Una persona, varias direcciones de correo

La mayoría de los CRM buscan duplicados por una sola dirección de correo. Cuando la misma persona aparece con un correo personal, un correo de trabajo nuevo o una dirección guardada en un campo personalizado como "Email 2", el CRM crea un contacto nuevo. En Dedupely encuentras estos duplicados comparando a la persona en lugar del correo: nombre más teléfono o empresa. Después eliges qué correo se conserva en cada fusión con Merge Rules.

¿Por qué una persona se convierte en varios contactos?

Cómo comparar sin el correo

Deja el correo fuera de la coincidencia y compara a la persona:

Añade Email y tus campos de correo personalizados a Visible Fields, para comparar las direcciones durante la revisión. Consulta Cómo detectar duplicados ocultos.

¿Y los correos en dos campos separados?

Si las direcciones antiguas están en un campo personalizado como "Email 2", una búsqueda en Email y Email 2 solo empareja registros que tienen las mismas dos direcciones, aunque estén intercambiadas entre campos. Coincidencia entre campos (activada por defecto) resuelve el intercambio. Los registros con "Email 2" vacío quedan fuera de esa búsqueda, y los registros que comparten solo una dirección no coinciden.

Para detectar a una persona que comparte solo una dirección, compara por la persona, como arriba. Si tu CRM guarda varios correos en un campo, basta con compartir uno de ellos para que haya coincidencia. Dedupely Intelligence compara todos los campos de correo de un contacto, así que también encuentra personas que comparten una sola dirección.

¿Qué email sobrevive a la fusión?

Los campos de email de un CRM no admiten Append, así que en cada campo de email gana un valor. Decide cuál antes de fusionar:

• Conservar el correo de trabajo: fija como Primary Record el registro con el que trabaja tu equipo (Último registro modificado), o usa una regla a nivel de campo en Email.
• Revisa el Merge Preview en View Match Details para ver qué correo sobrevive.
• Guarda constancia de las otras direcciones: Merge History conserva los valores originales de cada registro fusionado, y puedes descargarlo como CSV.

Algunos CRM conservan el otro correo por su cuenta. Pipedrive combina todos los correos y teléfonos únicos cuando se fusionan los registros.

Configuración de ejemplo

Un equipo migró desde otro CRM, y las direcciones antiguas acabaron en un campo personalizado "Email 2". Los contactos vuelven como registros nuevos cuando la gente rellena formularios con esas direcciones.

1. Búsqueda 1: First Name (Similar Words, Match nicknames) · Last Name (Exact) · Phone Number (Similar). Visible Fields: Email, Email 2, Company.
2. Búsqueda 2: First Name (Similar Words, Match nicknames) · Last Name (Exact) · Company (Similar Words, Ignored terms). Mismos Visible Fields.
3. Merge Rules: Primary Record configurado como Last Updated Record.
4. Revisión: Auto Match en ambas búsquedas, revisado cada semana. Las coincidencias dudosas van a Manual Review.

Errores comunes

• Comparar por correo. Es justo lo que cambia. Compara por la persona.
• Comparar solo por el nombre. Mucha gente comparte nombre. Añade teléfono o empresa.
• Perder la dirección que usa tu equipo. Revisa la Merge Preview y define como Primary Record el registro con el que trabaja tu equipo.
• Auto Merge en búsquedas basadas en el nombre. Revísalas primero con Auto Match.

Preguntas frecuentes sobre contactos con varios correos

• ¿Por qué mi CRM no detectó estos duplicados? La mayoría de los CRM comprueban un solo campo de correo. Una dirección distinta, o una guardada en un campo personalizado, no se comprueba.
• ¿Puede Dedupely mantener ambos emails en un solo campo de email? No. Los campos de correo de un CRM no admiten valores añadidos. Gana un valor, y Merge History conserva el otro.
• ¿Por qué campos debería comparar en su lugar? Nombre, apellido y teléfono o empresa, con Match nicknames activado.
• ¿Puedo ver los dos emails durante la revisión? Sí. Añade tus campos de correo a Visible Fields.