Repérer les doublons cachés

La correspondance exacte ne trouve que les fiches écrites de la même façon. Les vrais doublons ne le sont souvent pas : « Jon » et « John », « Bob » et « Robert », un e-mail professionnel et un personnel, ou un numéro avec et sans indicatif pays. Dans Dedupely, vous repérez ces doublons cachés en choisissant la bonne option de correspondance pour chaque champ et en activant les Enhancements de correspondance dans votre Duplicate Search. Une correspondance plus large trouve plus de doublons, et plus de faux aussi, ce playbook montre donc également comment les examiner sans risque.

De quel doublon caché s'agit-il, et comment le repérer ?

Match nicknames couvre les surnoms courants, et la prise en charge des surnoms dans d'autres langues s'élargit. Voir Options de correspondance.

Activer les Enhancements de correspondance

Les Enhancements sont deux réglages supplémentaires dans chaque Duplicate Search :

• Correspondance entre champs (activé par défaut) : trouve les mêmes valeurs quand elles sont inversées entre les champs de la recherche. Par exemple « Ana / Lopez » et « Lopez / Ana » dans First Name et Last Name. Les fiches ne correspondent que si elles ont les mêmes valeurs dans tous les champs de la recherche, dans n'importe quel ordre. Une fiche avec un champ vide dans la recherche en sort.
• Tolérance aux fautes de frappe (désactivé par défaut) : évite que de petites différences bloquent des correspondances quand vous utilisez une correspondance plus stricte.

Pour les vérifier ou les modifier :

1. Ouvrez votre Duplicate Search et cliquez sur Paramètres de correspondance.
2. Cliquez sur Extra Settings.
3. Dans Enhancements, cochez ou décochez Correspondance entre champs et Tolérance aux fautes de frappe.
4. Cliquez sur Terminé, puis cliquez sur Scan.

Les Enhancements se règlent dans chaque Duplicate Search, vous pouvez donc garder une recherche stricte sans Typo allowance et l'activer dans une plus large.

Examiner les doublons cachés sans risque

Les doublons cachés demandent un examen plus attentif que les doublons exacts :

• Rapprochez sur au moins trois champs, pour qu'une option plus souple sur un champ soit vérifiée par les autres.
• Ajouter des Visible Fields comme Email, Phone Number, Company et Create Date, pour comparer ce qui ne correspond pas.
• Rejeter les fausses correspondances. Elles restent hors de toutes les recherches futures de cet objet. Voir Correspondances rejetées.
• Envoyez les correspondances floues dans Manual Review. Voir Manual Review.
• Utilisez Auto Match, pas Auto Merge, jusqu'à ce que la recherche ne trouve plus de fausses correspondances. Voir Éviter les fausses correspondances.

Exemple de configuration

Une équipe B2B a fusionné ses doublons exacts et veut attraper le reste de ses contacts HubSpot.

1. Recherche 1 (surnoms) : First Name : Similar Words (Any Order), avec Match nicknames activé · Last Name : Exact · Company : Similar Words (Any Order), avec Ignored terms Inc., LLC, Ltd.
2. Recherche 2 (deux e-mails) : First Name : Exact · Last Name : Exact · Phone Number : Similar · Email : None.
3. Améliorations : Cross-field matching laissé activé (par défaut) dans les deux recherches, pour repérer prénoms et noms inversés entre les champs. Typo allowance reste désactivé.
4. Visible Fields : Email, Phone Number, Company, Create Date.
5. Merge Rules : Primary Record réglé sur Le plus de données.
6. Revue : rejetez les fausses correspondances, envoyez les floues en Manual Review, puis fusionnez. Activez Auto Match sur les deux recherches.

Erreurs courantes

• Commencer par une correspondance souple. Fusionnez d'abord vos doublons exacts, puis cherchez les doublons cachés.
• Assouplir tous les champs à la fois. Assouplissez un champ par recherche et gardez les autres stricts.
• Rapprocher des personnes sur l'e-mail alors qu'elles en utilisent deux. Utilisez plutôt le nom plus le téléphone ou l'entreprise.
• Utiliser Exact sur des téléphones de formats différents. Exact ne fait correspondre que les numéros écrits de la même façon. Utilisez Similar.
• Activer Auto Merge tout de suite. Les doublons cachés doivent d'abord être vérifiés par une personne.

FAQ sur les doublons cachés

• Pourquoi Exact ne rapproche-t-il pas « Jon » et « John » ? Exact ne rapproche que des valeurs écrites à l'identique, sans tenir compte de la casse. Utilisez Similar ou Fuzzy sur les noms.
• Dedupely rapproche-t-il les surnoms dans d'autres langues ? Match nicknames couvre les surnoms courants, et d'autres langues sont en cours d'ajout.
• Que fait Cross-field matching ? Il rapproche les fiches dont les valeurs sont inversées entre les champs de la recherche, comme « Ana / Lopez » et « Lopez / Ana » dans First Name et Last Name. Les fiches doivent avoir les mêmes valeurs dans tous ces champs.
• À quoi sert la Tolérance aux fautes de frappe ? Elle évite que de petites différences bloquent une correspondance quand vous utilisez une correspondance plus stricte.
• Une correspondance plus large va-t-elle créer de fausses correspondances ? C'est possible. Rapprochez sur au moins trois champs, examinez les résultats et rejetez ce qui n'est pas un doublon.