Cómo evitar que entren duplicados en tu CRM
Averigua de dónde vienen tus duplicados, cierra las brechas que puedas y fusiona el resto automáticamente.
Los duplicados siguen llegando tras una limpieza, porque formularios, importaciones, integraciones y comerciales siguen creando registros. Frenarlos exige tres capas: arregla las fuentes que puedas, mantén activadas las comprobaciones de duplicados de tu CRM y usa Dedupely para fusionar los duplicados que se cuelen por ambas, poco después de que lleguen a tu CRM. Dedupely no impide que se creen registros. Encuentra y fusiona los duplicados nuevos según la programación que elijas, con Auto Merge para las búsquedas probadas y Auto Match para las que necesitan a una persona.
¿De dónde vienen los duplicados nuevos?
| Fuente | Por qué crea duplicados |
|---|---|
| Formularios web | La gente usa otro correo, un apodo o una errata cuando vuelve a rellenar un formulario. |
| Importaciones de listas | Las filas sin email, dominio ni ID de registro crean registros nuevos en lugar de actualizar los existentes. |
| Integraciones y sincronizaciones | Algunas comprobaciones del CRM no cubren los registros creados mediante la API, como la comprobación de dominio de empresa de HubSpot. Las sincronizaciones bidireccionales pueden volver a crear registros después de una fusión. |
| Herramientas de llamadas y marcadores | A menudo envían solo un teléfono, con el nombre vacío o de relleno. |
| Herramientas de enriquecimiento y prospección | Añaden a la misma persona con otro correo u otra forma de escribir la empresa. |
| Comerciales que crean registros a mano | No buscan antes, o escriben el nombre de otra forma. |
Para encontrar tu mayor fuente, mira algunas de tus coincidencias actuales en Dedupely y revisa un campo de origen en cada registro (como Original Source, Lead Source o Created By). Añádelo a Visible Fields para verlo en tus resultados.
¿Qué detecta ya tu CRM?
Mantén activadas las comprobaciones de tu CRM. Frenan algunos duplicados antes de que existan, pero cada una tiene huecos:
| CRM | Qué comprueba | Lo que se cuela |
|---|---|---|
| HubSpot | Contactos con el mismo correo y empresas con el mismo dominio. También puedes hacer únicas hasta 10 propiedades personalizadas por objeto. | Correos distintos para la misma persona; empresas creadas por la API o una app de sincronización; las propiedades únicas personalizadas no se aplican en los formularios. |
| Salesforce | Las Duplicate Rules avisan o bloquean al crear o editar un registro. Las importaciones y llamadas a la API que coinciden con un registro existente se bloquean, salvo que la integración esté configurada para guardar duplicados igualmente. | Reglas configuradas para avisar, que los comerciales ignoran; erratas y apodos que la regla de coincidencia no detecta; duplicados dentro de la misma importación; leads convertidos (salvo que Apex Lead Convert esté activado); registros añadidos por Lightning Sync o Einstein Activity Capture. |
| Pipedrive | Marca a personas con el mismo nombre y un teléfono, email u organización compartidos. Las importaciones pueden fusionar duplicados en unos pocos campos fijos. | Registros pobres de herramientas de llamadas sin nombre, y diferencias de escritura. |
| Close CRM | Sin detección de duplicados en la app. | Todo lo que no coincide exactamente. |
| Nimble CRM | Las importaciones fusionan por correo, o por nombre cuando ningún correo coincide. | Registros añadidos después de una importación. |
| Contactos de Google | Sugiere los duplicados de los que está seguro. | Las parejas de las que no está seguro. |
Para ver la comparación completa, consulta Herramientas de duplicados de CRM comparadas.
Cómo arreglar las fuentes que controlas
- Formularios: usa el formulario o la integración nativos de tu CRM, y haz que el correo sea obligatorio.
- Importaciones: deduplica las listas antes de importarlas, y mapea siempre un identificador único (correo, dominio o ID de registro). Consulta Deduplica una lista antes de importarla.
- Integraciones: busca en los ajustes de cada herramienta una opción tipo "match existing records" y averigua por qué campo compara.
- Comerciales: pídeles que busquen antes de crear un registro, y acordad cómo se escriben los nombres de empresa.
