Empêcher les doublons d'entrer dans votre CRM
Trouvez d'où viennent vos doublons, comblez les failles possibles et fusionnez le reste automatiquement.
Les doublons continuent d'arriver après un nettoyage, car formulaires, imports, intégrations et commerciaux continuent de créer des fiches. Les arrêter demande trois niveaux : corrigez les sources que vous pouvez, gardez actifs les contrôles de doublons de votre CRM, et utilisez Dedupely pour fusionner les doublons qui passent à travers, peu après leur arrivée dans votre CRM. Dedupely n'empêche pas la création de fiches. Il trouve et fusionne les nouveaux doublons selon la planification choisie, avec Auto Merge pour les recherches testées et Auto Match pour celles qui demandent une personne.
D'où viennent les nouveaux doublons ?
| Source | Pourquoi il crée des doublons |
|---|---|
| Formulaires web | Les gens utilisent un autre e-mail, un surnom ou une faute de frappe quand ils remplissent à nouveau un formulaire. |
| Imports de listes | Les lignes sans e-mail, domaine ni ID d'enregistrement créent de nouveaux enregistrements au lieu de mettre à jour les existants. |
| Intégrations et synchronisations | Certains contrôles du CRM ne couvrent pas les fiches créées via l'API, comme le contrôle de domaine d'entreprise de HubSpot. Les synchronisations bidirectionnelles peuvent recréer des fiches après une fusion. |
| Outils d'appel et numéroteurs | Ils envoient souvent juste un numéro, avec un nom vide ou factice. |
| Outils d'enrichissement et de prospection | Ils ajoutent la même personne avec un autre e-mail ou une autre orthographe de l'entreprise. |
| Des commerciaux qui créent des fiches à la main | Ils ne cherchent pas d'abord, ou saisissent le nom autrement. |
Pour trouver votre plus grosse source, regardez quelques-unes de vos correspondances actuelles dans Dedupely et vérifiez un champ d'origine sur chaque fiche (comme Original Source, Lead Source ou Created By). Ajoutez-le aux Visible Fields pour le voir dans vos résultats.
Que repère déjà votre CRM ?
Gardez les contrôles natifs de votre CRM. Ils bloquent certains doublons avant leur création, mais chacun a ses failles :
| CRM | Ce qu'il vérifie | Ce qui passe à travers |
|---|---|---|
| HubSpot | Les contacts au même e-mail et les entreprises au même domaine. Vous pouvez aussi rendre uniques jusqu'à 10 propriétés personnalisées par objet. | Des e-mails différents pour la même personne ; des entreprises créées via l'API ou une app de synchronisation ; les propriétés uniques personnalisées ne sont pas appliquées aux formulaires. |
| Salesforce | Les Duplicate Rules avertissent ou bloquent à la création ou à la modification d'une fiche. Les imports et appels API qui correspondent à une fiche existante sont bloqués, sauf si l'intégration est réglée pour enregistrer quand même les doublons. | Des règles réglées sur l'alerte, que les commerciaux ignorent ; des fautes de frappe et des surnoms que la règle de correspondance manque ; des doublons dans un même import ; des leads convertis (sauf si Apex Lead Convert est activé) ; des fiches ajoutées par Lightning Sync ou Einstein Activity Capture. |
| Pipedrive | Signale les personnes au même nom avec un téléphone, un email ou une organisation en commun. Les imports peuvent fusionner les doublons sur quelques champs fixes. | Fiches pauvres des outils d'appel sans nom, et différences d'orthographe. |
| Close CRM | Pas de détection de doublons dans l'application. | Tout ce qui ne correspond pas exactement. |
| Nimble CRM | Les imports fusionnent sur l'e-mail, ou sur le nom quand aucun e-mail ne correspond. | Fiches ajoutées après un import. |
| Google Contacts | Suggère les doublons dont il est sûr. | Les paires dont il n'est pas sûr. |
Pour la comparaison complète, voir Les outils de doublons des CRM comparés.
Comment corriger les sources que vous maîtrisez
- Formulaires : utilisez le formulaire ou l'intégration natifs de votre CRM, et rendez l'e-mail obligatoire.
- Importations : dédoublonnez les listes avant de les importer, et mappez toujours un identifiant unique (e-mail, domaine ou identifiant de fiche). Voir Dédoublonner une liste avant de l'importer.
- Intégrations : cherchez dans les réglages de chaque outil une option du type « match existing records », et découvrez sur quel champ il rapproche.
