Como impedir que entrem duplicados no seu CRM
Descubra de onde vêm os seus duplicados, feche as falhas que puder e mescle o resto automaticamente.
Os duplicados continuam chegando depois de uma limpeza, porque formulários, importações, integrações e vendedores continuam criando registros. Contê-los exige três camadas: corrija as origens que puder, mantenha ativas as verificações de duplicados do seu CRM e use o Dedupely para mesclar os duplicados que passam pelas duas, logo depois que chegam ao seu CRM. O Dedupely não impede a criação de registros. Ele encontra e mescla novos duplicados na agenda que você escolher, com o Auto Merge para as pesquisas testadas e o Auto Match para as que precisam de uma pessoa.
De onde vêm os novos duplicados?
| Origem | Porque cria duplicados |
|---|---|
| Formulários web | As pessoas usam outro email, um apelido ou um erro de digitação quando voltam a preencher um formulário. |
| Importações de listas | As linhas sem email, domínio ou ID de registro criam registros novos em vez de atualizar os existentes. |
| Integrações e sincronizações | Algumas verificações do CRM não abrangem registros criados pela API, como a verificação de domínio de empresa do HubSpot. As sincronizações bidirecionais podem recriar registros depois de uma mesclagem. |
| Ferramentas de chamadas e marcadores | Muitas vezes enviam só um telefone, com o nome vazio ou fictício. |
| Ferramentas de enriquecimento e prospeção | Acrescentam a mesma pessoa com outro email ou outra grafia da empresa. |
| Comerciais que criam registros à mão | Não pesquisam primeiro, ou escrevem o nome de outra forma. |
Para encontrar sua maior fonte, olhe algumas das correspondências atuais no Dedupely e verifique um campo de origem em cada registro (como Original Source, Lead Source ou Created By). Adicione-o aos Visible Fields para o ver nos resultados.
O que é que o seu CRM já apanha?
Mantenha ativas as verificações do seu CRM. Travam alguns duplicados antes de existirem, mas cada uma tem lacunas:
| CRM | O que verifica | O que passa |
|---|---|---|
| HubSpot | Contatos com o mesmo email e empresas com o mesmo domínio. Também pode tornar únicas até 10 propriedades personalizadas por objeto. | Emails diferentes para a mesma pessoa; empresas criadas pela API ou por uma app de sincronização; as propriedades únicas personalizadas não são aplicadas nos formulários. |
| Salesforce | As Duplicate Rules avisam ou bloqueiam quando um registro é criado ou editado. As importações e chamadas à API que correspondem a um registro existente são bloqueadas, a menos que a integração esteja configurada para guardar duplicados na mesma. | Regras configuradas para alertar, que os vendedores ignoram; erros de digitação e apelidos que a regra de correspondência não pega; duplicados dentro da mesma importação; leads convertidos (a não ser que o Apex Lead Convert esteja ativo); registros adicionados pelo Lightning Sync ou pelo Einstein Activity Capture. |
| Pipedrive | Assinala pessoas com o mesmo nome e um telefone, email ou organização compartilhados. As importações podem mesclar duplicados em alguns campos fixos. | Registros pobres de ferramentas de chamadas sem nome, e diferenças de escrita. |
| Close CRM | Sem detecção de duplicados no aplicativo. | Tudo o que não corresponde exatamente. |
| Nimble CRM | As importações mesclam por email, ou por nome quando nenhum email corresponde. | Registros acrescentados depois de uma importação. |
| Google Contacts | Sugere os duplicados de que tem certeza. | Os pares de que não tem a certeza. |
Para a comparação completa, veja Ferramentas de duplicados de CRM comparadas.
Como corrigir as origens que controla
- Formulários: use o formulário ou a integração nativos do CRM, e torne o email obrigatório.
- Importações: deduplique as listas antes de as importar, e mapeie sempre um identificador único (email, domínio ou ID de registro). Veja Deduplique uma lista antes de a importar.
- Integrações: procure nas configurações de cada ferramenta uma opção do tipo "match existing records" e descubra por qual campo ela faz a correspondência.
