Options de correspondance

À votre première connexion, une fois vos données synchronisées, Dedupely crée automatiquement des Duplicate Searches par défaut. Leurs options de correspondance sont préconfigurées champ par champ selon votre CRM : vous trouvez donc des doublons immédiatement. Rien n'est figé pour autant : modifiez ces recherches par défaut, dupliquez-les ou créez-en de nouvelles pour coller à vos besoins.

Par où commencer

Commencer par Exact sur les champs à fort impact (First Name, Last Name, Email ou Phone) permet de trouver et de fusionner vite les doublons identiques évidents.

Vous pouvez ensuite ajuster les options de correspondance et les champs pour attraper les cas limites complexes, difficiles à repérer.

Comment configurer les Match Options

Vous définissez vos options de correspondance directement dans votre Duplicate Search. Sous le nom de chaque champ analysé, un menu déroulant permet de choisir la logique de correspondance.

Types d'options de correspondance

Exact

• Quand la précision doit être absolue, Exact compare les enregistrements sur des valeurs identiques, sans tenir compte de la casse.
• C'est le réglage idéal pour les champs sensibles : adresses e-mail, numéros d'identification officiels ou noms principaux, où vous voulez éliminer les faux positifs.
• Par exemple, un enregistrement "John Smith" ne signalera comme doublon qu'un autre "John Smith".

Similaire

• La saisie est rarement parfaite : l'option Similar repère les fautes de frappe, les lettres inversées ou les caractères manquants.
• Cette option offre le bon équilibre entre précision stricte et souplesse pour repérer les doublons présentant de légères variations.
• Sur les numéros de téléphone, le mode Similar retire la mise en forme, les tirets, les parenthèses et l'indicatif pays (+1, par exemple), puis compare les sept chiffres principaux.

Approximatif

• Parfois, deux valeurs se prononcent de la même façon mais s'écrivent très différemment : c'est là que Fuzzy est le plus efficace.
• Elle utilise un algorithme phonétique conçu pour repérer les orthographes alternatives et les variantes phonétiques, idéal pour des noms de contacts irréguliers ou des données collectées à l'oral.
• Si un commercial saisit "Sean" et un autre "Shawn", cette option fait le lien et les signale comme correspondance.

Racine du domaine

• Idéale pour nettoyer une base B2B, cette option isole le domaine principal et le compare, au lieu d'utiliser l'adresse e-mail ou l'URL complète.
• Vous pouvez ainsi fusionner ou rejeter (selon votre définition d'un doublon) plusieurs contacts ou enregistrements rattachés à la même organisation.
• Il reconnaît sans difficulté que des variantes courantes comme sales@example.com et support@example.com appartiennent à la même entreprise.

Similar Words

• L'ordre des mots ne décide pas de la correspondance : Similar Words compare les mots communs à deux champs, selon les règles que vous définissez.
• Vous pouvez configurer Dedupely pour chercher les mots dans "Any Order", ou cibler les mots "First" ou "Last" d'un champ.
• Vous définissez précisément le "Number of Words to Match", ce qui permet à une entrée comme "Fire Company LLC" de correspondre à "Company LLC Fire Inc.".
• Pour limiter le bruit, ajoutez jusqu'à 50 "Ignored terms" personnalisés afin d'ignorer les mots courants ou inutiles pendant l'analyse, comme “LLC,” “M.,” etc.
• Activez "Match nicknames" pour détecter les variantes de prénoms courantes et faire correspondre "Robert" avec "Bob".
• Activez "Send incorrect formats to manual review" pour envoyer les champs mal formatés directement en Manual Review.

Aucun

• Parfois, la meilleure logique de correspondance consiste à exclure volontairement.
• Choisir « Aucun » exclut du rapprochement un champ notoirement peu fiable et évite à votre Duplicate Search des faux positifs inutiles.

Filtres et exclusions

Filtres

Allez plus loin que les options de correspondance avec des critères d'inclusion ou d'exclusion précis. Les filtres isolent des segments exacts de votre base : n'analyser que les enregistrements marqués "Clients", par exemple, ou exclure toute une région, pour qu'une analyse couvre exactement ce que vous visiez.

Correspondances exclues

Pour éviter que des mots courants et peu significatifs ne regroupent trop d'enregistrements, Dedupely exclut ces correspondances à votre place. Vos résultats reposent ainsi sur des données utiles plutôt que sur du bruit. L'onglet inférieur de votre Duplicate Search montre ce qui a été exclu.

FAQ sur les options de rapprochement

• La création ou la modification d'une Duplicate Search fusionne-t-elle automatiquement des enregistrements dans mon CRM ? Non. Les Duplicate Searches se contentent de filtrer et d'afficher les doublons potentiels pour que vous les examiniez dans Dedupely. Modifier des champs ou des options de correspondance met simplement à jour l'affichage des résultats. Dedupely ne fusionne jamais un enregistrement dans votre CRM tant que vous n'avez pas cliqué sur « Merge », ou tant qu'Auto Merge ne s'exécute pas selon la planification que vous avez définie.
• Pourquoi certains champs affichés dans ma recherche ne servent-ils pas à la correspondance ? Les champs visibles apportent du contexte au moment d'examiner les paires de doublons. Seuls les champs dotés d'une option de correspondance active déterminent si deux enregistrements sont signalés comme doublons, mais ajouter des champs visibles (date de création, propriétaire de l'enregistrement, source du lead) vous aide à évaluer les ensembles, à choisir le bon enregistrement principal et à décider en connaissance de cause avant de fusionner.
• Puis-je utiliser des options de correspondance différentes selon les champs d'une même recherche ? Oui. Les options de correspondance se règlent champ par champ. Une même Duplicate Search peut donc exiger une correspondance "Exact" sur le champ E-mail et une correspondance "Approximatif" sur le champ Nom pour absorber les variantes d'orthographe.
• Pourquoi deux enregistrements apparemment identiques ne sont-ils pas détectés comme correspondance ? Si vous utilisez une correspondance « Exact » et que les enregistrements ne s'apparient pas, vérifiez dans le CRM les écarts de mise en forme invisibles, par exemple un espace en fin de texte. Vérifiez aussi que les autres champs inclus dans votre Duplicate Search n'empêchent pas la correspondance. Si une recherche évalue trois champs, les trois doivent remplir leurs critères pour que le doublon soit signalé.
• Dois-je sélectionner tous les champs disponibles pour obtenir les meilleures correspondances ? Non. Ajouter trop de champs à une même Duplicate Search limite les résultats, car les enregistrements doivent alors correspondre sur chaque point de données. Nous recommandons de combiner 2 à 4 champs clés (prénom, nom et e-mail, par exemple) pour équilibrer précision et volume de correspondances.
• Modifier une option de correspondance affecte-t-il les données de mon CRM ? Non. Ajuster vos options de correspondance change seulement la façon dont Dedupely filtre et affiche les doublons potentiels dans l'application. Vos données CRM ne sont jamais modifiées tant que vous ne lancez pas une fusion.

Mentionné dans cet article : Repérer les doublons, Filtres, Correspondances exclues, et Manual Review.