Cómo deduplicar negocios y oportunidades

Un negocio duplicado cuenta dos veces los mismos ingresos, divide sus notas y actividades, y puede dejar a dos comerciales trabajando una misma oportunidad. En Dedupely, deduplicas negocios como cualquier otro objeto: crea una Duplicate Search sobre los campos guardados en el negocio, revisa las coincidencias con cuidado, configura las Merge Rules y fusiona. Como los negocios llevan ingresos, etapas y propietarios, revísalos antes de fusionar en bloque. Puedes deduplicar Deals de HubSpot, Opportunities de Salesforce, Deals de Pipedrive y Opportunities de Close CRM.

¿Por qué aparecen negocios duplicados?

• Las integraciones y los formularios crean un negocio nuevo por cada solicitud, aunque ya haya uno abierto.
• Dos comerciales abren un negocio para la misma oportunidad sin saber el uno del otro.
• Importaciones añaden negocios que ya existen, porque el archivo no tiene ID de negocio.
• Empresas o contactos duplicados tienen cada uno su propio negocio para la misma oportunidad. Deduplica primero tus empresas: una vez fusionadas, sus negocios quedan bajo una empresa, y así es más fácil ver los negocios duplicados al revisarlos. Consulta Cómo deduplicar empresas y cuentas.

¿Con qué campos deberías comparar los negocios?

Dedupely compara los negocios por los campos guardados en el propio negocio, no en la empresa o el contacto asociados. Usa al menos tres:

Recuerda que los valores vacíos nunca coinciden. Un negocio sin importe queda fuera de una búsqueda que compara por Amount, así que crea una segunda búsqueda para esos, sin Amount, y revísala con cuidado.

Cómo acotar una búsqueda de negocios con filtros

Los filtros mantienen una búsqueda de negocios centrada en los que merece la pena revisar. Por ejemplo:

• Solo negocios recientes: campo Create Date, Se aplica a uno o más, operador is within the past (days), p. ej. 90.
• Solo negocios abiertos: campo Etapa del negocio, Se aplica a todas, operador no es igual a, términos Cerrado ganado y Cerrado perdido, con el ajuste de términos en Todos. Revisa los negocios cerrados en una segunda pasada: los negocios closed-won duplicados cuentan dos veces los mismos ingresos en tus informes.

Consulta Filtros.

Cómo revisar las coincidencias de negocios

Los negocios llevan ingresos, así que revisa cada coincidencia antes de fusionar:

1. Abre View Match Details y compara los registros uno al lado del otro.
2. Add Visible Fields como Deal Stage, Close Date, Pipeline y Create Date, para ver las diferencias que importan.
3. Rechazar las coincidencias que son negocios distintos, como una renovación y una compra nueva con el mismo nombre e importe.
4. Send to Manual Review las coincidencias que debe decidir el propietario del negocio. Consulta Manual Review.

¿Qué negocio debe sobrevivir?

Define una regla de Primary Record en Merge Rules:

Revisa Merge Preview antes de fusionar, sobre todo la etapa, la fecha de cierre y el propietario.

¿Qué pasa con las actividades cuando se fusionan negocios?

Las actividades, notas y asociaciones pasan al negocio que sobrevive, salvo donde la API de tu CRM no permite moverlas:

• Pipedrive: las actividades, notas y registros vinculados pasan al negocio que sobrevive. Los negocios archivados no se pueden fusionar.
• Salesforce: Salesforce no tiene fusión para Opportunities, así que Dedupely actualiza la que se mantiene, reasigna sus registros hijos y elimina las demás. Los emails, archivos, notas, roles de contacto y líneas de producto de las demás no se mueven.
• Close CRM: las actividades pertenecen al Lead o al Contact, nunca a la Opportunity, así que fusionar Opportunities no mueve ninguna actividad. Dedupely copia los valores de los campos en la Opportunity que conservas; los adjuntos de las demás no se mueven.
• HubSpot: Se aplican las reglas de fusión de HubSpot, que suelen incluir un ID de registro nuevo para el negocio fusionado. Consulta la Guía de deduplicación en HubSpot.

Configuración de ejemplo

Un equipo de ventas en HubSpot encuentra negocios duplicados creados por una integración de formularios y por los comerciales.

1. Deduplica primero las empresas, con Domain Root en el dominio de la empresa.
2. Búsqueda 1: Deal Name: Similar Words (Any Order), Ignored terms deal, renewal · Amount: Exact · Deal Owner: Exact · Filtro: Create Date is within the past (days) 180, Se aplica a uno o más.
3. Visible Fields: Deal Stage, Close Date, Pipeline, Create Date.
4. Merge Rules: Primary Record configurado en Último registro modificado.
5. Revisión: rechaza las renovaciones, envía las coincidencias dudosas a Manual Review para el propietario del negocio y luego fusiona 1–2 coincidencias y revísalas en HubSpot.
6. Automatiza: Auto Match en la Búsqueda 1, con aviso a las 5 coincidencias, para que una persona revise los nuevos deals duplicados antes de fusionarlos.

Errores comunes

• Fusionar negocios antes que empresas. Las empresas duplicadas ocultan qué negocios van juntos.
• Comparar solo por el nombre del negocio. Muchos negocios comparten nombres como "Plan anual" o "Renovación".
• Fusionar renovaciones con el negocio original. Mismo nombre e importe no significa misma oportunidad. Recházalas.
• Fusionar en bloque sin mirar las etapas. Revisa antes la etapa y la fecha de cierre en la Merge Preview.
• Auto Merge en negocios desde el principio. Empieza con Auto Match, para que una persona vea primero los negocios duplicados nuevos.

Preguntas frecuentes sobre deduplicar negocios

• ¿Qué objetos de negocio puede deduplicar Dedupely? Deals de HubSpot, Opportunities de Salesforce, Deals de Pipedrive y Opportunities de Close CRM. Los deals archivados de Pipedrive no se pueden fusionar.
• ¿Puede Dedupely emparejar negocios por su empresa asociada? No. Los negocios se comparan por los campos guardados en el propio negocio.
• ¿Puedo fusionar un negocio con un contacto o una empresa? No. Dedupely fusiona registros dentro de un mismo objeto.
• ¿Puedo deshacer una fusión de negocios? Sí, durante 30 días en la mayoría de las fusiones, desde Merge History. Deshacer sirve para registros que no eran duplicados, así que trata cada fusión como permanente. Consulta Deshacer una fusión. Para fusiones antiguas, consulta Fusioné los registros equivocados: ¿y ahora qué?
• ¿Los registros de negocios cuentan para mi plan? Sí. Cada registro de cada objeto que actives cuenta para el límite de registros de tu plan.