Cómo fusionar los duplicados que aún se cuelan
Crea una Duplicate Search por origen, basada en los datos que envía, y automatiza cada una según cómo funcionó en tus pruebas:
- Crea la búsqueda. Por ejemplo, para un marcador que solo envía un número de teléfono: Phone Number (Exact, o Similar para comparar los 7 últimos dígitos), con un filtro para que uno o más registros de la coincidencia tengan First Name vacío. Añade Visible Fields como Last Name, Email y Create Date para comparar antes de fusionar.
- Pruébala a mano. Fusiona 1–2 coincidencias, comprueba el resultado y rechaza las coincidencias falsas.
- Activa Auto Match si una persona necesita revisar sus coincidencias. Recibes un correo cuando llegan al número que fijes.
- Activa Auto Merge cuando la búsqueda deje de encontrar coincidencias falsas. Elige una programación que encaje con la fuente:
| Fuente | Programación |
|---|---|
| Formularios web | Lo antes posible: Auto Merge se ejecuta en un bucle continuo, así que los duplicados nuevos se fusionan poco después de llegar a Dedupely |
| Marcadores y herramientas de llamadas | A diario, antes de que empiecen tus comerciales |
| Importaciones mensuales | Un día fijo del mes, justo después de tu importación habitual |
Los registros nuevos del CRM suelen llegar a Dedupely en 1–5 minutos, y Dedupely actualiza tus datos cada 10–30 minutos, así que ni siquiera "As soon as possible" es instantáneo. Consulta Auto Merge y Auto Match.
Configuración de ejemplo
Un equipo de ecommerce recibe contactos duplicados de tres sitios: la compra, un formulario de newsletter y una herramienta de llamadas.
| Fuente | Búsqueda de duplicados | Automatización |
|---|---|---|
| Formulario de newsletter | First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact | Auto Merge, As soon as possible |
| Compra (correos personales y de trabajo) | First Name: Similar Words (Any Order) con Match nicknames · Last Name: Exact · Phone Number: Similar | Auto Match, aviso a las 10 coincidencias |
| Herramienta de llamadas | Phone Number: Similar · Filtro: First Name está vacío, Se aplica a uno o más | Auto Merge, a diario a las 7:00 |
Merge Rules: Primary Record configurado en Más datos en los campos, para que el registro completo gane al registro pobre de la herramienta de llamadas.
Errores comunes
- Solo fusionar, sin arreglar nunca el origen. Los mismos duplicados vuelven cada semana.
- Desactivar las comprobaciones propias de tu CRM. Son gratuitas y frenan los duplicados fáciles.
- Una búsqueda para todas las fuentes. Cada fuente envía datos distintos, así que cada una necesita sus propios campos y opciones de coincidencia.
- Auto Merge en una búsqueda sin probar. Empieza con Auto Match y luego cambia.
- Olvidarse de las sincronizaciones bidireccionales. Si una integración vuelve a sincronizar registros, comprueba primero cómo gestiona las fusiones. Consulta Fusionar duplicados con la integración HubSpot-Salesforce activa.
Preguntas frecuentes sobre cómo frenar los duplicados
- ¿Puede Dedupely impedir que se cree un duplicado? No. Dedupely encuentra y fusiona los duplicados después de que lleguen a tu CRM. Con Auto Merge en la programación "As soon as possible", se fusionan poco después de llegar.
- ¿Con qué rapidez ve Dedupely los registros nuevos? Normalmente en 1–5 minutos. Los datos se actualizan cada 10–30 minutos.
- ¿Debo desactivar las comprobaciones de duplicados de mi CRM? No. Mantenlas activas y usa Dedupely para lo que se les escapa.
- ¿Auto Merge está en la prueba gratuita? Sí. Usa tus 20 fusiones gratuitas y se detiene cuando se acaban. Auto Match también está incluido.
- ¿Puedo ver qué fuente crea más duplicados? Añade un campo de origen como Original Source a Visible Fields y compara tus coincidencias.
A continuación
Auto Merge Fusiona en segundo plano y con una programación los duplicados nuevos, cuando hayas probado tu Duplicate Search.¿Sigues atascado?
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