- Comerciais: peça que pesquisem antes de criar um registro, e combinem como os nomes das empresas são escritos.
Como mesclar os duplicados que ainda passam
Crie uma Duplicate Search por origem, com base nos dados que essa origem envia, e automatize cada uma conforme o resultado nos testes:
- Crie a pesquisa. Por exemplo, para um marcador que envia só um número de telefone: Phone Number (Exact, ou Similar para comparar os últimos 7 dígitos), com um filtro para que um ou mais registros da correspondência tenham First Name vazio. Adicione Visible Fields como Last Name, Email e Create Date para comparar antes de mesclar.
- Teste manualmente. Mescle 1–2 correspondências, verifique o resultado e rejeite as correspondências falsas.
- Ative o Auto Match se uma pessoa precisar de verificar as correspondências. Recebe um email quando atingem o número que definir.
- Ative o Auto Merge quando a pesquisa deixar de encontrar correspondências falsas. Escolha um agendamento adequado à fonte:
| Origem | Agendamento |
|---|---|
| Formulários web | Assim que possível: o Auto Merge roda num ciclo contínuo, então os novos duplicados são mesclados logo depois que chegam ao Dedupely |
| Marcadores e ferramentas de chamadas | Diariamente, antes de os comerciais começarem o dia |
| Importações mensais | Num dia fixo do mês, logo a seguir à sua importação habitual |
Os novos registros do CRM chegam normalmente ao Dedupely em 1–5 minutos, e o Dedupely atualiza os seus dados a cada 10–30 minutos, por isso nem "As soon as possible" é instantâneo. Veja Auto Merge e Auto Match.
Configuração de exemplo
Uma equipe de e-commerce recebe contatos duplicados de três lugares: checkout, um formulário de newsletter e uma ferramenta de ligações.
| Origem | Pesquisa de Duplicados | Automação |
|---|---|---|
| Formulário de newsletter | First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact | Auto Merge, As soon as possible |
| Checkout (emails pessoais e de trabalho) | First Name: Similar Words (Any Order) com Match nicknames · Last Name: Exact · Phone Number: Similar | Auto Match, aviso às 10 correspondências |
| Ferramenta de chamadas | Phone Number: Similar · Filtro: First Name está vazio, Aplica-se a um ou mais | Auto Merge, diariamente às 7h00 |
Merge Rules: Primary Record definido como Mais dados no campo, para que o registro completo ganhe ao registro pobre da ferramenta de chamadas.
Erros comuns
- Só mesclar, sem nunca corrigir a origem. Os mesmos duplicados voltam todas as semanas.
- Desligar as verificações do próprio CRM. São gratuitas e travam os duplicados fáceis.
- Uma pesquisa para todas as fontes. Cada fonte envia dados diferentes, por isso cada uma precisa dos seus campos e opções de correspondência.
- Auto Merge numa pesquisa não testada. Comece com o Auto Match e depois mude.
- Esquecer as sincronizações bidirecionais. Se uma integração voltar a sincronizar registros, verifique primeiro como lida com as mesclagens. Veja Mesclar duplicados com a Integração HubSpot-Salesforce ativa.
Perguntas frequentes sobre travar duplicados
- O Dedupely pode impedir que um duplicado seja criado? Não. O Dedupely encontra e mescla duplicados depois de chegarem ao seu CRM. Com o Auto Merge no agendamento "As soon as possible", são mesclados pouco depois de chegarem.
- Com que rapidez o Dedupely vê novos registros? Normalmente em 1–5 minutos. Os dados atualizam-se a cada 10–30 minutos.
- Devo desativar as verificações de duplicados do próprio CRM? Não. Mantenha-as ativas e use o Dedupely para o que escapa a elas.
- O Auto Merge está na avaliação gratuita? Sim. Usa as suas 20 mesclagens grátis e para quando acabam. O Auto Match também está incluído.
- Posso ver que fonte cria mais duplicados? Acrescente um campo de origem como Original Source aos Visible Fields e compare as correspondências.
A seguir
Auto Merge Mescle em segundo plano e com agendamento os duplicados novos, depois de testar a Duplicate Search.Ainda com dúvidas?
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