# Una rutina semanal de deduplicación del CRM | Dedupely > Una rutina sencilla en Dedupely, semanal, mensual y tras cada importación, para detectar duplicados nuevos, vaciar colas de revisión y proteger tus automatizaciones. - URL: https://dedupe.ly/es/knowledge-base/your-deduplication-routine - Section: knowledge-base - Site index: https://dedupe.ly/llms.txt - Any page: append `.md` to its URL for this plain-text form --- ## Tu rutina de deduplicación Por [Gaby Salinas](https://www.linkedin.com/in/gbyslns) Actualizado 28 de octubre de 2026 Una lista de comprobación semanal, mensual y trimestral para mantener tu CRM sin duplicados después de la primera limpieza. La deduplicación no es un proyecto puntual. Los formularios, las importaciones y las integraciones siguen añadiendo registros, así que una rutina breve evita que tu CRM vuelva a llenarse. En Dedupely, la mayor parte del trabajo se hace sola con Auto Match y Auto Merge. Tu rutina consiste en revisar lo que encontraron, vaciar tus colas de revisión y ajustar tus búsquedas a medida que cambian tus datos. Este playbook te da una checklist para cada semana, cada mes, cada trimestre y tras cada importación grande. ### Antes de empezar - **Tu atraso fusionado**, o la mayor parte. Consulta [Tu primer proyecto de deduplicación](https://dedupe.ly/knowledge-base/your-first-deduplication-project). - **Auto Match o Auto Merge en tus búsquedas principales.** Consulta [Cómo evitar que entren duplicados en tu CRM](https://dedupe.ly/knowledge-base/how-to-stop-duplicates-getting-into-your-crm). ### Cada semana (15-30 minutos) - ☐ **Lee tu Duplicate Report.** Se envía por correo cada semana por defecto. Comprueba si tu número de duplicados sube o baja. Consulta [Notificaciones](https://dedupe.ly/knowledge-base/notifications). - ☐ **Actúa sobre los correos de Auto Match.** Los recibe todo el mundo en la cuenta, así que acordad quién se ocupa de cada búsqueda. Abre cada búsqueda que te avisó y fusiona, rechaza o envía coincidencias a Manual Review. - ☐ **Vacía la pestaña Manual Review** en cada búsqueda, con las personas que tienen que decidir. Consulta [Manual Review](https://dedupe.ly/knowledge-base/manual-review). - ☐ **Revisa cada panel de Auto Merge.** Revisa **Auto Merge recientes** y **Attention Needed**, y pasa el cursor sobre cualquier fusión con estado **Error** para ver el motivo. ### Cada mes (aproximadamente una hora) - ☐ **Revisa la pestaña Excluded** en tus búsquedas principales. Un número creciente de coincidencias grandes indica que una búsqueda se ha vuelto demasiado amplia. Consulta [Coincidencias excluidas](https://dedupe.ly/knowledge-base/excluded-matches). - ☐ **Revisa por muestreo Merge History.** Abre algunas fusiones recientes y confirma que ganaron los valores correctos. Consulta [Merge History](https://dedupe.ly/knowledge-base/merge-history). - ☐ **Comprueba tu número de registros** en **Billing & Usage** (Admins). Hasta un 10% por encima de tu límite, tienes 10 días para pasar a un plan superior o desactivar objetos. Después, tu cuenta pasa a solo lectura y las fusiones y Auto Merge se detienen. Consulta [Billing & Usage](https://dedupe.ly/knowledge-base/billing-usage). - ☐ **Busca patrones en los rechazos.** Si sigues rechazando el mismo tipo de coincidencia, corrige la búsqueda. Consulta [Cómo evitar coincidencias falsas](https://dedupe.ly/knowledge-base/avoiding-false-matches). - ☐ **Sube de nivel las búsquedas probadas.** Una búsqueda con Auto Match en la que ya no rechazas coincidencias está lista para Auto Merge. ### Cada trimestre (aprox. una hora) - ☐ **Revisa tus Merge Rules.** Campos nuevos, equipos nuevos o un proceso nuevo pueden cambiar qué valores deben ganar. Consulta [Merge Rules](https://dedupe.ly/knowledge-base/merge-rules). - ☐ **Revisa tus Safety Settings** de cada objeto. Consulta [Seguridad al fusionar](https://dedupe.ly/knowledge-base/merge-safety). - ☐ **Revisa tus objetos en CRM Settings.** Activa los objetos que aún no has deduplicado, o desactiva los que ya no necesitas. - ☐ **Ordena tus Duplicate Searches.** Borra los clones de prueba antiguos y da a cada búsqueda un nombre claro, como "Contacts · Formularios web · Email exacto". - ☐ **Revisa el Audit Log** (Admins) por si hay cambios inesperados en búsquedas, reglas o usuarios. Consulta [Audit Log](https://dedupe.ly/knowledge-base/audit-log). - ☐ **Busca fuentes nuevas** de duplicados: nuevos formularios, integraciones o herramientas añadidos este trimestre. ### Tras cada importación grande o integración nueva - ☐ **Deduplica la lista antes de importar** al CRM. Consulta [Deduplica una lista antes de importarla](https://dedupe.ly/knowledge-base/dedupe-a-list-before-you-import-it). - ☐ **Escanea tus búsquedas principales** después de la importación, y fusiona las coincidencias nuevas. - ☐ **Vigila una integración nueva durante 2–4 semanas**, con una búsqueda sobre