Cómo detectar duplicados ocultos

La coincidencia exacta solo encuentra registros escritos igual. Los duplicados reales a menudo no lo están: "Jon" y "John", "Bob" y "Robert", un correo del trabajo y uno personal, o un teléfono con y sin prefijo de país. En Dedupely, detectas estos duplicados ocultos eligiendo la opción de coincidencia adecuada para cada campo y activando las Enhancements de coincidencia en tu Duplicate Search. Una coincidencia más amplia encuentra más duplicados y también más falsos, así que este playbook también muestra cómo revisarlos con seguridad.

¿Qué duplicado oculto es, y cómo lo detectas?

Match nicknames cubre los apodos habituales, y el soporte de apodos en más idiomas va creciendo. Consulta Match Options.

Cómo activar las Enhancements de coincidencia

Las Enhancements son dos ajustes extra de cada Duplicate Search:

• Coincidencia entre campos (activado por defecto): encuentra los mismos valores cuando están intercambiados entre los campos de la búsqueda. Por ejemplo, "Ana / Lopez" y "Lopez / Ana" en First Name y Last Name. Los registros coinciden solo si tienen los mismos valores en todos los campos de la búsqueda, en cualquier orden. Un registro con un campo vacío en la búsqueda queda fuera.
• Margen de erratas (desactivado por defecto): evita que pequeñas diferencias bloqueen coincidencias cuando usas una coincidencia más estricta.

Para revisarlos o cambiarlos:

1. Abre tu Duplicate Search y haz clic en Ajustes de coincidencia.
2. Haz clic en Extra Settings.
3. En Enhancements, marca o desmarca Coincidencia entre campos y Margen de erratas.
4. Haz clic en Hechoy luego haz clic en Scan.

Los Enhancements se configuran en cada Duplicate Search, así que puedes mantener una búsqueda estricta sin Typo allowance y activarlo en una más laxa.

Cómo revisar con seguridad los duplicados ocultos

Los duplicados ocultos necesitan una revisión más atenta que los exactos:

• Compara por al menos tres campos, así que una opción de coincidencia más amplia en un campo queda verificada por los demás.
• Añade Visible Fields como Email, Phone Number, Company y Create Date, para comparar lo que no coincide.
• Rechazar coincidencias falsas. Quedan fuera de todas las búsquedas futuras de ese objeto. Consulta Coincidencias rechazadas.
• Envía las coincidencias dudosas a Manual Review. Consulta Manual Review.
• Usa Auto Match, no Auto Merge, hasta que la búsqueda deje de encontrar coincidencias falsas. Consulta Cómo evitar coincidencias falsas.

Configuración de ejemplo

Un equipo B2B ha fusionado sus duplicados exactos y quiere encontrar el resto de sus contactos de HubSpot.

1. Búsqueda 1 (apodos): First Name: Similar Words (Any Order), con Match nicknames activado · Last Name: Exact · Company: Similar Words (Any Order), con Ignored terms Inc., LLC, Ltd.
2. Búsqueda 2 (dos correos): First Name: Exact · Last Name: Exact · Phone Number: Similar · Email: None.
3. Mejoras: Cross-field matching activado (por defecto) en ambas búsquedas, para detectar nombres y apellidos intercambiados entre campos. Typo allowance sigue desactivado.
4. Visible Fields: Email, Phone Number, Company, Create Date.
5. Merge Rules: Primary Record configurado en Más datos en los campos.
6. Revisión: rechaza las coincidencias falsas, envía las dudosas a Manual Review y luego fusiona. Activa Auto Match en ambas búsquedas.

Errores comunes

• Empezar con coincidencias amplias. Fusiona primero tus duplicados exactos y luego busca los ocultos.
• Aflojar todos los campos a la vez. Afloja un campo por búsqueda y mantén estrictos los demás.
• Comparar personas por correo cuando usan dos. Usa en su lugar nombre más teléfono o empresa.
• Usar Exact en teléfonos con formatos distintos. Exact solo coincide con números escritos igual. Usa Similar.
• Activar Auto Merge de inmediato. Los duplicados ocultos necesitan que una persona los revise antes.

Preguntas frecuentes sobre duplicados ocultos

• ¿Por qué Exact no empareja "Jon" y "John"? Exact solo coincide con valores escritos igual, sin tener en cuenta mayúsculas. Usa Similar o Fuzzy en los nombres.
• ¿Compara Dedupely apodos en otros idiomas? Match nicknames cubre los apodos habituales, y se están añadiendo más idiomas.
• ¿Qué hace Cross-field matching? Empareja registros cuyos valores están intercambiados entre los campos de la búsqueda, como "Ana / Lopez" y "Lopez / Ana" en First Name y Last Name. Los registros necesitan los mismos valores en todos esos campos.
• ¿Qué hace el Margen de erratas? Evita que pequeñas diferencias bloqueen una coincidencia cuando usas una comparación más estricta.
• ¿Una coincidencia más amplia creará coincidencias falsas? Puede. Compara por al menos tres campos, revisa los resultados y rechaza lo que no sea un duplicado.