Fusioné los registros equivocados: ¿y ahora qué?

Si los registros no eran duplicados y la fusión es de los últimos 30 días, deshácela desde Merge History: consulta Deshacer una fusión. En las fusiones antiguas, y en las que no se pueden deshacer, tus datos originales no se pierden: Merge History de Dedupely guarda los registros originales y los valores que ganaron en cada fusión, y puedes descargarlo como CSV para restaurar lo que necesites en tu CRM. Este manual te guía por la recuperación en cinco pasos, desde detener las fusiones en curso hasta corregir la búsqueda que las provocó.

Paso 1: Detén las fusiones que sigan en curso

• Fusión en bloque en curso: haz clic en Cancel all. Las fusiones ya en curso terminan; el resto se cancela.
• Auto Merge: abre el panel de Auto Merge de la búsqueda y haz clic en Pause (mantiene tu programación) o Disable (lo desactiva). Consulta Auto Merge.

Haz esto primero, para que el mismo error no se repita mientras investigas.

Paso 2: averigua qué se fusionó

1. Ve a Merge History en el menú de la izquierda.
2. Elige el objeto en el Record Type y filtra por fecha.
3. Haz clic en los tres puntos de una fusión para ver los registros originales y los valores que ganaron.
4. Haz clic en el icono de ventana emergente para abrir el registro fusionado en tu CRM.

Los Admins también pueden ver quién ejecutó una fusión, y cuándo, en el Audit Log.

Paso 3: decide cómo recuperar

Tu CRM puede darte opciones extra:

• Salesforce: el registro maestro conserva su ID y los demás registros van a la Papelera de reciclaje durante 15 días antes de que Salesforce los elimine definitivamente. Vuelve a crear los registros a partir del CSV.
• HubSpot: las fusiones son permanentes, y el registro fusionado suele recibir un ID nuevo. Vuelve a crear el registro desde el CSV.
• Pipedrive: las fusiones son permanentes. Vuelve a crear el registro a partir del CSV.

Paso 4: restaura tus datos

1. En Merge History, haz clic en la flecha de descarga arriba a la derecha para descargar el CSV.
2. Encuentra la fusión y los valores originales que necesitas.
3. Restaura los valores en tu CRM, o vuelve a crear el registro. Si son muchos registros, obtén los ID de los registros supervivientes con la exportación de tu propio CRM e importa los valores corregidos con esos ID, para que tu CRM actualice los registros existentes en vez de crear nuevos.
4. Devuelve las actividades, negocios y contactos al registro recreado en tu CRM, si hace falta.

Paso 5: Evita que vuelva a pasar

• Rechaza la coincidencia falsa. Cuando vuelves a crear un registro, puede coincidir otra vez con el mismo registro. Rechaza esa coincidencia para que no vuelva a salir en ninguna búsqueda de ese objeto. Consulta Coincidencias rechazadas.
• Ajusta la búsqueda. Compara al menos tres campos, usa opciones de coincidencia más estrictas (p. ej., Exact en lugar de Fuzzy) o añade un filtro. Consulta Evitar coincidencias falsas.
• Corrige tus Merge Rules si ganaron los valores equivocados. Consulta Merge Rules.
• Prueba antes de ampliar. Haz 1–2 Single Merges y 1–2 páginas fusionadas en bloque antes de fusionarlo todo, y revisa el Merge Preview primero.
• Devuelve la búsqueda a Auto Match si estaba en Auto Merge, hasta que deje de encontrar coincidencias falsas.

Ejemplo

Un equipo de ventas activó Auto Merge en una búsqueda de contactos que comparaba solo Last Name (Exact) y Email (Domain Root). De la noche a la mañana, fusionó a compañeros que comparten apellido en la misma empresa.

1. Detener: desactivaron Auto Merge en la búsqueda.
2. Encontrar: en Merge History, filtraron por esa noche y encontraron 37 fusiones.
3. Recuperar: descargaron el CSV, volvieron a crear los 37 contactos con sus correos y propietarios originales mediante una importación y movieron a mano los negocios de 5 de ellos.
4. Prevenir: rechazaron las 37 coincidencias, rehicieron la búsqueda con First Name (Exact) + Last Name (Exact) + Email (Exact) y la pusieron en Auto Match dos semanas antes de volver a activar Auto Merge.

Errores comunes

• Investigar antes de detener Auto Merge. Sigue ejecutándose según la programación mientras miras.
• Separar registros cuando solo estaban mal los valores. Si los registros eran duplicados reales, solo restaura los valores.
• Volver a crear registros sin rechazar la coincidencia. Volverán a coincidir en el siguiente análisis.
• Importar sin el ID de registro. Tu CRM crea registros nuevos en vez de actualizar los que querías arreglar.

Preguntas frecuentes sobre cómo recuperarse de una fusión errónea

• ¿Puedo deshacer una fusión en Dedupely? Sí, durante 30 días en la mayoría de las fusiones, desde Merge History. Para fusiones antiguas, descarga tu Merge History en CSV y úsalo para restaurar los valores originales en tu CRM. Consulta Deshacer una fusión.
• ¿Se pierden mis datos originales? Los valores de tus campos no. Merge History conserva los registros originales y los valores que ganaron en cada fusión. Las actividades y asociaciones pasan al registro que queda, salvo donde la API de tu CRM no lo permite: en Nimble CRM, las tareas, negocios, eventos e historial de mensajes se eliminan con el duplicado, y en Close CRM no se pueden mover las tareas y reuniones de un contacto.
• ¿Puedo ver quién ejecutó una fusión? Sí, si eres Admin. Revisa el Audit Log.
• ¿Se volverán a fusionar los mismos registros? No si rechazas la coincidencia. Las coincidencias rechazadas quedan fuera de todas las búsquedas de ese objeto, incluido Auto Merge.
• ¿Dedupely restaura los datos por mí? No. Lo restauras en tu CRM, con los valores del CSV de Merge History. Si necesitas ayuda, contacta con soporte por correo o chat en directo.