Opções de Correspondência

Quando inicia sessão pela primeira vez e sincroniza os dados, o Dedupely cria automaticamente Duplicate Searches predefinidas. Já vêm com Match Options configuradas por campo, com base no seu CRM, para começar a encontrar duplicados de imediato. Mas nunca fica preso a elas: pode editar estas pesquisas predefinidas, cloná-las ou criar novas de raiz, à medida das suas necessidades.

Por onde começar

Começar com Exact nos campos de maior impacto (como First Name, Last Name, Email ou Phone) permite encontrar e fazer merge rapidamente dos duplicados idênticos e óbvios.

Depois pode ajustar as opções de correspondência e os campos para apanhar os casos complexos e difíceis de encontrar.

Como configurar as Match Options

As opções de correspondência definem-se dentro da própria Duplicate Search. Por baixo do nome de cada campo que escolher analisar encontra um menu pendente para selecionar a lógica de correspondência.

Tipos de Opções de Correspondência

Exata

• Quando a precisão total é obrigatória, Exact compara os registos à procura de valores idênticos, ignorando maiúsculas e minúsculas.
• Esta é a definição indicada para campos críticos como endereços de email, números de identificação ou nomes principais, onde quer eliminar falsos positivos.
• Por exemplo, um registo de "John Smith" só assinala outro "John Smith" como duplicado.

Semelhante

• A introdução de dados raramente é perfeita, por isso Similar deteta pequenas gralhas, letras trocadas ou caracteres em falta.
• Esta opção equilibra rigor e flexibilidade ao identificar duplicados com pequenas variações.
• Nos números de telefone, o Similar remove a formatação, hífenes, parênteses e indicativos de país (como +1) e compara os sete dígitos centrais.

Fuzzy

• Por vezes os dados soam iguais mas escrevem-se de forma completamente diferente: é aí que o Fuzzy funciona melhor.
• Usa um algoritmo fonético que apanha grafias alternativas e variações de som, ideal para nomes de contactos inconsistentes ou dados recolhidos oralmente.
• Se um comercial escrever "Sean" e outro "Shawn", esta opção liga os dois e assinala-os como correspondência.

Raiz do domínio

• Ideal para limpar bases de dados B2B: esta opção isola e compara apenas o domínio, em vez do endereço de email ou do URL completo.
• Permite fundir ou rejeitar (consoante o que é um duplicado para si) vários contactos ou registos da mesma organização.
• Reconhece facilmente que variações comuns como sales@example.com e support@example.com pertencem à mesma empresa.

Similar Words

• A ordem das palavras não decide a correspondência: o Similar Words compara as palavras que dois campos têm em comum, segundo as regras que definir.
• Pode configurar o Dedupely para procurar palavras em "Qualquer Ordem", ou visar as "Primeiras" ou "Últimas" palavras de um campo.
• Pode definir exatamente o "Número de Palavras a Corresponder", permitindo que uma entrada como "Fire Company LLC" corresponda a "Company LLC Fire Inc.".
• Para cortar o ruído, pode adicionar até 50 "Ignored terms" e ignorar palavras comuns ou inúteis durante a análise, como “LLC,” “Sr.,” etc.
• Ative "Corresponder diminutivos" para apanhar automaticamente variações comuns de nomes, fazendo corresponder "Robert" a "Bob".
• Ative "Enviar formatos incorretos para revisão manual" para encaminhar campos mal formatados diretamente para Manual Review.

Nenhum

• Por vezes, a melhor lógica de correspondência é a exclusão intencional.
• Escolher "Nenhum" impede que um campo reconhecidamente pouco fiável entre na correspondência, protegendo a sua Duplicate Search de falsos positivos desnecessários.

Filtros e exclusões

Filtros

Vá além das opções de correspondência com parâmetros específicos de inclusão ou exclusão. Os filtros permitem isolar segmentos exatos da base de dados, analisando apenas os registos marcados como "Clientes", por exemplo, ou excluindo uma região inteira, para a análise cobrir aquilo que pretendia.

Correspondências excluídas

Para evitar que o sistema agrupe registos de forma agressiva com base em palavras comuns e de pouco valor, o Dedupely exclui essas correspondências por si. Assim, os resultados assentam em dados relevantes e não em ruído. Pode ver o que ficou excluído no separador inferior da sua Duplicate Search.

FAQ sobre as Opções de Correspondência

• Criar ou editar uma Duplicate Search faz merge automático dos registos no meu CRM? Não. As Duplicate Searches apenas filtram e mostram possíveis duplicados para a sua revisão dentro do Dedupely. Alterar campos ou opções de correspondência atualiza somente a vista de resultados. O Dedupely nunca faz merge de um registo no seu CRM até clicar em "Merge", ou até o Auto Merge correr no horário que definir.
• Porque é que há campos visíveis na minha pesquisa que não são usados na correspondência? Os campos visíveis servem para dar contexto adicional durante a revisão dos pares duplicados. Só os campos com opções de correspondência ativas determinam se dois registos são sinalizados como duplicados, mas acrescentar campos visíveis (como Created Date, Record Owner ou Lead Source) ajuda a avaliar os conjuntos de duplicados, a escolher o registo primário correto e a decidir antes de fundir.
• Posso usar opções de correspondência diferentes em campos diferentes na mesma pesquisa? Sim. As opções de correspondência são definidas campo a campo. Pode criar uma única Duplicate Search que exige correspondência "Exact" no campo Email e, ao mesmo tempo, correspondência "Fuzzy" no campo Apelido, para apanhar variações de escrita.
• Porque é que dois registos aparentemente idênticos não aparecem como correspondência? Se estiver a usar uma correspondência "Exact" e os registos não emparelham, verifique no CRM se existem diferenças de formatação ocultas, como espaços no fim do texto. Confirme também que os outros campos incluídos na sua Duplicate Search não estão a impedir a correspondência. Se uma pesquisa avalia três campos, os três têm de cumprir os respetivos critérios para o par ser sinalizado como duplicado.
• Devo selecionar todos os campos disponíveis para obter as melhores correspondências? Não. Adicionar demasiados campos a uma única Duplicate Search pode limitar os resultados, porque exige que os registos correspondam em todos os pontos de dados. Recomendamos combinar 2 a 4 campos-chave (como Nome, Apelido e Email) para equilibrar precisão e volume de correspondências.
• Alterar uma opção de correspondência afeta os dados no meu CRM? Não. Ajustar as opções de correspondência só muda a forma como o Dedupely filtra e apresenta potenciais duplicados dentro da aplicação. Os dados no CRM só são alterados quando iniciar efetivamente uma fusão.

Mencionado neste artigo: Encontrar Duplicados, Filtros, Correspondências excluídas, e Manual Review.