Strumenti di prospecting e arricchimento senza duplicati

Gli strumenti di prospecting, sequenze e arricchimento inseriscono contatti e aziende nel tuo CRM tutto il giorno. Quando una persona esiste già con un'altra email, o un'azienda con un altro dominio, lo strumento crea un nuovo record invece di aggiornare quello vecchio. In Dedupely lo gestisci con ricerche pensate per i duplicati creati dagli strumenti, Merge Rules che proteggono i valori del CRM e Auto Merge con la pianificazione "As soon as possible", così i nuovi duplicati vengono uniti poco dopo essere arrivati in Dedupely.

Come creano duplicati questi strumenti?

La maggior parte degli strumenti confronta un solo valore esatto, di solito email o dominio. Tutto ciò che non è scritto allo stesso modo diventa un nuovo record.

Quali ricerche intercettano i duplicati creati dagli strumenti?

Crea una ricerca per ogni schema:

Domain Root confronta il dominio principale, quindi sottodomini e domini nazionali di una stessa azienda corrispondono. Le aziende provenienti da questi strumenti spesso non hanno paese né città, e i valori vuoti non corrispondono mai. Quindi all'inizio non confrontare su di essi: aggiungi Country e City alle Visible Fields, guarda cosa trova la ricerca, poi decidi se aggiungerne uno alla corrispondenza per tenere separate le filiali.

La ricerca "Same email" trova record che uno strumento ha creato due volte con lo stesso indirizzo. In HubSpot i contatti con la stessa email esatta li intercetta di solito HubSpot stesso, quindi questa ricerca trova di più negli altri CRM. Vedi Come deduplicare aziende e account.

Come tieni al sicuro i valori del tuo CRM?

Gli strumenti di arricchimento portano spesso dati più scarni o più vecchi di quelli inseriti dal tuo team. Imposta le Merge Rules così vincono i valori del tuo team:

• Primary Record: Oldest Record. Se lo scegli, vince il record originale del tuo team, e le associazioni degli altri record passano a esso.
• Responsabile e altri campi gestiti dal team: mantengono il valore del Primary Record.
• Fase del ciclo di vita: scegli ciò che si adatta al tuo processo, per esempio la fase più avanzata.
• Telefono: se lo strumento porta numeri più recenti, tieni il più recente con una Win Rule su Create Date.

I valori vuoti non sovrascrivono mai i dati esistenti, quindi un campo vuoto dallo strumento non cancellerà i tuoi.

Come unire in automatico i nuovi duplicati

1. Prova ogni ricerca a mano. Unisci 1–2 corrispondenze, controllale nel CRM, poi unisci in blocco 1–2 pagine.
2. Attiva Auto Match sulle ricerche "Same person, new email" e sulle aziende, così qualcuno le controlla prima.
3. Attiva Auto Merge su una ricerca quando ha girato per qualche settimana senza false corrispondenze, con Il prima possibile come pianificazione. I nuovi record di solito arrivano in Dedupely entro 1–5 minuti. Vedi Auto Merge. Vedi Auto Match.
4. Controlla le impostazioni dello strumento stesso. Se il tuo strumento può cercare i record esistenti prima di crearne di nuovi, attiva l'opzione e usala insieme a Dedupely.

Dedupely non blocca la creazione dei record. Unisce i nuovi duplicati dopo che sono arrivati in Dedupely.

Configurazione di esempio

Un team di sei SDR usa uno strumento di prospecting e uno di sequenze con HubSpot. Ogni settimana arrivano circa 400 nuovi contatti.

1. Contacts · Stessa persona, nuova email: Auto Match, avviso a 10 corrispondenze, rivisto dal responsabile RevOps il lunedì.
2. Aziende · Stesso dominio: Company Name su Similar Words (Any Order), Website su Domain Root. Country e City come Visible Fields. Auto Match.
3. Merge Rules: Primary Record impostato su Oldest Record; Owner mantiene il valore del Primary Record.
4. Dopo un mese senza false corrispondenze: la ricerca sulle aziende passa ad Auto Merge, As soon as possible.

Errori comuni

• Lasciar vincere i record dello strumento. I dati dello strumento possono essere più vecchi o più scarni. Tieni il record del tuo team come Primary Record.
• Confrontare le aziende solo per nome. Usa anche il dominio, e tieni visibili Country e City per individuare le filiali.
• Auto Merge prima dei test. Rivedi prima una ricerca con Auto Match, e passala ad Auto Merge quando trova solo duplicati reali.
• Deduplicare una volta sola. Questi strumenti continuano ad aggiungere record. Automatizza, o controlla ogni settimana.

Domande frequenti su strumenti di prospecting e duplicati

• Perché il mio strumento di prospecting crea duplicati? Di solito confronta su un'email o un dominio esatti. Una persona con un'altra email, o un'azienda con un altro dominio, diventa un nuovo record.
• Dedupely può impedire allo strumento di creare duplicati? No. Dedupely unisce i nuovi duplicati poco dopo il loro arrivo in Dedupely, di solito in pochi minuti, con Auto Merge sulla pianificazione "As soon as possible".
• Unire sovrascriverà i dati del mio team con quelli dello strumento? No, se imposti le Merge Rules. Tieni il record più vecchio come Primary Record, e i valori vuoti non sovrascrivono mai i dati esistenti.
• Funziona con i sottodomini? Sì. Domain Root confronta il dominio principale, come acme.com ed eu.acme.com.