Cómo deduplicar empresas y cuentas

Las empresas duplicadas son más difíciles de encontrar que los contactos duplicados, porque las empresas rara vez comparten un valor exacto. "Acme Inc.", "ACME" y "Acme, LLC" pueden ser la misma empresa, con acme.com, acme.co.uk o sin web. En Dedupely, comparas empresas por su dominio principal y por las palabras de su nombre, ignorando los sufijos legales, y luego las fusionas en bloque con Merge Rules. Funciona igual para Companies de HubSpot, Accounts de Salesforce, Organizations de Pipedrive, Leads de Close y contactos de empresa de Nimble.

Términos de tu CRM: en Close CRM, un Lead es una empresa. En Nimble CRM, las empresas se guardan como contactos. En Pipedrive, son Organizaciones, y en Salesforce, Cuentas.

¿Por qué son tan habituales las empresas duplicadas?

• Importaciones sin dominio. HubSpot compara las empresas importadas por dominio, así que una lista de evento sin webs crea una empresa nueva por cada fila.
• Sufijos legales y puntuación. "Acme Inc", "Acme Inc." y "Acme Incorporated" parecen distintos para una coincidencia exacta.
• Varios dominios. Los sitios regionales (acme.de, acme.fr) dejan una empresa con varias webs. Domain Root las hace coincidir. Un cambio de marca a un nombre nuevo, no.
• Integraciones y apps de sincronización. En HubSpot, las empresas creadas mediante la API o una app de sincronización se saltan la comprobación del dominio.
• Comerciales que crean cuentas a mano, sin buscar antes.

¿Por qué campos conviene comparar las empresas?

Usa al menos tres campos, cada uno con la opción de coincidencia que le encaje:

Consulta Match Options para ver todas las opciones.

¿Cómo trato las empresas sin web?

Las empresas sin web no pueden coincidir por Domain Root, porque los valores vacíos nunca coinciden. Crea una segunda Duplicate Search para ellas:

1. Clona tu búsqueda principal de empresas.
2. Configura el campo de dominio en Ninguno.
3. Compara por Company Name (Similar Words (Any Order), con tus Ignored terms).
4. Añade un filtro para que la búsqueda solo muestre estas empresas: campo Sitio web, Se aplica a uno o más, operador está vacío.
5. Add Visible Fields como Phone Number, City y Create Date, para comparar los registros antes de fusionar.

Revisa las coincidencias de esta búsqueda antes de fusionar, o envíalas a Manual Review, ya que los nombres son menos fiables que los dominios.

¿Es un duplicado o una empresa relacionada?

No toda coincidencia es un duplicado. Antes de fusionar, comprueba si los registros son:

• Sucursales u oficinas regionales (Acme UK y Acme US) que tu equipo lleva por separado.
• Matrices y filiales con el mismo nombre y dominio.
• Franquicias o revendedores que comparten marca.

Si tu equipo las mantiene separadas a propósito, añade un campo que las distinga (como City, Country o un campo de región) en Exacta, o rechaza la coincidencia para que no vuelva. Consulta Coincidencias rechazadas.

Jerarquías de cuentas de Salesforce: una fusión se detiene si las cuentas están en la misma jerarquía matriz–filial, así que tu estructura de cuentas se mantiene intacta. Cuando una cuenta matriz se fusiona en otra cuenta, sus cuentas filiales pasan a la cuenta que queda.

¿Qué pasa con los contactos y negocios cuando se fusionan empresas?

Las asociaciones (contactos, negocios y otros registros vinculados) y las actividades pasan a la empresa que sobrevive, salvo donde la API de tu CRM no permite moverlas. Cada CRM tiene además sus reglas: HubSpot suele dar a la empresa fusionada un ID de registro nuevo, y Salesforce conserva el ID del registro superviviente y envía los demás a su Papelera de reciclaje. Revisa la guía de tu CRM antes de una fusión grande:

• Guía de deduplicación en HubSpot
• Guía de deduplicación en Salesforce
• Guía de duplicados en Pipedrive
• Guía de deduplicación de Close CRM

¿Y los límites de asociaciones y fusiones de HubSpot?

HubSpot limita cuántas asociaciones puede tener un registro y cuántas veces se puede fusionar. Las empresas grandes con muchos contactos y negocios pueden llegar a esos límites. Define cómo los gestiona Dedupely en Ajustes de seguridad → Opciones de fusión:

Auto Merge no puede preguntar, así que se salta las coincidencias configuradas en Always ask. Si quieres que Auto Merge las gestione, elige una de las otras respuestas. Consulta Seguridad al fusionar.

