Outils de prospection et d'enrichissement sans doublons

Les outils de prospection, de séquences et d'enrichissement envoient des contacts et des entreprises dans votre CRM toute la journée. Quand une personne existe déjà avec un autre e-mail, ou une entreprise avec un autre domaine, l'outil crée une nouvelle fiche au lieu de mettre à jour l'ancienne. Dans Dedupely, vous gérez cela avec des recherches conçues pour les doublons créés par des outils, des Merge Rules qui protègent les valeurs de votre CRM et Auto Merge avec la planification « As soon as possible », pour que les nouveaux doublons soient fusionnés peu après leur arrivée dans Dedupely.

Comment ces outils créent-ils des doublons ?

La plupart des outils rapprochent sur une seule valeur exacte, généralement l'e-mail ou le domaine. Tout ce qui n'est pas écrit à l'identique devient une nouvelle fiche.

Quelles recherches repèrent les doublons créés par les outils ?

Créez une recherche pour chaque schéma :

Domain Root rapproche le domaine principal, et les sous-domaines et domaines nationaux d'une même entreprise correspondent. Les entreprises issues de ces outils n'ont souvent ni pays ni ville, et les valeurs vides ne correspondent jamais. Ne rapprochez donc pas sur eux au début : ajoutez Country et City aux Visible Fields, regardez ce que trouve la recherche, puis décidez s'il faut en ajouter un à la correspondance pour séparer les agences.

La recherche « Same email » trouve les fiches qu'un outil a créées deux fois avec la même adresse. Dans HubSpot, les contacts au même email exact sont en général repérés par HubSpot lui-même : cette recherche trouve donc davantage dans les autres CRM. Voir Dédoublonner les entreprises et les comptes.

Comment protéger les valeurs de votre CRM ?

Les outils d'enrichissement apportent souvent des données plus maigres ou plus anciennes que celles saisies par votre équipe. Réglez les Merge Rules pour que les valeurs de votre équipe l'emportent :

• Primary Record : Oldest Record. Si vous le choisissez, la fiche d'origine de votre équipe l'emporte, et les associations des autres fiches y sont déplacées.
• Propriétaire et autres champs gérés par votre équipe : gardent la valeur du Primary Record.
• Étape du cycle de vie : choisissez ce qui convient à votre processus, par exemple l'étape la plus avancée.
• Téléphone : si l'outil apporte des numéros plus récents, gardez le plus récent avec une Win Rule sur Create Date.

Les valeurs vides n'écrasent jamais les données existantes, donc un champ vide venant de l'outil n'effacera pas les vôtres.

Comment fusionner automatiquement les nouveaux doublons

1. Testez chaque recherche à la main. Fusionnez 1–2 correspondances, vérifiez-les dans votre CRM, puis fusionnez en masse 1–2 pages.
2. Activer Auto Match sur les recherches « Same person, new email » et entreprises, pour que quelqu'un les examine d'abord.
3. Activer Auto Merge sur une recherche une fois qu'elle a tourné quelques semaines sans fausse correspondance, avec Dès que possible comme planification. Les nouvelles fiches atteignent en général Dedupely en 1 à 5 minutes. Voir Auto Merge. Voir Auto Match.
4. Vérifiez les réglages de l'outil lui-même. Si votre outil peut chercher les fiches existantes avant d'en créer de nouvelles, activez cette option et utilisez-la avec Dedupely.

Dedupely n'empêche pas la création de fiches. Il fusionne les nouveaux doublons après leur arrivée dans Dedupely.

Exemple de configuration

Une équipe de six SDR utilise un outil de prospection et un outil de séquences avec HubSpot. Chaque semaine, environ 400 nouveaux contacts arrivent.

1. Contacts · Même personne, nouvel e-mail : Auto Match, alerte à 10 correspondances, revu par le responsable RevOps le lundi.
2. Entreprises · Même domaine : Company Name en Similar Words (Any Order), Website en Domain Root. Country et City en Visible Fields. Auto Match.
3. Merge Rules : Primary Record réglé sur Oldest Record ; Owner garde la valeur du Primary Record.
4. Après un mois sans fausses correspondances : la recherche sur les entreprises passe en Auto Merge, As soon as possible.

Erreurs courantes

• Laisser l'emporter les fiches de l'outil. Les données de l'outil peuvent être plus anciennes ou plus pauvres. Gardez la fiche de votre équipe comme Primary Record.
• Comparer les entreprises sur le seul nom. Utilisez aussi le domaine, et gardez Country et City visibles pour repérer les agences.
• Auto Merge avant les tests. Examinez d'abord une recherche avec Auto Match, puis passez-la en Auto Merge quand elle ne trouve plus que de vrais doublons.
• Dédoublonner une seule fois. Ces outils ajoutent sans cesse des fiches. Automatisez, ou vérifiez chaque semaine.

FAQ sur les outils de prospection et les doublons

• Pourquoi mon outil de prospection crée-t-il des doublons ? Il rapproche en général sur un e-mail ou un domaine exact. Une personne avec un autre e-mail, ou une entreprise avec un autre domaine, devient une nouvelle fiche.
• Dedupely peut-il empêcher l'outil de créer des doublons ? Non. Dedupely fusionne les nouveaux doublons peu après leur arrivée dans Dedupely, en général en quelques minutes, avec Auto Merge sur la planification « As soon as possible ».
• La fusion va-t-elle écraser les données de mon équipe avec celles de l'outil ? Pas si vous définissez des Merge Rules. Gardez la fiche la plus ancienne comme Primary Record ; les valeurs vides n'écrasent jamais les données existantes.
• Est-ce que cela marche avec les sous-domaines ? Oui. Domain Root rapproche le domaine principal, comme acme.com et eu.acme.com.