupely y activa los objetos que vas a migrar. Consulta Sincronización de registros.
2. Ejecuta las Duplicate Searches predefinidas para cada objeto, y luego añade las tuyas. Compara al menos tres campos. Consulta How to Find Duplicates.
3. Define tus Merge Rules, para que se conserven los valores correctos. Consulta Merge Rules.
4. Prueba y luego fusiona. Haz 1–2 Single Merges, compruébalas en el CRM y en Merge History, y luego fusiona en bloque.
5. Descarga tu Merge History como CSV antes de apagar el CRM antiguo. Es tu registro de lo que se fusionó y de los valores originales.

¿Combinas dos cuentas? Haz esto en cada cuenta, una detrás de otra.

¿Por qué primero? Fusionar en el CRM antiguo reúne las actividades, negocios y notas de cada cliente en un solo registro, de modo que su historial migra como un registro en lugar de varios.

Fase 2: migra

La migración en sí se hace fuera de Dedupely, con las herramientas de importación de tu CRM nuevo o un servicio de migración.

• Asigna un identificador único para cada objeto (correo para contactos, dominio para empresas o el ID del registro antiguo), para que el CRM nuevo pueda emparejar filas en vez de crear registros nuevos.
• ¿Migras con hojas de cálculo? Deduplica cada exportación como CSV antes de importarla. Consulta Deduplica una lista antes de importarla.

Fase 3: configura tu CRM nuevo y sus integraciones

Antes de conectar Dedupely al CRM nuevo, termina de configurarlo: objetos, campos, formularios y cada integración que crea o sincroniza registros.

Las integraciones crean sus propios registros, y las sincronizaciones bidireccionales pueden volver a crear registros tras una fusión. Si deduplicas antes de que estén en marcha, tendrás que repetirlo, y puedes fusionar registros que una integración vuelve a traer. Consulta Fusionar duplicados con la integración HubSpot-Salesforce activa.

Fase 4: deduplica tu nuevo CRM

1. Desactiva los objetos del CRM antiguo en CRM Settings cuando ya no los necesites, para que sus registros dejen de contar para el límite de registros de tu plan. Los registros de todos los CRM conectados se suman.
2. Conecta tu nuevo CRM y activa sus objetos. La primera sincronización suele tardar de 2 a 15 minutos hasta 50.000 registros, y hasta 10–12 horas con más de 1 millón.
3. Crea tus Duplicate Searches. Tras una adquisición, empieza por los clientes que compartían ambas empresas: contactos por First Name + Last Name + Email, y empresas por dominio y nombre. Consulta Cómo deduplicar empresas y cuentas.
4. Decide qué datos ganan. Cuando ambas empresas tienen un registro del mismo cliente, define una regla de Primary Record, p. ej. Registro más antiguo para conservar el registro con el historial más largo. Consulta Merge Rules.
5. Prueba y luego fusiona en bloque, igual que en la Fase 1.
6. Automatiza. Cuando tus búsquedas estén probadas, activa Auto Match o Auto Merge para los duplicados que siguen creando tus nuevas integraciones.

Configuración de ejemplo

La empresa A (HubSpot, 60.000 contactos) adquiere la empresa B (Pipedrive, 25.000 personas). Todo pasa al portal de HubSpot de la empresa A.

1. Fase 1, empresa B: conectar Pipedrive, deduplicar People y Organizations, descargar el CSV de Merge History.
2. Fase 1, empresa A: conecta HubSpot, deduplica Contacts y Companies.
3. Fase 2: migraron Pipedrive a HubSpot, mapeando el correo para personas y el dominio para organizaciones.
4. Fase 3: configuraron en HubSpot los formularios e integraciones de la empresa B.
5. Fase 4: desactiva los objetos de Pipedrive en CRM Settings. Analiza los Contacts de HubSpot con First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact, y las Companies con Company Domain Name: Domain Root · Name: Similar Words (Any Order) · Country: Exact.
6. Merge Rules: Primary Record configurado en Registro más antiguo, para que sobreviva el registro con más historial cuando ambas empresas tenían al cliente.
7. Prueba 2 Single Merges y 2 páginas fusionadas en bloque, luego fusión en bloque del resto, y Auto Match activado en ambas búsquedas.

Errores comunes

• Migrar primero y deduplicar después. Trasladas duplicados a un CRM nuevo, y el historial de cada uno llega repartido entre registros.
• Deduplicar el CRM nuevo antes de que sus integraciones estén en marcha. Las integraciones añaden duplicados nuevos o devuelven registros que fusionaste.
• Esperar que Dedupely compare el CRM antiguo con el nuevo. Compara dentro de un CRM. Deduplica cada uno por separado.
• Dejar activados los objetos del CRM antiguo. Sus registros siguen contando para el límite de registros de tu plan.
• No guardar el CSV de Merge History del CRM antiguo antes de apagarlo.

Preguntas frecuentes sobre deduplicar durante una migración

• ¿Puede Dedupely migrar mis datos? No. Dedupely encuentra y fusiona duplicados. Usa las herramientas de importación de tu nuevo CRM o un servicio de migración para mover los datos.
• ¿Puede Dedupely encontrar duplicados entre mi CRM antiguo y el nuevo? No. Compara registros dentro de un mismo CRM. Deduplica el antiguo antes de migrar, y el nuevo después.
• ¿Puedo conectar ambos CRM a la vez? Sí, puedes conectar varios CRM a una cuenta de Dedupely, pero recomendamos hacerlo de uno en uno. Los registros de todos los CRM conectados cuentan para el límite de registros de tu plan.
• ¿Debo deduplicar antes o después de la migración? Las dos cosas. Antes, para no migrar duplicados. Después, cuando el CRM nuevo y sus integraciones estén configurados, para detectar los duplicados que crean la migración y las integraciones.
• ¿Cuánto tarda la primera sincronización del CRM nuevo? Normalmente 2–15 minutos para hasta 50.000 registros, y hasta 10–12 horas para más de 1M de registros.
• ¿Puedo deshacer una fusión si elegí los datos equivocados? No: deshacer sirve para registros que no eran duplicados. Descarga tu Merge History en CSV y úsalo para restaurar los valores originales en tu CRM. Consulta Fusioné los registros equivocados: ¿y ahora qué?