Plusieurs CRM dans un compte Dedupely

Vous pouvez connecter autant de CRM que nécessaire à un compte Dedupely : des CRM différents (comme HubSpot et Salesforce) ou plusieurs comptes du même CRM (comme trois portails HubSpot). Chaque CRM connecté est indépendant. Il a ses propres Duplicate Searches, Merge Rules et Safety Settings, et Dedupely ne rapproche que les fiches au sein de ce CRM. Ce qu'ils partagent, c'est la limite de fiches de votre forfait, la facturation et votre Duplicate Report. Votre équipe, la Security Policy et l'Audit Log se configurent dans chaque CRM.

Quand les équipes connectent-elles plusieurs CRM ?

• Plusieurs régions ou marques, chacune avec son propre portail ou org.
• Marketing et ventes sur des CRM différents, comme HubSpot pour le marketing et Salesforce pour les ventes.
• Un Salesforce Sandbox et la production, pour tester vos recherches et Merge Rules avant de fusionner des données réelles. Voir le Guide de déduplication Salesforce.
• Une migration ou une acquisition, un CRM après l'autre. Voir Dédoublonner avant et après une migration de CRM.

Qu'est-ce qui est séparé, qu'est-ce qui est partagé ?

Chaque CRM étant indépendant, Dedupely n'associe jamais une fiche d'un CRM à une fiche d'un autre, et une fusion ne modifie que le CRM où elle a eu lieu. Seule exception : un portail HubSpot et une org Salesforce synchronisés entre eux et liés dans Dedupely, dont les doublons synchronisés sont fusionnés dans les deux CRM à la fois. Voir Fusionner avec une intégration HubSpot-Salesforce active.

Comment ajouter un autre CRM

1. Cliquez sur CRM dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur + Add New CRM or CSV en bas de la liste.
3. Choisissez votre CRM et connectez-le. Voir Connectez votre CRM.
4. Activez les objets à dédoublonner. La première synchronisation prend en général 2–15 minutes jusqu'à 50 000 enregistrements, et jusqu'à 10–12 heures au-delà de 1M d'enregistrements.

Comment garder votre nombre de fiches sous contrôle

Les fiches de tous les CRM connectés comptent dans la même limite. Pour rester dans votre offre :

• N'activez que les objets que vous dédoublonnez dans chaque CRM, sous CRM Settings. Désactiver un objet réduit votre nombre de fiches synchronisées.
• Dédoublonnez un CRM à la fois si vous approchez de votre limite.
• N'oubliez pas que les Sandboxes comptent aussi. Désactivez les objets d'un Sandbox une fois les tests terminés.
• Utilisez les tableurs pour les listes ponctuelles. Les imports de tableurs ne comptent pas dans votre limite de fiches.

Jusqu'à 10 % au-dessus de votre limite, vous avez 10 jours pour changer de forfait ou désactiver des objets. Ensuite, chaque CRM de votre compte passe en lecture seule jusqu'à ce que ce soit fait. Voir Billing & Usage.

Comment configurer chaque CRM

Comme chaque CRM a ses propres réglages, configurez-les un par un :

1. Duplicate Searches : commencez par les préréglages, puis ajoutez les vôtres pour les données de ce CRM.
2. Merge Rules : chaque CRM fusionne différemment, réglez donc votre Primary Record et vos règles au niveau du champ pour chacun. Voir le guide de votre CRM.
3. Safety Settings : vérifiez les valeurs par défaut de chaque objet. Dans HubSpot, réglez aussi vos choix de fusion.
4. Automatisation : activez Auto Match ou Auto Merge par recherche, une fois testée.

Exemple de configuration

Une entreprise avec un portail HubSpot pour l'Europe, un autre pour les États-Unis et Salesforce pour les ventes.

1. Connectez les trois à un compte Dedupely. Ils apparaissent comme des CRM distincts dans le menu de gauche.
2. HubSpot UE et HubSpot États-Unis : Contacts et Companies activés, chacun avec ses propres recherches et Merge Rules, et Auto Merge sur la recherche « e-mail exact ».
3. Salesforce : Accounts et Contacts activés, avec des Merge Rules réglées sur le comportement de la fiche maître de Salesforce. Testé d'abord dans un Sandbox, dont les objets ont ensuite été désactivés.
4. Offre : 40 000 + 25 000 + 60 000 = 125 000 fiches synchronisées comptent dans le forfait.
5. Équipe : chaque équipe régionale est ajoutée à son propre portail HubSpot, et l'équipe commerciale à Salesforce.

Erreurs courantes

• S'attendre à ce que Dedupely trouve des doublons entre deux CRM. Il rapproche les fiches au sein d'un même CRM. Si le même client est dans deux CRM, dédoublonnez chacun séparément.
• Régler les Merge Rules une fois et supposer qu'elles s'appliquent partout. Ils se règlent par CRM.
• Laisser activés les objets d'un Sandbox. Ses fiches continuent de compter dans votre offre.
• Activer chaque objet de chaque CRM. Votre nombre de fiches grimpe vite. Commencez par ce que vous dédoublonnez maintenant.

FAQ sur plusieurs CRM

• Combien de CRM puis-je connecter ? Autant que nécessaire, y compris plusieurs comptes du même CRM.
• Dedupely peut-il rapprocher des fiches entre deux CRM connectés ? Non. Chaque CRM est indépendant, et Dedupely rapproche les fiches au sein d'un même CRM.
• Les Merge Rules sont-elles partagées entre CRM ? Non. Merge Rules, Safety Settings, Duplicate Searches et Merge History sont distincts pour chaque CRM.
• Tous mes CRM comptent-ils dans une même limite de fiches ? Oui. Les fiches de tous les CRM connectés s'additionnent. Les tableurs ne comptent pas.
• Mon équipe peut-elle travailler sur tous mes CRM ? Oui, à condition d'ajouter chaque personne à chaque CRM dont elle a besoin. Chaque CRM a ses propres réglages, y compris qui y travaille.