Uma pessoa, vários endereços de email

A maioria dos CRM procura duplicados por um único endereço de email. Quando a mesma pessoa aparece com um email pessoal, um novo email profissional ou um endereço guardado num campo personalizado como "Email 2", o CRM cria um novo contato. No Dedupely, encontra estes duplicados fazendo corresponder a pessoa em vez do email: nome mais telefone ou empresa. Depois escolhe que email permanece em cada mesclagem com Merge Rules.

Porque é que uma pessoa se torna vários contatos?

Como fazer corresponder sem o email

Deixe o email fora da correspondência e faça corresponder a pessoa:

Acrescente o Email e os seus campos de email personalizados aos Visible Fields, para comparar os endereços durante a revisão. Veja Apanhar duplicados escondidos.

E os emails em dois campos separados?

Se os endereços antigos estiverem num campo personalizado como "Email 2", uma pesquisa em Email e Email 2 só faz corresponder registros que tenham os mesmos dois endereços, mesmo trocados entre os campos. Correspondência entre campos (ativada por padrão) resolve a troca. Os registros com "Email 2" vazio saem dessa pesquisa, e os registros que compartilham apenas um endereço não correspondem.

Para pegar uma pessoa que compartilha apenas um endereço, faça a correspondência pela pessoa, como acima. Se o seu CRM guarda vários emails num mesmo campo, basta compartilhar qualquer um deles para haver correspondência. Dedupely Intelligence compara todos os campos de email de um contato, por isso também encontra pessoas que compartilham apenas um endereço.

Que email sobrevive à mesclagem?

Os campos de email de um CRM não aceitam Append, por isso ganha um valor em cada campo de email. Decida qual antes de mesclar:

• Manter o email de trabalho: defina como Primary Record o registro com que a sua equipe trabalha (Último registro atualizado), ou use uma regra ao nível do campo em Email.
• Verifique o Merge Preview no View Match Details para ver que email sobrevive.
• Guarde registro dos outros endereços: O Merge History guarda os valores originais de cada registro mesclado, e você pode baixá-lo como CSV.

Alguns CRM guardam o outro email por si. O Pipedrive junta todos os emails e telefones únicos quando os registros são mesclados.

Configuração de exemplo

Uma equipe migrou de outro CRM, e os endereços antigos foram parar a um campo personalizado "Email 2". Os contatos voltam como registros novos quando as pessoas preenchem formulários com esses endereços.

1. Pesquisa 1: First Name (Similar Words, Match nicknames) · Last Name (Exact) · Phone Number (Similar). Visible Fields: Email, Email 2, Company.
2. Pesquisa 2: First Name (Similar Words, Match nicknames) · Last Name (Exact) · Company (Similar Words, Ignored terms). Mesmos Visible Fields.
3. Merge Rules: Primary Record definido como Last Updated Record.
4. Revisão: Auto Match nas duas pesquisas, revisado semanalmente. As correspondências duvidosas vão para Manual Review.

Erros comuns

• Correspondência por email. É exatamente o que difere. Faça corresponder pela pessoa.
• Fazer corresponder só pelo nome. Muitas pessoas compartilham um nome. Acrescente telefone ou empresa.
• Perder o endereço que a sua equipe usa. Verifique a Merge Preview e defina como Primary Record o registro com que a equipe trabalha.
• Auto Merge em pesquisas baseadas no nome. Revise-as primeiro com o Auto Match.

Perguntas frequentes sobre contatos com vários emails

• Porque é que o meu CRM não apanhou estes duplicados? A maioria dos CRM verifica um único campo de email. Um endereço diferente, ou um guardado num campo personalizado, não é verificado.
• O Dedupely pode manter os dois emails num só campo de email? Não. Os campos de email de um CRM não aceitam valores acrescentados. Ganha um valor, e o Merge History guarda o outro.
• Que campos devo usar em vez disso? Primeiro nome, sobrenome e telefone ou empresa, com Match nicknames ativado.
• Posso ver os dois emails durante a revisão? Sim. Acrescente os campos de email aos Visible Fields.