A sua rotina de deduplicação

Deduplicação não é um projeto pontual. Formulários, importações e integrações continuam adicionando registros, então uma rotina curta evita que o seu CRM volte a encher. No Dedupely, a maior parte do trabalho roda sozinha com o Auto Match e o Auto Merge. Sua rotina consiste em verificar o que eles encontraram, esvaziar as filas de revisão e ajustar as pesquisas conforme os dados mudam. Este playbook traz uma checklist para cada semana, cada mês, cada trimestre e depois de cada grande importação.

Todas as semanas (15-30 minutos)

• ☐ Leia o seu Duplicate Report. É enviado por email toda semana por padrão. Verifique se o seu número de duplicados está subindo ou descendo. Veja Notificações.
• ☐ Aja sobre os emails do Auto Match. Toda a gente na conta os recebe, por isso combinem quem trata de cada pesquisa. Abra cada pesquisa que o avisou e mescle, rejeite ou envie correspondências para Manual Review.
• ☐ Esvazie a aba Manual Review em cada pesquisa, com as pessoas que têm que decidir. Veja Manual Review.
• ☐ Verifique cada painel do Auto Merge. Veja Auto Merges recentes e Attention Needed, e passe o cursor sobre qualquer mesclagem com estado Error para ver o motivo.

Todos os meses (cerca de uma hora)

• ☐ Verifique a aba Excluded nas suas pesquisas principais. Um número crescente de correspondências grandes significa que uma pesquisa ficou demasiado abrangente. Veja Correspondências excluídas.
• ☐ Verifique o Merge History por amostragem. Abra algumas mesclagens recentes e confirme que ganharam os valores certos. Veja Merge History.
• ☐ Verifique o número de registros no Billing & Usage (Admins). Até 10% acima do limite, tem 10 dias para mudar para um plano superior ou desativar objetos. Depois disso, a conta passa a só de leitura e as mesclagens e o Auto Merge param. Veja Billing & Usage.
• ☐ Procure padrões nas rejeições. Se continua a rejeitar o mesmo tipo de correspondência, corrija antes a pesquisa. Veja Evitar correspondências falsas.
• ☐ Promova as pesquisas comprovadas. Uma pesquisa com Auto Match em que deixou de rejeitar correspondências está pronta para o Auto Merge.

Todos os trimestres (cerca de uma hora)

• ☐ Revise suas Merge Rules. Novos campos, novas equipes ou um novo processo podem mudar os valores que devem ganhar. Veja Merge Rules.
• ☐ Revise suas Safety Settings de cada objeto. Veja Segurança das Uniões.
• ☐ Verifique os seus objetos em CRM Settings. Ative objetos que ainda não deduplicou, ou desative os que já não precisa.
• ☐ Arrume as suas Duplicate Searches. Apague clones de teste antigos e dê a cada pesquisa um nome claro, como "Contacts · Formulários web · Email exato".
• ☐ Revise o Audit Log (Admins) para alterações inesperadas em pesquisas, regras ou usuários. Veja Audit Log.
• ☐ Procure novas fontes de duplicados: novos formulários, integrações ou ferramentas acrescentados este trimestre.

Depois de cada grande importação ou nova integração

• ☐ Deduplique a lista antes de importar para o CRM. Veja Deduplique uma lista antes de a importar.
• ☐ Analise as suas pesquisas principais depois da importação, e mescle as novas correspondências.
• ☐ Acompanhe uma nova integração durante 2–4 semanas, com uma pesquisa sobre os dados que envia e o Auto Match ativo, antes de ativar o Auto Merge para ela.

Quem faz o quê

Veja Trabalhar em equipe no Dedupely.

Rotina de exemplo

Uma responsável de marketing ops numa empresa SaaS com HubSpot:

• Segunda-feira, 20 minutos: lê o Duplicate Report, trata dois emails do Auto Match e verifica o painel do Auto Merge dos formulários web.
• Quinta-feira, 10 minutos: esvazia a Manual Review com o chefe da equipe de vendas.
• Primeira segunda-feira do mês: verifica a aba Excluded e 10 mesclagens aleatórias no Merge History, e confirma a contagem de registros com o Admin.
• Depois de cada webinar: deduplica a lista de inscrições como CSV antes de a importar e depois analisa a pesquisa de contatos.

Erros comuns

• Ignorar os emails do Auto Match. As correspondências acumulam-se, e o acumulado volta.
• Deixar o Manual Review crescer. As correspondências lá nunca são mescladas automaticamente. Defina uma hora por semana para a esvaziar.
• Não verificar os erros do Auto Merge. Um erro aponta normalmente para algo no seu CRM, como uma permissão em falta ou um campo só de leitura, que alguém tem que corrigir.
• Ultrapassar o limite de registros sem dar por isso. Depois do período de tolerância de 10 dias, a conta fica só de leitura e o Auto Merge para.
• Nunca revisar as Merge Rules. As regras definidas para o processo do ano passado podem manter hoje os valores errados.

Perguntas frequentes sobre uma rotina de deduplicação

• Com que frequência devo deduplicar o meu CRM? Verifique toda semana, ajuste todo mês, revise a cada trimestre. Com o Auto Merge nas suas pesquisas testadas, a maioria dos duplicados novos é mesclada sem que você precise fazer nada.
• Como sei se os duplicados estão diminuindo? Seu Duplicate Report mostra os duplicados nos seus CRMs conectados, semanal ou mensalmente.
• Posso receber o Duplicate Report mensalmente em vez de semanalmente? Sim. Altere-o em My Account → Notificações.
• O Dedupely me avisa quando surgem novos duplicados? Sim, com o Auto Match. Todas as pessoas da conta recebem um email quando uma pesquisa atinge o número de correspondências que definir.
• E se ultrapassar o limite de registros? Até 10% acima, tudo continua a funcionar durante 10 dias. Depois disso, ou se passar mais de 10%, a sua conta fica só de leitura até um administrador fazer upgrade ou desativar objetos em CRM Settings.