Une personne, plusieurs adresses e-mail

La plupart des CRM détectent les doublons sur une seule adresse e-mail. Quand la même personne apparaît avec un e-mail personnel, un nouvel e-mail professionnel ou une adresse stockée dans un champ personnalisé comme « Email 2 », le CRM crée un nouveau contact. Dans Dedupely, vous trouvez ces doublons en rapprochant la personne plutôt que l'e-mail : nom plus téléphone ou entreprise. Puis vous choisissez quel e-mail est conservé à chaque fusion avec les Merge Rules.

Pourquoi une personne devient-elle plusieurs contacts ?

Comment rapprocher sans l'e-mail

Laissez l'e-mail hors de la correspondance, et rapprochez la personne :

Ajoutez Email et vos champs e-mail personnalisés aux Visible Fields, pour comparer les adresses pendant la revue. Voir Repérer les doublons cachés.

Et les e-mails dans deux champs distincts ?

Si d'anciennes adresses sont dans un champ personnalisé comme « Email 2 », une recherche sur Email et Email 2 ne rapproche que les fiches qui ont les deux mêmes adresses, même inversées entre les champs. Correspondance entre champs (activé par défaut) gère l'inversion. Les fiches dont « Email 2 » est vide sortent de cette recherche, et les fiches qui ne partagent qu'une adresse ne correspondent pas.

Pour repérer une personne qui ne partage qu'une adresse, rapprochez plutôt sur la personne, comme ci-dessus. Si votre CRM stocke plusieurs e-mails dans un champ, en partager un seul suffit pour une correspondance. Dedupely Intelligence compare tous les champs e-mail d'un contact, et trouve donc aussi les personnes qui ne partagent qu'une adresse.

Quel email survit à la fusion ?

Les champs e-mail d'un CRM n'acceptent pas Append, donc une seule valeur l'emporte dans chaque champ e-mail. Choisissez laquelle avant de fusionner :

• Garder l'e-mail professionnel : définissez comme Primary Record la fiche sur laquelle travaille votre équipe (Dernier enregistrement mis à jour), ou utilisez une règle au niveau du champ sur Email.
• Vérifier le Merge Preview dans View Match Details pour voir quel e-mail survit.
• Gardez une trace des autres adresses : Merge History conserve les valeurs d'origine de chaque fiche fusionnée, et vous pouvez le télécharger en CSV.

Certains CRM gardent l'autre e-mail d'eux-mêmes. Pipedrive réunit tous les e-mails et numéros uniques quand les fiches fusionnent.

Exemple de configuration

Une équipe a migré depuis un autre CRM, et les anciennes adresses ont atterri dans un champ personnalisé « Email 2 ». Des contacts reviennent comme nouvelles fiches quand des gens remplissent des formulaires avec ces adresses.

1. Recherche 1 : First Name (Similar Words, Match nicknames) · Last Name (Exact) · Phone Number (Similar). Visible Fields : Email, Email 2, Company.
2. Recherche 2 : First Name (Similar Words, Match nicknames) · Last Name (Exact) · Company (Similar Words, Ignored terms). Mêmes Visible Fields.
3. Merge Rules : Primary Record réglé sur Last Updated Record.
4. Revue : Auto Match sur les deux recherches, examiné chaque semaine. Les correspondances floues vont dans Manual Review.

Erreurs courantes

• Rapprocher sur l'e-mail. C'est justement ce qui diffère. Rapprochez sur la personne.
• Rapprocher sur le seul nom. Beaucoup de gens partagent un nom. Ajoutez le téléphone ou l'entreprise.
• Perdre l'adresse qu'utilise votre équipe. Vérifiez la Merge Preview et définissez comme Primary Record la fiche utilisée par votre équipe.
• Auto Merge sur des recherches basées sur le nom. Examinez-les d'abord avec Auto Match.

FAQ sur les contacts avec plusieurs e-mails

• Pourquoi mon CRM n'a-t-il pas repéré ces doublons ? La plupart des CRM vérifient un seul champ e-mail. Une autre adresse, ou une adresse stockée dans un champ personnalisé, n'est pas vérifiée.
• Dedupely peut-il garder les deux e-mails dans un seul champ e-mail ? Non. Les champs e-mail d'un CRM ne permettent pas d'ajouter des valeurs. Une valeur l'emporte, et Merge History garde l'autre.
• Sur quels champs rapprocher plutôt ? Prénom, nom et téléphone ou entreprise, avec Match nicknames activé.
• Puis-je voir les deux emails pendant la relecture ? Oui. Ajoutez vos champs e-mail aux Visible Fields.