Cómo fusionar miles de empresas con seguridad

1. Empieza por tu búsqueda más estricta (Domain Root + Company Name + Country) y prueba 1–2 Single Merges.
2. Comprueba el resultado en tu CRM y en Merge History: la empresa que se conserva, sus contactos y sus negocios.
3. Fusiona en bloque 1–2 páginas, y vuelve a comprobar.
4. Fusiona el resto en bloque cuando los resultados se vean bien.
5. Revisa la pestaña Excluded. Las coincidencias de más de 20 registros se apartan por defecto. Una coincidencia de empresa muy grande suele significar que la búsqueda es demasiado amplia, por ejemplo un dominio compartido como una plataforma de revendedores.
6. Pasa a tu búsqueda más amplia (empresas sin web) y revisa antes de fusionar.

Configuración de ejemplo

Un equipo B2B con 30.000 Companies en HubSpot, muchas de importaciones de eventos sin dominio.

1. Búsqueda 1 (dominio): Company Domain Name: Domain Root · Name: Similar Words (Any Order), Ignored terms Inc., Inc, LLC, Ltd., GmbH, S.A. · Country: Exact.
2. Búsqueda 2 (sin dominio): Name: Similar Words (Any Order), mismos Ignored terms · Filtro: Company Domain Name está vacío, Se aplica a uno o más · Visible Fields: Phone Number, City, Create Date.
3. Merge Rules: Primary Record configurado en Registro más antiguo, para que sobreviva la empresa con el historial más largo.
4. Prueba: 2 Single Merges de la búsqueda 1, revisadas en HubSpot y Merge History, y después 2 páginas fusionadas en bloque.
5. Fusión masiva el resto de la búsqueda 1. Revisa la búsqueda 2 coincidencia a coincidencia, o envía las dudosas a Manual Review.
6. Automatiza: Auto Merge en la búsqueda 1, a diario. Auto Match en la Búsqueda 2.

Errores comunes

• Comparar empresas solo por el nombre. Dos empresas distintas pueden compartir nombre. Añade un campo de dominio, teléfono o ubicación.
• Olvidar los dominios de correo gratuitos. Si construyes dominios de empresa a partir de los emails de los contactos, gmail.com u outlook.com agruparán empresas sin relación. Añade un filtro como Domain no contiene gmail.com, outlook.com, yahoo.com. Pon el ajuste de términos junto al operador en Todos, así que un registro tiene que evitar todos los dominios.
• Fusionar sucursales que tu equipo gestiona por separado. Añade un campo de ubicación en Exact, o rechaza esas coincidencias.
• Comparar por un campo que suele estar vacío. Dos valores vacíos nunca coinciden, así que los registros con City o Country vacíos quedan fuera de esa búsqueda. Usa esos campos solo donde estén rellenos, o crea una búsqueda aparte con un filtro para los vacíos.
• Ignorar la pestaña Excluded. Las coincidencias muy grandes suelen indicar un dominio compartido o una búsqueda demasiado amplia. Arregla la búsqueda antes de fusionarlas.
• Saltarse la prueba. Una fusión de empresas mueve cada contacto y negocio. Prueba antes de fusionar en bloque.

Preguntas frecuentes sobre deduplicar empresas y cuentas

• ¿Puedo fusionar una empresa con un contacto? No. Dedupely fusiona registros dentro de un mismo objeto, como Companies con Companies.
• ¿Los contactos y negocios pasan a la empresa que se conserva? Sí, salvo donde la API de tu CRM no permite moverlas. Consulta la guía de tu CRM.
• ¿Puedo fusionar cuentas de Salesforce de la misma jerarquía? No. Una fusión se detiene si las cuentas están en la misma jerarquía matriz–filial. Cuando una cuenta matriz se fusiona en otra cuenta, sus cuentas filiales pasan a la cuenta que queda.
• ¿Cómo emparejo "Acme Inc." con "Acme"? Usa Similar Words (Any Order) en el nombre y añade Inc. a Ignored terms.
• ¿Domain Root puede hacer coincidir acme.com y acme.co.uk? Sí. Domain Root compara el núcleo del dominio, ignorando prefijos como www y sufijos como .com o .co.uk.
• ¿Puedo fusionar más de 2 o 3 empresas a la vez? Sí. Una coincidencia puede incluir muchos registros, y puedes fusionar en bloque miles de coincidencias en una sola acción. Las coincidencias de más de 20 registros se apartan por defecto en la pestaña Excluded.
• ¿Puedo deshacer una fusión de empresas? Sí, durante 30 días en la mayoría de las fusiones, desde Merge History, pero no las fusiones de empresas de HubSpot en un portal sincronizado con Salesforce. Consulta Deshacer una fusión.