Apanhar duplicados escondidos

A correspondência exata só encontra registros escritos exatamente da mesma forma. Duplicados reais muitas vezes não são assim: "Jon" e "John", "Bob" e "Robert", um email de trabalho e um pessoal, ou um telefone com e sem código do país. No Dedupely, você pega esses duplicados escondidos escolhendo a opção de correspondência certa para cada campo e ativando os Enhancements de correspondência na sua Duplicate Search. Uma correspondência mais ampla encontra mais duplicados e também mais falsos, por isso este playbook também mostra como revisá-los com segurança.

Que duplicado oculto é, e como o apanhar?

Match nicknames abrange apelidos comuns, e o suporte a apelidos em mais idiomas está crescendo. Veja Opções de Correspondência.

Como ativar as Enhancements de correspondência

Enhancements são duas configurações extras em cada Duplicate Search:

• Correspondência entre campos (ativado por padrão): encontra os mesmos valores quando estão trocados entre os campos da pesquisa. Por exemplo, "Ana / Lopez" e "Lopez / Ana" em First Name e Last Name. Os registros só coincidem quando têm os mesmos valores em todos os campos da pesquisa, em qualquer ordem. Um registro com um campo vazio na pesquisa fica de fora.
• Tolerância a erros de digitação (desativada por padrão): impede que pequenas diferenças bloqueiem correspondências quando você usa uma correspondência mais rigorosa.

Para os verificar ou alterar:

1. Abra a sua Duplicate Search e clique em Configurações de correspondência.
2. Clique em Extra Settings.
3. Em Enhancements, marque ou desmarque Correspondência entre campos e Tolerância a erros de digitação.
4. Clique em Concluídoe depois clique em Scan.

Os Enhancements são definidos em cada Duplicate Search, então você pode manter uma pesquisa rigorosa sem Typo allowance e ativá-lo numa mais ampla.

Como revisar duplicados escondidos com segurança

Os duplicados escondidos precisam de uma análise mais atenta do que os exatos:

• Faça corresponder por pelo menos três campos, para que uma opção de correspondência mais abrangente num campo seja verificada pelos outros.
• Acrescente Visible Fields como Email, Phone Number, Company e Create Date, para comparar o que não coincide.
• Rejeitar correspondências falsas. Ficam fora de todas as pesquisas futuras desse objeto. Veja Correspondências rejeitadas.
• Envie as correspondências duvidosas para Manual Review. Veja Manual Review.
• Use o Auto Match, não o Auto Merge, até a pesquisa deixar de encontrar correspondências falsas. Veja Evitar correspondências falsas.

Configuração de exemplo

Uma equipe B2B mesclou os duplicados exatos e quer apanhar o resto dos contatos do HubSpot.

1. Pesquisa 1 (apelidos): First Name: Similar Words (Any Order), com Match nicknames ativo · Last Name: Exact · Company: Similar Words (Any Order), com Ignored terms Inc., LLC, Ltd.
2. Pesquisa 2 (dois emails): First Name: Exact · Last Name: Exact · Phone Number: Similar · Email: None.
3. Melhorias: Cross-field matching ativado (padrão) nas duas pesquisas, para pegar nomes e sobrenomes trocados entre campos. Typo allowance continua desativado.
4. Visible Fields: Email, Phone Number, Company, Create Date.
5. Merge Rules: Primary Record definido como Mais dados no campo.
6. Revisão: rejeite correspondências falsas, envie as pouco claras para Manual Review e depois mescle. Ative o Auto Match em ambas as pesquisas.

Erros comuns

• Começar com correspondência larga. Mescle primeiro os duplicados exatos e depois procure os ocultos.
• Aliviar todos os campos de uma vez. Alargue um campo por pesquisa e mantenha os outros rigorosos.
• Fazer corresponder pessoas pelo email quando usam dois. Use antes nome mais telefone ou empresa.
• Usar Exact em telefones com formatos diferentes. Exact só coincide com números escritos da mesma forma. Use Similar.
• Ativar o Auto Merge logo de início. Os duplicados escondidos precisam que uma pessoa os verifique primeiro.

Perguntas frequentes sobre duplicados escondidos

• Porque é que Exact não faz corresponder "Jon" e "John"? Exact só corresponde a valores escritos da mesma forma, ignorando maiúsculas. Use Similar ou Fuzzy nos nomes.
• O Dedupely faz correspondência de apelidos em outros idiomas? Match nicknames abrange apelidos comuns, e mais idiomas estão sendo acrescentados.
• O que faz o Cross-field matching? Emparelha registros cujos valores estão trocados entre os campos da pesquisa, como "Ana / Lopez" e "Lopez / Ana" em First Name e Last Name. Os registros precisam dos mesmos valores em todos esses campos.
• O que faz a Tolerância a erros de digitação? Evita que pequenas diferenças bloqueiem uma correspondência quando usa uma comparação mais rigorosa.
• Uma correspondência mais abrangente vai criar correspondências falsas? Pode. Faça a correspondência por pelo menos três campos, revise os resultados e rejeite o que não for duplicado.