Deduplicar una base de datos grande

Una base de datos grande, de 480.000 registros en adelante, necesita los mismos pasos que cualquier proyecto de deduplicación, en un orden fijo: sincroniza solo los objetos que necesitas, planifica la primera sincronización, prueba antes de fusionar, fusiona por etapas y automatiza al final. Dedupely gestiona bases de datos de millones de registros, con planes de hasta 20 millones y fusiones en bloque de miles de coincidencias a la vez. Este Playbook muestra cómo hacerlo para que cada etapa se revise antes de empezar la siguiente.

Paso 1: Sincroniza solo los objetos que necesitas

Se sincroniza el objeto entero, así que cada registro de un objeto que actives cuenta para tu límite de registros. Antes de conectar, decide qué objetos deduplicarás primero.

• Activa solo esos objetos en CRM Settings. Puedes activar otros más adelante.
• Empieza por el objeto que más problemas causa, normalmente Contacts o Companies.
• Los registros del Sandbox también cuentan, como cualquier otro registro sincronizado.

Hasta un 10% por encima de tu límite de registros, todo sigue funcionando 10 días mientras mejoras el plan o desactivas objetos. Más de un 10% por encima, o si sigues por encima tras 10 días, tu cuenta pasa a solo lectura: la sincronización y los análisis siguen, pero las fusiones se detienen. Dedupely nunca mejora tu plan ni te cobra por pasarte. Consulta Billing & Usage.

Paso 2: planifica en torno a la primera sincronización

La primera sincronización de una base de datos grande tarda horas, no minutos:

Tras la primera sincronización, Dedupely se actualiza cada 10–30 minutos y encuentra los registros nuevos en 1–5 minutos. La sincronización nunca fusiona, edita ni borra nada en tu CRM, así que tu equipo puede seguir trabajando mientras se ejecuta. Consulta Sincronización de registros.

Paso 3: Prueba antes de fusionar

Trata las fusiones como permanentes: a este tamaño, una regla equivocada se repite miles de veces.

• Salesforce: conecta un Sandbox y ejecuta allí primero tus búsquedas y Merge Rules, para ver cómo afectan las fusiones a tus Flows, triggers de Apex e integraciones. Consulta la Guía de deduplicación en Salesforce.
• Todos los CRM: ejecuta 1–2 Single Merges, revísalas en tu CRM, luego fusiona en bloque 1–2 páginas y vuelve a revisar.
• Revisa el Merge Preview en View Match Details antes de cada búsqueda nueva, para saber qué valores sobreviven.

Paso 4: fusiona por etapas

No fusiones toda la base de datos a la vez. Fusiona una búsqueda cada vez, de la más segura a la más arriesgada:

1. Primero los duplicados exactos, en al menos tres campos (por ejemplo, First Name, Last Name y Email en Exacta).
2. Empresas y cuentas, con Company Name en Similar Words (Any Order) y Website en Raíz del dominio.
3. Las búsquedas más amplias, al final, como las búsquedas por nombre o Dedupely Intelligence, revisadas coincidencia a coincidencia.

Bulk Merge puede fusionar una página entera o Select all X matches a la vez, sin máximo. Cancel all detiene una fusión en bloque en curso; las fusiones ya en marcha terminan. Las coincidencias con más de 20 registros y datos de relleno van a la pestaña Excluded , así que nunca se fusionan en bloque. Consulta Seguridad al fusionar.

Cómo fusionar miles de empresas de HubSpot

Las empresas duplicadas suelen ser el mayor trabajo en un portal grande de HubSpot. Para fusionarlas a escala:

• Compara por nombre y dominio: Company Name en Similar Words (Any Order), con Ignored terms Inc., LLC, Ltd., más Website en Raíz del dominio. Añade Country y City a Visible Fields para detectar sucursales.
• Elige primero tus Merge choices. HubSpot limita cuántas asociaciones puede tener un registro y cuántas veces puede fusionarse. Configura "Too many associations to move" y "Too many past record merges in same record" antes de fusionar en bloque. Auto Merge no puede preguntar, así que omite las coincidencias configuradas en Always ask.
• Cuenta con el comportamiento propio de HubSpot: HubSpot suele dar a la empresa fusionada un Record ID nuevo (los ID antiguos redirigen), y ambos registros salen de los workflows activos.

Consulta Cómo deduplicar empresas y cuentas.

Paso 5: automatiza al final

Una vez fusionado el atraso, evita que los duplicados nuevos vuelvan a acumularse:

1. Activa Auto Match en cada búsqueda que hayas probado, para que alguien revise las coincidencias nuevas de forma programada. Consulta Auto Match.
2. Pasa una búsqueda a Auto Merge cuando haya funcionado sin coincidencias falsas, con Lo antes posible como programación. Consulta Auto Merge.

Configuración de ejemplo

Un portal de HubSpot con 520.000 contactos, 210.000 empresas y 40.000 negocios, unos 770.000 registros, en el plan Enterprise (1 millón de registros).

1. Día 1: Contacts y Companies activados. Deals sigue desactivado hasta terminar con contactos y empresas. Primera sincronización: unas 3–10 horas.
2. Día 2: Merge Rules configuradas: Primary Record en Last Updated Record; Lose Rules en Contact owner para antiguos comerciales. Merge choices en "Merge and keep the associations that fit" y "Merge by copying the data over".
3. Día 2: 2 Single Merges y 1 página fusionada en bloque en la búsqueda exacta de contactos (First Name, Last Name, Email en Exact), comprobados en HubSpot.
4. Semana 1: búsqueda exacta de contactos fusionada en bloque con Select all X matches. Después las empresas por Company Name (Similar Words, Ignored terms) y Website (Domain Root), página a página en las 10 primeras páginas.
5. Semana 2: búsquedas de contactos por nombre y Dedupely Intelligence revisadas; coincidencias dudosas enviadas a Manual Review.
6. Semana 3: Deals activados y deduplicados de la misma forma. Auto Match en todas las búsquedas; Auto Merge (As soon as possible) en las búsquedas exactas.

Errores comunes

• Sincronizar todos los objetos a la vez. Llena tu límite de registros y alarga la primera sincronización. Empieza con uno o dos objetos.
• Fusionar durante la primera sincronización. Espera a que termine la sincronización, para que tus búsquedas vean todos los registros.
• Probar con un registro y fusionarlo todo. Prueba 1–2 Single Merges y luego 1–2 páginas, en cada búsqueda nueva.
• Saltarse las Merge Rules. A este tamaño, el ganador por defecto se repite en miles de registros. Define primero el Primary Record y los campos que importan.
• Activar Auto Merge antes de acabar con lo acumulado. Automatiza las búsquedas que ya se han ejecutado sin coincidencias falsas.

Preguntas frecuentes sobre bases de datos grandes

• ¿Qué se considera una base de datos grande? 480.000 registros o más. Los pasos sirven para cualquier tamaño, pero el orden importa más a medida que crece la base de datos.
• ¿Hay un límite de coincidencias que pueda fusionar a la vez? No. Bulk Merge puede fusionar todas las coincidencias de una búsqueda con Select all X matches.
• ¿Puedo probar en un sandbox? Sí, en Salesforce. Los registros de sandbox cuentan para tu límite de registros.
• ¿Una primera sincronización grande cambia algo en mi CRM? No. La sincronización nunca fusiona, edita ni elimina registros.
• ¿Qué pasa si supero mi límite de registros? Hasta un 10% por encima, tienes 10 días para mejorar el plan o desactivar objetos. Después, o si te pasas más de un 10%, tu cuenta queda en solo lectura hasta que lo hagas.