Guía de deduplicación en Salesforce

Dedupely se conecta directamente a tu org de Salesforce para encontrar y fusionar duplicados, desde coincidencias exactas simples hasta casos complejos, sin romper tus Flows, triggers ni integraciones. Funciona con todas las ediciones de Salesforce.

Objetos de Salesforce compatibles

Puedes deduplicar estos objetos de Salesforce:

• Cuentas
• Contactos
• Leads
• Oportunidades
• Individuals, cuando tu org los usa
• Objetos personalizados

No puedes fusionar registros de tipos de objeto distintos, p. ej., un Lead con un Contact.

Problemas habituales de duplicados en Salesforce

Las orgs de Salesforce están muy personalizadas y las comparten muchos equipos, así que los administradores no pueden arriesgarse a romper procesos ni informes:

• Las Duplicate Rules tienen huecos. Las reglas de coincidencia no detectan erratas, apodos ni diferencias de formato. Los registros guardados a la vez, como las filas de una importación, no se comparan entre sí. Y las Duplicate Rules no se ejecutan en algunas acciones, como convertir leads (salvo que Apex Lead Convert esté activado) o añadir registros con Lightning Sync o Einstein Activity Capture.
• La sincronización HubSpot-Salesforce. Fusionar en un CRM sin tener en cuenta la sincronización puede provocar bucles de actualización, registros recreados o valores sobrescritos.
• Automatizaciones heredadas. Años de triggers de Apex, Process Builders y Flows hacen que una fusión descuidada pueda disparar automatizaciones inesperadas o romper vínculos con ID antiguos.
• El límite de fusión de 3 registros y las alertas ignoradas. Salesforce solo permite fusionar a mano 3 registros a la vez, y las Duplicate Rules suelen estar en "alert" en lugar de "block", así que los comerciales las ignoran.

Cómo funciona la fusión nativa de Salesforce

Añadido 24 de septiembre de 2026

Dedupely fusiona mediante la API de Salesforce. Tú controlas qué valores sobreviven con Merge Rules, pero cada fusión sigue las reglas propias de Salesforce:

• El registro maestro conserva su ID. Los demás registros de la fusión van a la Papelera de reciclaje de Salesforce, donde se quedan 15 días antes de que Salesforce los elimine para siempre.
• Los registros relacionados se trasladan. Los campos vacíos nunca sobrescriben datos existentes, y los registros hijos (Opportunities, Tasks, Cases, Notes y listas relacionadas personalizadas) se reasignan al registro maestro.
• Se ejecuta la automatización. Las fusiones disparan eventos estándar de Salesforce, así que los triggers de Apex activos y los Flows activados por registro se ejecutan con normalidad.
• Dedupely fusiona las Opportunities y los objetos personalizados. Salesforce no tiene fusión para ellos, así que Dedupely actualiza el registro que sobrevive, reasigna a él los registros hijos y elimina los demás. Los emails, archivos, notas, roles de contacto de oportunidad y líneas de producto de los demás no se mueven.
• Fusiones que Salesforce rechazaría: registros que se apuntan entre sí, o valores de una lista de selección retirada. Dedupely los detecta antes de una fusión, y Ajustes de seguridad → Opciones de fusión decide si preguntar, corregir u omitir. Una coincidencia omitida pasa a la Attention Required pestaña.
• Las jerarquías de cuentas se mantienen intactas. Una fusión se detiene si las cuentas están en la misma jerarquía padre–hijo. Cuando una cuenta padre se fusiona con otra cuenta, sus cuentas hijas pasan a la cuenta que se conserva.

Cómo deduplicar registros de Salesforce, paso a paso

1. Prueba primero. Si tu org tiene mucho código personalizado, Flows o sincronizaciones entre sistemas, conecta un Sandbox y observa los efectos posteriores. En orgs estándar, abre View Match Details y revisa los resultados por campo en la columna Merge Preview antes de fusionar o automatizar.
2. Deduplica tus datos heredados. Fusiona primero los duplicados históricos. Así baja el riesgo de que registros antiguos sobrescriban datos activos en futuras fusiones automáticas.
3. Decide qué es un duplicado para cada fuente. Rastrea de dónde vienen los duplicados (Web-to-Lead, integraciones, la sincronización con HubSpot). Usa coincidencia estricta para la limpieza automática y deja los casos límite para revisión.
4. Crea una Duplicate Search por escenario. Crea una Duplicate Search distinta para cada origen o tipo de duplicado, en lugar de una búsqueda amplia.
5. Protege los procesos posteriores con Auto Match. Usa Auto Match para los casos límite. Recibes un aviso cuando los duplicados alcanzan tu umbral, y puedes fusionarlos, rechazarlos o enviarlos a Manual Review para un jefe de equipo.
6. Automatiza. Cuando tus búsquedas estén probadas frente a tus sistemas posteriores, activa Auto Merge con una programación para fusionar los duplicados recurrentes de formularios e integraciones.

