Opzioni di corrispondenza

Al primo accesso, dopo la sincronizzazione dei dati, Dedupely prepara automaticamente delle Duplicate Searches predefinite. Arrivano con le Match Options già configurate per ogni campo, in base al tuo CRM, così trovi subito i duplicati. Non sei però vincolato: puoi modificare queste ricerche predefinite, clonarle o crearne di nuove da zero secondo le tue esigenze.

Da dove iniziare

Partire da Exact sui campi ad alto impatto (come Nome, Cognome, Email o Telefono) ti fa trovare e unire subito i duplicati identici più evidenti.

Poi puoi modificare le opzioni e i campi di corrispondenza per intercettare i casi limite più complessi e difficili da trovare.

Come configurare le Match Options

Le opzioni di corrispondenza si impostano direttamente nella Duplicate Search. Sotto il nome di ogni campo da analizzare trovi un menu a discesa per scegliere la logica di corrispondenza.

Tipi di opzioni di corrispondenza

Esatta

• Quando serve precisione assoluta, Exact confronta i record cercando valori identici e ignora le maiuscole.
• È l'impostazione ideale per i campi critici come indirizzi email, codici fiscali o nomi principali, dove vuoi eliminare i falsi positivi.
• Per esempio, un record "John Smith" segnala come duplicato solo un altro "John Smith".

Simile

• L'inserimento dati è raramente perfetto: Similar intercetta piccoli refusi, lettere invertite o caratteri mancanti.
• Questa opzione trova il giusto equilibrio tra precisione rigorosa e flessibilità nell'individuare duplicati con piccole varianti.
• Sui numeri di telefono, Similar rimuove formattazione, trattini, parentesi e prefissi internazionali (come +1) e confronta le sette cifre principali.

Fuzzy

• A volte i dati suonano identici ma sulla carta sembrano del tutto diversi: è qui che Fuzzy dà il meglio.
• Usa un algoritmo fonetico che intercetta grafie alternative e variazioni fonetiche: ideale per nomi di contatti non uniformi o dati raccolti a voce.
• Se un commerciale scrive "Sean" e un altro "Shawn", questa opzione colma la differenza e li segnala come corrispondenza.

Dominio radice

• Ideale per la pulizia dei database B2B, questa opzione isola e confronta solo il dominio principale invece dell'indirizzo email o dell'URL completo.
• Così puoi unire o rifiutare (a seconda di cosa consideri un duplicato) più contatti o record della stessa organizzazione.
• Riconosce facilmente che varianti standard come sales@example.com e support@example.com appartengono alla stessa azienda.

Similar Words

• L'ordine delle parole non decide la corrispondenza: Similar Words confronta le parole che due campi hanno in comune, secondo le regole che imposti.
• Puoi configurare Dedupely per cercare le parole in "Qualsiasi ordine" oppure puntare solo alle "Prime" o alle "Ultime" parole di un campo.
• Definisci con precisione il "Numero di parole da confrontare", così una voce come "Fire Company LLC" corrisponde a "Company LLC Fire Inc.".
• Per eliminare il rumore, puoi aggiungere fino a 50 "Ignored terms" personalizzati e saltare durante la scansione le parole comuni o poco utili, come “LLC,” “Mr.,” ecc.
• Attiva "Riconosci i diminutivi" per intercettare in automatico le varianti più comuni dei nomi e far corrispondere "Robert" con "Bob".
• Attiva "Invia i formati non corretti alla revisione manuale" per mandare i campi mal formattati direttamente in Manual Review.

Nessuno

• A volte la logica di corrispondenza migliore è escludere di proposito.
• Scegliendo "None" escludi dal confronto un campo notoriamente inaffidabile e proteggi la tua Duplicate Search da falsi positivi inutili.

Filtri ed esclusioni

Filtri

Vai oltre le opzioni di corrispondenza impostando parametri precisi di inclusione o esclusione. I filtri isolano segmenti esatti del database: analizzi solo i record contrassegnati come "Customers", per esempio, oppure escludi un'intera area, così la scansione copre davvero quello che volevi.

Corrispondenze escluse

Per evitare che il sistema raggruppi i record in base a parole comuni e poco significative, Dedupely esclude quelle corrispondenze al posto tuo. Così i risultati si basano su dati concreti e non sul rumore di fondo. Puoi vedere cosa è stato escluso nella scheda in fondo alla tua Duplicate Search.

FAQ sulle opzioni di corrispondenza

• La creazione o la modifica di una Duplicate Search unisce automaticamente i record nel mio CRM? No. Le Duplicate Searches si limitano a filtrare e mostrare le potenziali corrispondenze duplicate per la tua revisione dentro Dedupely. Modificare i campi o le opzioni di corrispondenza aggiorna soltanto la vista dei risultati. Dedupely non unisce mai un record nel tuo CRM finché non fai clic su "Merge", o finché Auto Merge non parte secondo la pianificazione che imposti.
• Perché nella ricerca compaiono campi visibili che non vengono usati per la corrispondenza? I campi visibili danno contesto in più quando esamini le coppie di duplicati. Solo i campi con opzioni di corrispondenza attive decidono se due record vengono segnalati come duplicati, ma aggiungere altri campi visibili (come Data di creazione, Proprietario del record o Origine del lead) ti aiuta a valutare i gruppi di duplicati, scegliere il record primario giusto e decidere con cognizione prima di unire.
• Posso usare opzioni di corrispondenza diverse per campi diversi nella stessa ricerca? Sì. Le opzioni di corrispondenza si impostano campo per campo: in un'unica Duplicate Search puoi richiedere una corrispondenza "Exact" sul campo Email e allo stesso tempo una corrispondenza "Fuzzy" sul cognome, per gestire le varianti di scrittura.
• Perché due record apparentemente identici non risultano in corrispondenza? Se usi una corrispondenza "Esatta" e i record non vengono accoppiati, controlla nel CRM eventuali differenze di formattazione nascoste, per esempio spazi finali dopo il testo. Verifica poi che non siano altri campi della Duplicate Search a bloccare la corrispondenza: se una ricerca valuta tre campi, tutti e tre devono soddisfare i rispettivi criteri perché il record venga segnalato come duplicato.
• Devo selezionare tutti i campi disponibili per ottenere le corrispondenze migliori? No. Troppi campi in una sola Duplicate Search riducono i risultati, perché i record devono corrispondere su ogni singolo dato. Consigliamo di combinare da 2 a 4 campi chiave (come Nome, Cognome ed Email) per bilanciare precisione e volume di corrispondenze.
• Cambiare un'opzione di corrispondenza modifica i dati del mio CRM? No. Le opzioni di corrispondenza cambiano solo il modo in cui Dedupely filtra e mostra i potenziali duplicati nell'applicazione. I dati nel CRM restano intatti finché non avvii tu stesso un'unione.

Menzionati in questo articolo: Trovare i duplicati, Filtri, Corrispondenze escluse, e Manual Review.