los datos que envía y Auto Match activado, antes de activar Auto Merge para ella. ### Quién hace qué | Tarea | Quién | | --- | --- | | Semanal: correos de Auto Match, Manual Review, paneles de Auto Merge | Quien sea dueño de los datos de ese objeto, p. ej. Marketing para contactos, Sales Ops para empresas | | Mensual: pestaña Excluded, Merge History, rechazos | La persona responsable de tus Duplicate Searches | | Cada mes: número de registros | Un Admin | | Trimestral: Merge Rules, Safety Settings, Audit Log | Un Admin | Consulta [Trabajar en equipo en Dedupely](https://dedupe.ly/knowledge-base/working-as-a-team). ### Rutina de ejemplo Una responsable de marketing ops en una empresa SaaS con HubSpot: - **Lunes, 20 minutos:** lee el Duplicate Report, revisa dos correos de Auto Match y comprueba el panel de Auto Merge de los formularios web. - **Jueves, 10 minutos:** vacía Manual Review con el jefe del equipo de ventas. - **Primer lunes del mes:** revisa la pestaña Excluded y 10 fusiones al azar en Merge History, y confirma el número de registros con el Admin. - **Después de cada webinar:** deduplica la lista de inscritos como CSV antes de importarla y después analiza la búsqueda de contactos. ### Errores comunes - **Ignorar los correos de Auto Match.** Las coincidencias se acumulan, y lo pendiente vuelve. - **Dejar que Manual Review crezca.** Las coincidencias de ahí nunca se fusionan automáticamente. Fija un momento semanal para vaciarla. - **No revisar los errores de Auto Merge.** Un error suele apuntar a algo en tu CRM, como un permiso que falta o un campo de solo lectura, que alguien tiene que arreglar. - **Superar el límite de registros sin darse cuenta.** Tras el periodo de gracia de 10 días, tu cuenta pasa a solo lectura y Auto Merge se detiene. - **No revisar nunca las Merge Rules.** Las reglas pensadas para el proceso del año pasado pueden mantener hoy los valores equivocados. ### Preguntas frecuentes sobre una rutina de deduplicación - **¿Con qué frecuencia debo deduplicar mi CRM?** Revisa cada semana, ajusta cada mes, repasa cada trimestre. Con Auto Merge en tus búsquedas probadas, la mayoría de los duplicados nuevos se fusionan sin ti. - **¿Cómo sé si los duplicados están bajando?** Tu Duplicate Report muestra tus duplicados en tus CRM conectados, semanal o mensualmente. - **¿Puedo recibir el Duplicate Report cada mes en lugar de cada semana?** Sí. Cámbialo en **My Account** → **Notificaciones**. - **¿Me avisa Dedupely cuando aparecen duplicados nuevos?** Sí, con Auto Match. Todos los de la cuenta reciben un correo cuando una búsqueda llega al número de coincidencias que fijes. - **¿Y si supero mi límite de registros?** Hasta un 10% por encima, todo sigue funcionando 10 días. Después, o si te pasas más de un 10%, tu cuenta queda en solo lectura hasta que un administrador mejore el plan o desactive objetos en **CRM Settings**. ### A continuación [Notificaciones Configura tu Duplicate Report y tus alertas, para que los duplicados nuevos vengan a ti.](https://dedupe.ly/knowledge-base/notifications) ### ¿Sigues atascado? Nuestro equipo ayuda en todos los planes y durante la prueba gratuita, por chat, correo o Zoom. - ¿Necesitas ayuda? [Habla con soporte](https://dedupe.ly/contact) - ¿Dudas sobre los planes? [Agenda un Zoom con ventas](https://meetings.dedupe.ly/meetings/gaby-salinas/talk-to-sales) - ¿Estás leyendo esto con un modelo? [Lee esta página en Markdown](https://dedupe.ly/knowledge-base/your-deduplication-routine.md) - ¿Quieres darle todo el sitio? [Leer llms.txt](https://dedupe.ly/llms.txt) Detrás del artículo ### Gaby Salinas Asistente de marketing en Dedupely Gaby Salinas llegó a los datos de CRM desde el marketing y la publicidad, por lo que analiza los duplicados desde dos perspectivas: la lógica de coincidencia y fusión que hay detrás de ellos, y lo que provocan en las personas que usan el CRM, como el comercial que llama dos veces a un cliente, el administrador al que se culpa y la limpieza que nadie quiere empezar. Como asistente de marketing en Dedupely, observa cómo los equipos de RevOps, los usuarios finales, los consultores y los equipos técnicos trabajan realmente con sus datos: los registros en los que dejan de confiar, las soluciones alternativas que crean y el momento en que finalmente deciden limpiar. Lo que descubre determina gran parte de lo que publica Dedupely. [Conecta con Gaby en LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/gbyslns) ### Empieza gratis 20 fusiones de prueba gratis y todo el soporte gratuito que necesite para controlar sus duplicados. [Habla con ventas](https://meetings.dedupe.ly/meetings/gaby-salinas/talk-to-sales)[Prueba gratis](https://v2.app.dedupe.ly/signup) [O regístrate con Google](https://v2.app.dedupe.ly/signup/google) ¿Limpias el CRM de tus clientes? [Ver el programa de partners](https://dedupe.ly/become-a-partner) Saltar al contenido