Prospecting- und Enrichment-Tools ohne Duplikate

Prospecting-, Sequencing- und Anreicherungstools schieben den ganzen Tag Kontakte und Firmen in Ihr CRM. Existiert eine Person bereits unter einer anderen E-Mail oder eine Firma unter einer anderen Domain, legt das Tool einen neuen Datensatz an, statt den alten zu aktualisieren. In Dedupely lösen Sie das mit Suchen für toolerzeugte Duplikate, Merge Rules, die die Werte Ihres CRM schützen, und Auto Merge mit dem Zeitplan „As soon as possible“, damit neue Duplikate kurz nach ihrer Ankunft in Dedupely zusammengeführt werden.

Wie erzeugen diese Tools Duplikate?

Die meisten Tools gleichen über einen exakten Wert ab, meist E-Mail oder Domain. Alles, was nicht gleich geschrieben ist, wird zu einem neuen Datensatz.

Welche Suchen erkennen von Tools erzeugte Duplikate?

Bauen Sie für jedes Muster eine Suche:

Domain Root gleicht die Kerndomain ab, sodass Subdomains und Länderdomains einer Firma passen. Firmen aus diesen Tools haben oft kein Land und keine Stadt, und leere Werte passen nie. Gleichen Sie anfangs also nicht darüber ab: Ergänzen Sie Country und City in den Visible Fields, sehen Sie, was die Suche findet, und entscheiden Sie dann, ob Sie dem Abgleich eins hinzufügen, um Niederlassungen getrennt zu halten.

Die Suche „Same email“ findet Datensätze, die ein Tool zweimal mit derselben Adresse angelegt hat. In HubSpot fängt HubSpot Kontakte mit exakt gleicher E-Mail meist selbst ab, daher findet diese Suche in anderen CRMs am meisten. Siehe So deduplizieren Sie Firmen und Accounts.

Wie halten Sie die Werte Ihres CRM sicher?

Enrichment-Tools bringen oft dünnere oder ältere Daten als die, die Ihr Team erfasst hat. Stellen Sie Merge Rules so ein, dass die Werte Ihres Teams gewinnen:

• Primary Record: Oldest Record. Wählen Sie diese Option, gewinnt der Originaldatensatz Ihres Teams, und die Verknüpfungen der anderen Datensätze gehen darauf über.
• Owner und andere Felder, die Ihr Team pflegt: behalten den Wert des Primary Record.
• Lifecycle-Phase: wählen Sie, was zu Ihrem Prozess passt, etwa die am weitesten fortgeschrittene Phase.
• Telefon: Bringt das Tool neuere Nummern, behalten Sie die neueste mit einer Win Rule auf Create Date.

Leere Werte überschreiben nie vorhandene Daten, ein leeres Feld aus dem Tool löscht Ihre also nicht.

So führen Sie neue Duplikate automatisch zusammen

1. Testen Sie jede Suche von Hand. Führen Sie 1–2 Treffer zusammen, prüfen Sie sie in Ihrem CRM und führen Sie dann 1–2 Seiten per Bulk-Merge zusammen.
2. Auto Match einschalten bei den Suchen „Same person, new email“ und für Firmen, damit sie zuerst jemand prüft.
3. Auto Merge einschalten für eine Suche, sobald sie ein paar Wochen ohne falsche Treffer gelaufen ist, mit Schnellstmöglich als Zeitplan. Neue Datensätze erreichen Dedupely meist innerhalb von 1–5 Minuten. Siehe Auto Merge. Siehe Auto Match.
4. Prüfen Sie die Einstellungen des Tools selbst. Kann Ihr Tool vor dem Anlegen neuer Datensätze nach bestehenden suchen, schalten Sie das ein und nutzen Sie es zusammen mit Dedupely.

Dedupely verhindert nicht, dass Datensätze angelegt werden. Es führt neue Duplikate zusammen, nachdem sie Dedupely erreicht haben.

Beispiel-Einrichtung

Ein SDR-Team aus sechs Personen nutzt ein Prospecting-Tool und ein Sequencing-Tool mit HubSpot. Jede Woche kommen etwa 400 neue Kontakte herein.

1. Contacts · Gleiche Person, neue E-Mail: Auto Match, Benachrichtigung bei 10 Treffern, montags vom RevOps-Lead geprüft.
2. Firmen · Gleiche Domain: Company Name auf Similar Words (Any Order), Website auf Domain Root. Country und City als Visible Fields. Auto Match.
3. Merge Rules: Primary Record auf Oldest Record gesetzt; Owner behält den Wert des Primary Record.
4. Nach einem Monat ohne falsche Treffer: die Firmensuche wechselt zu Auto Merge, As soon as possible.

Häufige Fehler

• Die Datensätze des Tools gewinnen lassen. Die Daten des Tools können älter oder dünner sein. Behalten Sie den Datensatz Ihres Teams als Primary Record.
• Firmen nur nach Namen abgleichen. Nutzen Sie auch die Domain, und lassen Sie Country und City sichtbar, um Niederlassungen zu erkennen.
• Auto Merge vor dem Testen. Prüfen Sie eine Suche zuerst mit Auto Match und stellen Sie sie auf Auto Merge um, sobald sie nur echte Duplikate findet.
• Einmal deduplizieren. Diese Tools fügen ständig Datensätze hinzu. Automatisieren Sie oder prüfen Sie jede Woche.

FAQ zu Prospecting-Tools und Duplikaten

• Warum erzeugt mein Prospecting-Tool Duplikate? Es gleicht meist über eine exakte E-Mail oder Domain ab. Eine Person mit anderer E-Mail oder eine Firma mit anderer Domain wird zu einem neuen Datensatz.
• Kann Dedupely verhindern, dass das Tool Duplikate erzeugt? Nein. Dedupely führt neue Duplikate bald nach ihrer Ankunft in Dedupely zusammen, meist innerhalb von Minuten, mit Auto Merge im Zeitplan „As soon as possible“.
• Überschreibt ein Merge die Daten meines Teams mit den Daten des Tools? Nicht, wenn Sie Merge Rules setzen. Behalten Sie den ältesten Datensatz als Primary Record, und leere Werte überschreiben nie vorhandene Daten.
• Funktioniert das mit Subdomains? Ja. Domain Root gleicht die Kerndomain ab, etwa acme.com und eu.acme.com.