Votre routine de dédoublonnage

Le dédoublonnage n'est pas un projet ponctuel. Formulaires, imports et intégrations continuent d'ajouter des fiches, et une courte routine empêche votre CRM de se remplir à nouveau. Dans Dedupely, l'essentiel du travail tourne seul avec Auto Match et Auto Merge. Votre routine consiste à vérifier ce qu'ils ont trouvé, vider vos files de revue et ajuster vos recherches à mesure que vos données changent. Ce playbook vous donne une checklist pour chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre et après chaque gros import.

Chaque semaine (15 à 30 minutes)

• ☐ Lisez votre Duplicate Report. Il est envoyé par e-mail chaque semaine par défaut. Vérifiez si votre nombre de doublons monte ou baisse. Voir Notifications.
• ☐ Agissez sur les e-mails Auto Match. Tout le monde dans le compte les reçoit, accordez-vous donc sur qui gère chaque recherche. Ouvrez chaque recherche qui vous a prévenu, et fusionnez, rejetez ou envoyez les correspondances en Manual Review.
• ☐ Videz l'onglet Manual Review sur chaque recherche, avec les personnes qui doivent trancher. Voir Manual Review.
• ☐ Vérifiez chaque tableau de bord Auto Merge. Regardez Auto Merge récents et Attention Needed, et survolez toute fusion au statut Error pour voir pourquoi.

Chaque mois (environ une heure)

• ☐ Vérifier l'onglet Excluded sur vos recherches principales. Un nombre croissant de grosses correspondances signifie qu'une recherche est devenue trop large. Voir Correspondances exclues.
• ☐ Contrôlez Merge History par sondage. Ouvrez quelques fusions récentes et vérifiez que les bonnes valeurs l'ont emporté. Voir Merge History.
• ☐ Vérifiez votre nombre de fiches dans Billing & Usage (Admins). Jusqu'à 10 % au-dessus de votre limite, vous avez 10 jours pour passer à un plan supérieur ou désactiver des objets. Ensuite, votre compte passe en lecture seule, et les fusions et Auto Merge s'arrêtent. Voir Billing & Usage.
• ☐ Cherchez des schémas dans les rejets. Si vous rejetez sans cesse le même type de correspondance, corrigez plutôt la recherche. Voir Éviter les fausses correspondances.
• ☐ Faites monter les recherches éprouvées. Une recherche sous Auto Match dont vous ne rejetez plus de correspondances est prête pour Auto Merge.

Chaque trimestre (environ une heure)

• ☐ Revoyez vos Merge Rules. De nouveaux champs, de nouvelles équipes ou un nouveau processus peuvent changer les valeurs qui doivent l'emporter. Voir Merge Rules.
• ☐ Revoir vos Safety Settings pour chaque objet. Voir Sécurité des fusions.
• ☐ Vérifiez vos objets dans CRM Settings. Activez les objets pas encore dédoublonnés, ou désactivez ceux dont vous n'avez plus besoin.
• ☐ Faites le tri dans vos Duplicate Searches. Supprimez les vieux clones de test et donnez à chaque recherche un nom clair, comme « Contacts · Formulaires web · Email exact ».
• ☐ Examiner l'Audit Log (Admins) pour repérer des changements inattendus de recherches, règles ou utilisateurs. Voir Audit Log.
• ☐ Cherchez de nouvelles sources de doublons : nouveaux formulaires, intégrations ou outils ajoutés ce trimestre.

Après chaque gros import ou nouvelle intégration

• ☐ Dédoublonner la liste avant l'import dans le CRM. Voir Dédoublonner une liste avant de l'importer.
• ☐ Lancez vos recherches principales après l'import, et fusionnez les nouvelles correspondances.
• ☐ Surveillez une nouvelle intégration pendant 2 à 4 semaines, avec une recherche sur les données qu'elle envoie et Auto Match activé, avant d'activer Auto Merge pour elle.

Qui fait quoi

Voir Travailler en équipe dans Dedupely.

Exemple de routine

Une responsable marketing ops dans une entreprise SaaS sous HubSpot :

• Lundi, 20 minutes : lit le Duplicate Report, traite deux e-mails Auto Match et vérifie le tableau de bord Auto Merge des formulaires web.
• Jeudi, 10 minutes : vide Manual Review avec le chef de l'équipe commerciale.
• Premier lundi du mois : vérifie l'onglet Excluded et 10 fusions au hasard dans Merge History, et confirme le nombre de fiches avec l'Admin.
• Après chaque webinaire : dédoublonne la liste des inscrits en CSV avant de l'importer, puis analyse la recherche de contacts.

Erreurs courantes

• Ignorer les e-mails d'Auto Match. Les correspondances s'accumulent, et l'arriéré revient.
• Laisser grossir Manual Review. Les correspondances qui s'y trouvent ne sont jamais fusionnées automatiquement. Fixez un créneau hebdomadaire pour la vider.
• Ne pas vérifier les erreurs d'Auto Merge. Une erreur pointe généralement vers quelque chose dans votre CRM, comme une autorisation manquante ou un champ en lecture seule, que quelqu'un doit corriger.
• Dépasser la limite de fiches sans s'en rendre compte. Après le délai de grâce de 10 jours, votre compte passe en lecture seule et Auto Merge s'arrête.
• Ne jamais revoir les Merge Rules. Des règles conçues pour le processus de l'an dernier peuvent garder aujourd'hui les mauvaises valeurs.

FAQ sur une routine de dédoublonnage

• À quelle fréquence dois-je dédoublonner mon CRM ? Vérifiez chaque semaine, ajustez chaque mois, faites le point chaque trimestre. Avec Auto Merge sur vos recherches testées, la plupart des nouveaux doublons sont fusionnés sans vous.
• Comment savoir si les doublons diminuent ? Votre Duplicate Report montre vos doublons dans vos CRM connectés, chaque semaine ou chaque mois.
• Puis-je recevoir le Duplicate Report chaque mois plutôt que chaque semaine ? Oui. Modifiez-le dans My Account → Notifications.
• Dedupely me prévient-il quand de nouveaux doublons apparaissent ? Oui, avec Auto Match. Tout le monde dans le compte reçoit un e-mail quand une recherche atteint le nombre de correspondances fixé.
• Et si je dépasse ma limite de fiches ? Jusqu'à 10 % au-dessus, tout fonctionne encore 10 jours. Ensuite, ou au-delà de 10 %, votre compte est en lecture seule jusqu'à ce qu'un administrateur change de forfait ou désactive des objets dans CRM Settings.