Herramientas de prospección y enriquecimiento sin duplicados

Las herramientas de prospección, secuencias y enriquecimiento meten contactos y empresas en tu CRM todo el día. Cuando una persona ya existe con otro correo, o una empresa con otro dominio, la herramienta crea un registro nuevo en lugar de actualizar el antiguo. En Dedupely lo resuelves con búsquedas pensadas para duplicados creados por herramientas, Merge Rules que protegen los valores de tu CRM y Auto Merge con la programación "As soon as possible", para que los duplicados nuevos se fusionen poco después de llegar a Dedupely.

¿Cómo crean duplicados estas herramientas?

La mayoría de las herramientas comparan un solo valor exacto, normalmente el correo o el dominio. Todo lo que no esté escrito igual se convierte en un registro nuevo.

¿Qué búsquedas detectan los duplicados creados por herramientas?

Crea una búsqueda para cada patrón:

Domain Root compara el dominio principal, así que coinciden los subdominios y dominios de país de una misma empresa. Las empresas que llegan de estas herramientas a menudo no tienen país ni ciudad, y los valores vacíos nunca coinciden. Así que al principio no compares por ellos: añade Country y City a Visible Fields, mira lo que encuentra la búsqueda y luego decide si añadir uno a la coincidencia para mantener separadas las sucursales.

La búsqueda "Same email" encuentra registros que una herramienta creó dos veces con la misma dirección. En HubSpot, los contactos con el mismo email exacto suele detectarlos el propio HubSpot, así que esta búsqueda encuentra más en otros CRM. Consulta Cómo deduplicar empresas y cuentas.

¿Cómo mantienes a salvo los valores de tu CRM?

Las herramientas de enriquecimiento suelen traer datos más escasos o antiguos que los que ha introducido tu equipo. Configura Merge Rules para que ganen los valores de tu equipo:

• Primary Record: Oldest Record. Si lo eliges, gana el registro original de tu equipo, y las asociaciones de los otros registros pasan a él.
• El propietario y otros campos que gestiona tu equipo: conservan el valor del Primary Record.
• Etapa del ciclo de vida: elige lo que encaje con tu proceso, por ejemplo la etapa más avanzada.
• Teléfono: si la herramienta trae números más recientes, quédate con el más nuevo con una Win Rule en Create Date.

Los valores vacíos nunca sobrescriben datos existentes, así que un campo vacío de la herramienta no borrará los tuyos.

Cómo fusionar automáticamente los duplicados nuevos

1. Prueba cada búsqueda a mano. Fusiona 1–2 coincidencias, compruébalas en tu CRM y después fusiona en bloque 1–2 páginas.
2. Activa Auto Match en las búsquedas "Same person, new email" y de empresas, para que alguien las revise primero.
3. Activa Auto Merge en una búsqueda cuando lleve unas semanas sin coincidencias falsas, con Lo antes posible como programación. Los registros nuevos suelen llegar a Dedupely en 1–5 minutos. Consulta Auto Merge. Consulta Auto Match.
4. Revisa los ajustes de la propia herramienta. Si tu herramienta puede buscar registros existentes antes de crear otros nuevos, actívalo y úsalo junto con Dedupely.

Dedupely no impide que se creen registros. Fusiona los duplicados nuevos después de que lleguen a Dedupely.

Configuración de ejemplo

Un equipo de seis SDR usa una herramienta de prospección y otra de secuencias con HubSpot. Cada semana entran unos 400 contactos nuevos.

1. Contacts · Misma persona, correo nuevo: Auto Match, alerta a las 10 coincidencias, revisado por el responsable de RevOps los lunes.
2. Empresas · Mismo dominio: Company Name con Similar Words (Any Order), Website con Domain Root. Country y City como Visible Fields. Auto Match.
3. Merge Rules: Primary Record configurado como Oldest Record; Owner conserva el valor del Primary Record.
4. Tras un mes sin coincidencias falsas: la búsqueda de empresas pasa a Auto Merge, As soon as possible.

Errores comunes

• Dejar que ganen los registros de la herramienta. Los datos de la herramienta pueden ser más antiguos o más pobres. Mantén el registro de tu equipo como Primary Record.
• Comparar empresas solo por el nombre. Usa también el dominio, y mantén visibles Country y City para detectar sucursales.
• Auto Merge antes de probar. Revisa primero una búsqueda con Auto Match, y pásala a Auto Merge cuando solo encuentre duplicados reales.
• Deduplicar una sola vez. Estas herramientas no dejan de añadir registros. Automatiza, o revisa cada semana.

Preguntas frecuentes sobre herramientas de prospección y duplicados

• ¿Por qué mi herramienta de prospección crea duplicados? Suele comparar por un correo o dominio exacto. Una persona con otro correo, o una empresa con otro dominio, se convierte en un registro nuevo.
• ¿Puede Dedupely impedir que la herramienta cree duplicados? No. Dedupely fusiona los duplicados nuevos poco después de que lleguen a Dedupely, normalmente en minutos, con Auto Merge en la programación "As soon as possible".
• ¿Fusionar sobrescribirá los datos de mi equipo con los de la herramienta? No si defines Merge Rules. Mantén el registro más antiguo como Primary Record, y los valores vacíos nunca sobrescriben los datos existentes.
• ¿Funciona con subdominios? Sí. Domain Root compara el dominio principal, como acme.com y eu.acme.com.