Eine Person, mehrere E-Mail-Adressen

Die meisten CRMs prüfen Duplikate anhand einer einzigen E-Mail-Adresse. Taucht dieselbe Person mit einer privaten E-Mail, einer neuen geschäftlichen E-Mail oder einer Adresse in einem benutzerdefinierten Feld wie „Email 2“ auf, legt das CRM einen neuen Kontakt an. In Dedupely finden Sie diese Duplikate, indem Sie die Person statt der E-Mail abgleichen: Name plus Telefonnummer oder Firma. Dann legen Sie mit Merge Rules fest, welche E-Mail bei jedem Merge bleibt.

Warum wird eine Person zu mehreren Kontakten?

Wie Sie ohne die E-Mail abgleichen

Lassen Sie die E-Mail aus dem Abgleich heraus und gleichen Sie die Person ab:

Ergänzen Sie Email und Ihre eigenen E-Mail-Felder in den Visible Fields, damit Sie die Adressen bei der Prüfung vergleichen können. Siehe Versteckte Duplikate finden.

Was ist mit E-Mails in zwei getrennten Feldern?

Stehen alte Adressen in einem benutzerdefinierten Feld wie „Email 2“, findet eine Suche über Email und Email 2 nur Datensätze mit denselben zwei Adressen, auch wenn sie zwischen den Feldern vertauscht sind. Feldübergreifender Abgleich (standardmäßig aktiv) löst den Tausch. Datensätze mit leerem „Email 2“ fallen aus dieser Suche heraus, und Datensätze, die nur eine Adresse teilen, passen nicht.

Um eine Person zu erfassen, die nur eine Adresse teilt, gleichen Sie stattdessen über die Person ab, wie oben. Speichert Ihr CRM mehrere E-Mails in einem Feld, reicht eine gemeinsame davon für einen Treffer. Dedupely Intelligence vergleicht alle E-Mail-Felder eines Kontakts und findet so auch Personen, die nur eine Adresse teilen.

Welche E-Mail überlebt den Merge?

E-Mail-Felder in einem CRM unterstützen kein Append, daher gewinnt in jedem E-Mail-Feld ein Wert. Legen Sie vor dem Merge fest, welcher:

• Die geschäftliche E-Mail behalten: Setzen Sie den Primary Record auf den Datensatz, mit dem Ihr Team arbeitet (Zuletzt aktualisierter Datensatz), oder nutzen Sie eine Regel auf Feldebene für Email.
• Die Merge Preview prüfen in View Match Details , um zu sehen, welche E-Mail bleibt.
• Halten Sie die anderen Adressen fest: Merge History bewahrt die Originalwerte jedes zusammengeführten Datensatzes, und Sie können sie als CSV herunterladen.

Manche CRMs behalten die andere E-Mail von selbst. Pipedrive kombiniert beim Zusammenführen alle eindeutigen E-Mails und Telefonnummern.

Beispiel-Einrichtung

Ein Team ist von einem anderen CRM migriert, und alte Adressen landeten in einem eigenen Feld „Email 2“. Kontakte kommen als neue Datensätze zurück, wenn Leute Formulare mit diesen Adressen ausfüllen.

1. Suche 1: First Name (Similar Words, Match nicknames) · Last Name (Exact) · Phone Number (Similar). Visible Fields: Email, Email 2, Company.
2. Suche 2: First Name (Similar Words, Match nicknames) · Last Name (Exact) · Company (Similar Words, Ignored terms). Dieselben Visible Fields.
3. Merge Rules: Primary Record auf Last Updated Record gesetzt.
4. Prüfung: Auto Match auf beiden Suchen, wöchentlich geprüft. Unklare Treffer gehen an Manual Review.

Häufige Fehler

• Abgleich über die E-Mail. Genau das unterscheidet sich. Gleichen Sie über die Person ab.
• Nur über den Namen abgleichen. Viele Menschen teilen einen Namen. Fügen Sie Telefon oder Firma hinzu.
• Die Adresse verlieren, die Ihr Team nutzt. Prüfen Sie die Merge Preview und setzen Sie als Primary Record den Datensatz, mit dem Ihr Team arbeitet.
• Auto Merge auf namensbasierten Suchen. Prüfen Sie sie zuerst mit Auto Match.

FAQ zu Kontakten mit mehreren E-Mails

• Warum hat mein CRM diese Duplikate nicht erkannt? Die meisten CRMs prüfen ein E-Mail-Feld. Eine andere Adresse oder eine in einem benutzerdefinierten Feld wird nicht geprüft.
• Kann Dedupely beide E-Mails in einem E-Mail-Feld behalten? Nein. E-Mail-Felder in einem CRM lassen sich nicht anhängen. Ein Wert gewinnt, und Merge History behält den anderen.
• Welche Felder sollte ich stattdessen abgleichen? Vorname, Nachname und Telefon oder Firma, mit aktivem Match nicknames.
• Kann ich beim Prüfen beide E-Mails sehen? Ja. Fügen Sie Ihre E-Mail-Felder zu den Visible Fields hinzu.