Ihre Deduplizierungsroutine

Deduplizierung ist kein einmaliges Projekt. Formulare, Importe und Integrationen fügen ständig Datensätze hinzu, daher verhindert eine kurze Routine, dass sich Ihr CRM wieder füllt. In Dedupely läuft der Großteil der Arbeit von selbst mit Auto Match und Auto Merge. In Ihrer Routine prüfen Sie, was sie gefunden haben, leeren Ihre Prüfwarteschlangen und passen Ihre Suchen an, wenn sich Ihre Daten ändern. Dieses Playbook gibt Ihnen eine Checkliste für jede Woche, jeden Monat, jedes Quartal und nach jedem großen Import.

Jede Woche (15 bis 30 Minuten)

• ☐ Lesen Sie Ihren Duplicate Report. Er wird standardmäßig wöchentlich per E-Mail verschickt. Prüfen Sie, ob Ihre Zahl der Duplikate steigt oder sinkt. Siehe Benachrichtigungen.
• ☐ Reagieren Sie auf E-Mails von Auto Match. Jeder im Konto bekommt sie, stimmen Sie also ab, wer welche Suche bearbeitet. Öffnen Sie jede Suche, die Sie benachrichtigt hat, und führen Sie Treffer zusammen, lehnen Sie sie ab oder schicken Sie sie an Manual Review.
• ☐ Den Tab Manual Review leeren bei jeder Suche, mit den Personen, die entscheiden müssen. Siehe Manual Review.
• ☐ Prüfen Sie jedes Dashboard von Auto Merge. Prüfen Sie Letzte Auto Merges und Attention Needed, und fahren Sie mit der Maus über jeden Merge mit dem Status Error und sehen Sie sich den Grund an.

Jeden Monat (etwa eine Stunde)

• ☐ Den Tab Excluded prüfen bei Ihren Hauptsuchen. Eine wachsende Zahl großer Treffer bedeutet, dass eine Suche zu breit geworden ist. Siehe Ausgeschlossene Treffer.
• ☐ Merge History stichprobenartig prüfen. Öffnen Sie ein paar aktuelle Merges und prüfen Sie, ob die richtigen Werte gewonnen haben. Siehe Merge History.
• ☐ Prüfen Sie Ihre Datensatzzahl in Billing & Usage (Admins). Bis 10 % über Ihrem Limit haben Sie 10 Tage, um upzugraden oder Objekte abzuschalten. Danach ist Ihr Konto schreibgeschützt, und Merges und Auto Merge stoppen. Siehe Billing & Usage.
• ☐ Suchen Sie nach Mustern in den Ablehnungen. Lehnen Sie immer wieder dieselbe Art Treffer ab, korrigieren Sie lieber die Suche. Siehe Falsche Treffer vermeiden.
• ☐ Bewährte Suchen hochstufen. Eine Suche mit Auto Match, bei der Sie keine Treffer mehr ablehnen, ist bereit für Auto Merge.

Jedes Quartal (etwa eine Stunde)

• ☐ Überprüfen Sie Ihre Merge Rules. Neue Felder, neue Teams oder ein neuer Prozess können ändern, welche Werte gewinnen sollten. Siehe Merge Rules.
• ☐ Prüfen Sie Ihre Safety Settings für jedes Objekt. Siehe Sichere Merges.
• ☐ Prüfen Sie Ihre Objekte in CRM Settings. Schalten Sie Objekte ein, die Sie noch nicht dedupliziert haben, oder schalten Sie nicht mehr benötigte ab.
• ☐ Räumen Sie Ihre Duplicate Searches auf. Löschen Sie alte Testklone und geben Sie jeder Suche einen klaren Namen wie „Contacts · Webformulare · Exakte E-Mail“.
• ☐ Das Audit Log prüfen (Admins) auf unerwartete Änderungen an Suchen, Regeln oder Nutzern. Siehe Audit Log.
• ☐ Nach neuen Quellen suchen von Duplikaten: neue Formulare, Integrationen oder Tools aus diesem Quartal.

Nach jedem großen Import oder jeder neuen Integration

• ☐ Die Liste vor dem Import deduplizieren ins CRM. Siehe Eine Liste vor dem Import deduplizieren.
• ☐ Scannen Sie Ihre Hauptsuchen nach dem Import, und führen Sie die neuen Treffer zusammen.
• ☐ Beobachten Sie eine neue Integration 2–4 Wochen lang, mit einer Suche auf den Daten, die sie sendet, und aktivem Auto Match, bevor Sie Auto Merge dafür einschalten.

Wer macht was

Siehe Im Team mit Dedupely arbeiten.

Beispielroutine

Eine Marketing-Ops-Managerin bei einem SaaS-Unternehmen mit HubSpot:

• Montag, 20 Minuten: liest den Duplicate Report, arbeitet zwei E-Mails von Auto Match ab und prüft das Dashboard von Auto Merge für die Webformulare.
• Donnerstag, 10 Minuten: leert Manual Review gemeinsam mit der Vertriebsteamleitung.
• Erster Montag im Monat: prüft den Tab Excluded und 10 zufällige Merges in Merge History und bestätigt die Datensatzzahl mit dem Admin.
• Nach jedem Webinar: dedupliziert die Anmeldeliste als CSV vor dem Import und scannt dann die Kontaktsuche.

Häufige Fehler

• E-Mails von Auto Match ignorieren. Treffer stapeln sich, und der Rückstau kommt zurück.
• Manual Review wachsen lassen. Treffer dort werden nie automatisch zusammengeführt. Legen Sie eine feste Zeit pro Woche fest, um sie abzuarbeiten.
• Auto-Merge-Fehler nicht prüfen. Ein Fehler deutet meist auf etwas in Ihrem CRM hin, etwa eine fehlende Berechtigung oder ein schreibgeschütztes Feld, das jemand beheben muss.
• Das Datensatzlimit unbemerkt überschreiten. Nach der 10-tägigen Kulanzfrist wird Ihr Konto schreibgeschützt, und Auto Merge stoppt.
• Merge Rules nie überarbeiten. Regeln für den Prozess vom letzten Jahr können heute die falschen Werte halten.

FAQs zur Deduplizierungsroutine

• Wie oft sollte ich mein CRM deduplizieren? Wöchentlich prüfen, monatlich anpassen, vierteljährlich überprüfen. Mit Auto Merge auf Ihren getesteten Suchen werden die meisten neuen Duplikate ohne Sie zusammengeführt.
• Woran erkenne ich, ob die Duplikate weniger werden? Ihr Duplicate Report zeigt Ihre Duplikate über Ihre verbundenen CRMs hinweg, wöchentlich oder monatlich.
• Kann ich den Duplicate Report monatlich statt wöchentlich bekommen? Ja. Ändern Sie es unter My Account → Benachrichtigungen.
• Sagt Dedupely mir, wenn neue Duplikate auftauchen? Ja, mit Auto Match. Alle im Konto erhalten eine E-Mail, wenn eine Suche die festgelegte Zahl an Treffern erreicht.
• Was, wenn ich über meinem Datensatzlimit liege? Bis zu 10 % darüber funktioniert alles 10 Tage lang weiter. Danach oder bei mehr als 10 % ist Ihr Konto schreibgeschützt, bis ein Admin upgradet oder Objekte abschaltet unter CRM Settings.