Qué pasa después

Después de cada fusión en Salesforce:

• El registro maestro conserva su ID, y todos los registros relacionados pasan a él.
• Tu automatización se ejecuta. Revisa los Flows o triggers de Apex que escuchan fusiones o eliminaciones.
• HubSpot también se fusiona. Si HubSpot y Salesforce están vinculados en Dedupely, los registros de HubSpot correspondientes se fusionan en la misma acción. Consulta Fusionar duplicados con la integración HubSpot-Salesforce activa.
• Cada fusión queda registrada en Merge History.

La mayoría de las fusiones se pueden deshacer en 30 días desde Merge History, excepto las fusiones hechas en Salesforce y HubSpot a la vez (consulta Deshacer una fusión), pero trata cada fusión como permanente. Para fusiones antiguas, descarga tu Merge History y úsalo para restaurar los valores originales en Salesforce.

Solución de problemas

No puedo conectar Salesforce, o las fusiones fallan. Puede que a tu usuario de Salesforce le falten permisos. Necesitas un perfil System Administrator, Modify All Data, o Editar y Eliminar sobre ese objeto. Pide a tu admin de Salesforce que actualice tu perfil y vuelve a intentarlo.

Una fusión activó una automatización que no esperaba. Las fusiones disparan los eventos estándar de Salesforce, así que se ejecutan los Flows y los triggers de Apex. Prueba tus Duplicate Searches en un Sandbox, y pausa o ajusta la automatización antes de fusionar en producción.

Los registros fusionados siguen volviendo, o los valores cambian de un lado a otro entre HubSpot y Salesforce. Normalmente es la sincronización HubSpot-Salesforce. Consulta Fusionar duplicados con la integración HubSpot-Salesforce activa.

Sobrevivieron los valores equivocados en una fusión. Revisa tu regla de Primary Record y añade reglas por campo en Merge Rules. Revisa algunas coincidencias antes de tu próxima fusión en bloque.

Preguntas frecuentes sobre la deduplicación en Salesforce

• ¿Necesito una edición concreta de Salesforce para usar Dedupely? No. Dedupely funciona con todas las ediciones de Salesforce.
• ¿Por qué mis Duplicate Rules de Salesforce no detectan todos mis duplicados? Las reglas de coincidencia estándar suelen pasar por alto erratas, apodos y variaciones de dirección. Los registros guardados a la vez, como las filas de una importación, no se comparan entre sí, y las reglas no se ejecutan en algunas acciones, como la conversión de leads sin Apex Lead Convert.
• ¿Puedo fusionar duplicados en bloque en Salesforce? No de forma nativa. Salesforce te obliga a fusionar a mano, hasta 3 registros a la vez. Dedupely fusiona en bloque miles de registros en una sola acción.
• ¿Adónde van los registros perdedores tras una fusión? A tu Papelera de reciclaje de Salesforce, donde se quedan 15 días y pueden restaurarse antes de que Salesforce los elimine definitivamente.
• ¿Puedo fusionar registros con la integración HubSpot-Salesforce activada? Sí. Puedes fusionar registros con Dedupely mientras la integración HubSpot-Salesforce está activa. Lee nuestra guía sobre la integración HubSpot-Salesforce primero para evitar bucles de sincronización.
• ¿Puedo controlar qué registro y qué valores ganan? Sí. Las Merge Rules te permiten elegir el registro maestro (p. ej., el más antiguo, el más nuevo o el más completo) y fijar reglas campo a campo para campos estándar y personalizados.
• ¿Puedo emparejar Accounts por su dominio de empresa? Sí. Usa Domain Root para comparar webs por su raíz (ignorando www, .com, etc.), e Ignored Terms para omitir sufijos legales como Inc. o LLC en los nombres de Account.
• ¿Puedo deduplicar Opportunities y Custom Objects? Sí. Salesforce no tiene fusión para ellos, así que Dedupely los fusiona por su cuenta: actualiza el registro que se conserva, reasigna los registros hijos y elimina los demás.
• ¿Puedo probar antes en un Sandbox? Sí. Los registros de Sandbox cuentan para el límite de registros de tu plan como cualquier otro registro sincronizado.