Ferramentas de prospeção e enriquecimento sem duplicados

As ferramentas de prospeção, sequências e enriquecimento enviam contatos e empresas para o seu CRM todo o dia. Quando uma pessoa já existe com outro email, ou uma empresa com outro domínio, a ferramenta cria um registro novo em vez de atualizar o antigo. No Dedupely, resolve isto com pesquisas criadas para duplicados gerados por ferramentas, Merge Rules que protegem os valores do seu CRM e Auto Merge com o agendamento "As soon as possible", para que os novos duplicados sejam mesclados pouco depois de chegarem ao Dedupely.

Como é que estas ferramentas criam duplicados?

A maioria das ferramentas compara um único valor exato, normalmente o email ou o domínio. Tudo o que não estiver escrito da mesma forma torna-se um registro novo.

Que pesquisas apanham os duplicados criados por ferramentas?

Crie uma pesquisa para cada padrão:

O Domain Root compara o domínio principal, por isso os subdomínios e domínios de país de uma mesma empresa correspondem. As empresas vindas destas ferramentas muitas vezes não têm país nem cidade, e valores vazios nunca correspondem. Por isso, não faça corresponder por eles no início: acrescente Country e City aos Visible Fields, veja o que a pesquisa encontra e depois decida se acrescenta um à correspondência para manter as filiais separadas.

A pesquisa "Same email" encontra registros que uma ferramenta criou duas vezes com o mesmo endereço. No HubSpot, os contatos com o mesmo email exato são normalmente apanhados pelo próprio HubSpot, por isso esta pesquisa encontra mais noutros CRM. Veja Como deduplicar empresas e contas.

Como manter seguros os valores do seu CRM?

Ferramentas de enriquecimento costumam trazer dados mais pobres ou mais antigos do que os que sua equipe inseriu. Defina as Merge Rules para que os valores da sua equipe ganhem:

• Primary Record: Oldest Record. Se o escolher, ganha o registro original da sua equipe, e as associações dos outros registros passam para ele.
• Responsável e outros campos que sua equipe gerencia: mantêm o valor do Primary Record.
• Fase do ciclo de vida: escolha o que se adequa ao seu processo, por exemplo a fase mais avançada.
• Telefone: se a ferramenta trouxer números mais recentes, mantenha o mais recente com uma Win Rule no Create Date.

Os valores vazios nunca substituem dados existentes, por isso um campo vazio vindo da ferramenta não apaga os seus.

Como mesclar automaticamente novos duplicados

1. Teste cada pesquisa à mão. Mescle de 1 a 2 correspondências, confira-as no CRM e depois mescle em massa de 1 a 2 páginas.
2. Ative o Auto Match nas pesquisas "Same person, new email" e de empresas, para que alguém as revise primeiro.
3. Ative o Auto Merge numa pesquisa depois que ela roda por algumas semanas sem correspondências falsas, com o Assim que possível como agendamento. Os registros novos chegam normalmente ao Dedupely em 1–5 minutos. Veja Auto Merge. Veja Auto Match.
4. Verifique as configurações da própria ferramenta. Se sua ferramenta consegue procurar registros existentes antes de criar novos, ative isso e use-a junto com o Dedupely.

O Dedupely não impede que os registros sejam criados. Mescla os novos duplicados depois de chegarem ao Dedupely.

Configuração de exemplo

Uma equipe de seis SDR usa uma ferramenta de prospeção e uma de sequências com HubSpot. Todas as semanas entram cerca de 400 contatos novos.

1. Contacts · Mesma pessoa, email novo: Auto Match, alerta às 10 correspondências, revisado pelo responsável de RevOps às segundas-feiras.
2. Empresas · Mesmo domínio: Company Name em Similar Words (Any Order), Website em Domain Root. Country e City como Visible Fields. Auto Match.
3. Merge Rules: Primary Record definido como Oldest Record; Owner mantém o valor do Primary Record.
4. Depois de um mês sem correspondências falsas: a pesquisa de empresas passa para Auto Merge, As soon as possible.

Erros comuns

• Deixar ganhar os registros da ferramenta. Os dados da ferramenta podem ser mais antigos ou mais pobres. Mantenha o registro da sua equipe como Primary Record.
• Comparar empresas só pelo nome. Use também o domínio, e mantenha Country e City visíveis para identificar filiais.
• Auto Merge antes de testar. Revise primeiro uma pesquisa com o Auto Match, e passe-a para o Auto Merge quando ela encontrar apenas duplicados reais.
• Deduplicar uma única vez. Estas ferramentas continuam a acrescentar registros. Automatize, ou verifique todas as semanas.

Perguntas frequentes sobre ferramentas de prospeção e duplicados

• Porque é que a minha ferramenta de prospeção cria duplicados? Costuma fazer a correspondência por um email ou domínio exato. Uma pessoa com outro email, ou uma empresa com outro domínio, passa a um registro novo.
• O Dedupely consegue impedir a ferramenta de criar duplicados? Não. O Dedupely mescla os duplicados novos pouco depois de chegarem ao Dedupely, normalmente em minutos, com o Auto Merge no agendamento "As soon as possible".
• Mesclar vai substituir os dados da minha equipe pelos da ferramenta? Não, se definir Merge Rules. Mantenha o registro mais antigo como Primary Record, e os valores vazios nunca substituem dados existentes.
• Funciona com subdomínios? Sim. O Domain Root compara o domínio principal, como acme.com e eu.acme.com.