- Commerciaux : demandez-leur de chercher avant de créer une fiche, et convenez de l'écriture des noms d'entreprise.
Comment fusionner les doublons qui passent encore
Créez une Duplicate Search par source, à partir des données qu'elle envoie, et automatisez chacune selon ses résultats en test :
- Créez la recherche. Par exemple, pour un outil d'appel qui n'envoie qu'un numéro : Phone Number (Exact, ou Similar pour comparer les 7 derniers chiffres), avec un filtre pour qu'une ou plusieurs fiches de la correspondance aient un First Name vide. Ajoutez Visible Fields comme Last Name, Email et Create Date pour comparer avant de fusionner.
- Testez-la à la main. Fusionnez 1–2 correspondances, vérifiez le résultat et rejetez les fausses correspondances.
- Activer Auto Match si une personne doit vérifier ses correspondances. Vous recevez un e-mail quand elles atteignent le nombre fixé.
- Activer Auto Merge une fois que la recherche ne trouve plus de fausses correspondances. Choisissez une planification adaptée à la source :
| Source | Planification |
|---|---|
| Formulaires web | Dès que possible: Auto Merge tourne en boucle continue, les nouveaux doublons sont donc fusionnés peu après leur arrivée dans Dedupely |
| Numéroteurs et outils d'appel | Chaque jour, avant que vos commerciaux commencent |
| Imports mensuels | Un jour fixe du mois, juste après votre import habituel |
Les nouvelles fiches du CRM arrivent en général dans Dedupely en 1–5 minutes, et Dedupely actualise vos données toutes les 10–30 minutes, donc même « As soon as possible » n'est pas instantané. Voir Auto Merge et Auto Match.
Exemple de configuration
Une équipe e-commerce reçoit des contacts en double de trois endroits : le paiement, un formulaire de newsletter et un outil d'appel.
| Source | Recherche de doublons | Automatisation |
|---|---|---|
| Formulaire de newsletter | First Name : Exact · Last Name : Exact · Email : Exact | Auto Merge, As soon as possible |
| Passage en caisse (e-mails personnels et professionnels) | First Name : Similar Words (Any Order) avec Match nicknames · Last Name : Exact · Phone Number : Similar | Auto Match, alerte à 10 correspondances |
| Outil d'appel | Phone Number : Similar · Filtre : First Name est vide, S'applique à un ou plusieurs | Auto Merge, chaque jour à 7 h |
Merge Rules : Primary Record réglé sur Le plus de données, pour que la fiche complète l'emporte sur la fiche pauvre de l'outil d'appel.
Erreurs courantes
- Se contenter de fusionner sans jamais corriger la source. Les mêmes doublons reviennent chaque semaine.
- Désactiver les contrôles natifs de votre CRM. Ils sont gratuits et arrêtent les doublons faciles.
- Une seule recherche pour toutes les sources. Chaque source envoie des données différentes, chacune a donc besoin de ses propres champs et options de correspondance.
- Auto Merge sur une recherche non testée. Commencez par Auto Match, puis basculez.
- Oublier les synchronisations bidirectionnelles. Si une intégration resynchronise des fiches, vérifiez d'abord comment elle gère les fusions. Voir Fusionner avec une intégration HubSpot-Salesforce active.
FAQ pour stopper les doublons
- Dedupely peut-il empêcher la création d'un doublon ? Non. Dedupely trouve et fusionne les doublons une fois arrivés dans votre CRM. Avec Auto Merge sur la planification « As soon as possible », ils sont fusionnés peu après leur arrivée.
- En combien de temps Dedupely voit-il les nouvelles fiches ? En général en 1–5 minutes. Les données s'actualisent toutes les 10–30 minutes.
- Faut-il désactiver les contrôles de doublons de mon CRM ? Non. Gardez-les actifs et utilisez Dedupely pour ce qu'ils ratent.
- Auto Merge est-il inclus dans l'essai gratuit ? Oui. Il utilise vos 20 fusions gratuites et s'arrête quand elles sont épuisées. Auto Match est inclus aussi.
- Puis-je voir quelle source crée le plus de doublons ? Ajoutez un champ d'origine comme Original Source aux Visible Fields et comparez vos correspondances.
À suivre
Auto Merge Fusionnez en arrière-plan et selon une planification les nouveaux doublons, une fois votre Duplicate Search testée.Toujours bloqué ?
Notre équipe aide sur chaque offre et pendant l'essai gratuit, par chat, e-mail ou Zoom.
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