So halten Sie Duplikate aus Ihrem CRM fern

Nach einer Bereinigung kommen weiter Duplikate, weil Formulare, Importe, Integrationen und Vertriebler weiter Datensätze anlegen. Sie zu stoppen, braucht drei Ebenen: Beheben Sie die Quellen, die Sie können, lassen Sie die Duplikatprüfungen Ihres CRM aktiv und nutzen Sie Dedupely, um Duplikate, die an beidem vorbeikommen, kurz nach ihrer Ankunft im CRM zusammenzuführen. Dedupely verhindert nicht, dass Datensätze angelegt werden. Es findet neue Duplikate und führt sie nach einem Zeitplan Ihrer Wahl zusammen, mit Auto Merge für getestete Suchen und Auto Match für die, die einen Menschen brauchen.

Woher kommen neue Duplikate?

Um Ihre größte Quelle zu finden, sehen Sie sich einige aktuelle Treffer in Dedupely an und prüfen ein Quellfeld auf jedem Datensatz (etwa Original Source, Lead Source oder Created By). Nehmen Sie es in die Visible Fields auf, damit Sie es in Ihren Ergebnissen sehen.

Was erkennt Ihr CRM bereits?

Lassen Sie die eigenen Prüfungen Ihres CRM aktiv. Sie stoppen manche Duplikate, bevor sie entstehen, aber jede hat Lücken:

Den vollständigen Vergleich finden Sie unter CRM-Duplikat-Tools im Vergleich.

So beheben Sie die Quellen, die Sie selbst steuern

• Formulare: Nutzen Sie das native Formular oder die native Integration Ihres CRMs und machen Sie die E-Mail zum Pflichtfeld.
• Importe: deduplizieren Sie Listen vor dem Import und ordnen Sie immer eine eindeutige Kennung zu (E-Mail, Domain oder Datensatz-ID). Siehe Eine Liste vor dem Import deduplizieren.
• Integrationen: prüfen Sie in den Einstellungen jedes Tools, ob es eine Option wie „match existing records“ gibt, und finden Sie heraus, über welches Feld es abgleicht.
• Vertriebler: Bitten Sie sie, vor dem Anlegen eines Datensatzes zu suchen, und einigen Sie sich, wie Firmennamen geschrieben werden.

So führen Sie die Duplikate zusammen, die trotzdem durchrutschen

Bauen Sie eine Duplicate Search je Quelle auf Basis der Daten, die sie liefert, und automatisieren Sie jede je nach Testergebnis:

1. Legen Sie die Suche an. Zum Beispiel für einen Dialer, der nur eine Telefonnummer sendet: Phone Number (Exact, oder Similar für die letzten 7 Ziffern), mit einem Filter, damit ein oder mehrere Datensätze im Treffer einen leeren First Name haben. Fügen Sie hinzu: Visible Fields wie Last Name, Email und Create Date, um vor dem Merge zu vergleichen.
2. Testen Sie sie von Hand. Führen Sie 1–2 Treffer zusammen, prüfen Sie das Ergebnis und lehnen Sie die falschen Treffer ab.
3. Auto Match einschalten , wenn ein Mensch die Treffer prüfen muss. Sie erhalten eine E-Mail, wenn sie die von Ihnen festgelegte Zahl erreichen.
4. Auto Merge einschalten sobald die Suche keine falschen Treffer mehr findet. Wählen Sie einen Zeitplan, der zur Quelle passt:

Neue CRM-Datensätze erreichen Dedupely meist innerhalb von 1–5 Minuten, und Dedupely aktualisiert Ihre Daten alle 10–30 Minuten, daher ist selbst „As soon as possible“ nicht sofort. Siehe Auto Merge und Auto Match.

Beispiel-Einrichtung

Ein E-Commerce-Team bekommt doppelte Kontakte aus drei Quellen: Checkout, Newsletter-Formular und Telefonie-Tool.

Merge Rules: Primary Record gesetzt auf Meiste Felddaten, damit der vollständige Datensatz gegen den dünnen aus dem Telefonie-Tool gewinnt.

Häufige Fehler

• Nur zusammenführen, nie die Quelle reparieren. Dieselben Duplikate kommen jede Woche wieder.
• Die eigenen Prüfungen Ihres CRM abschalten. Sie sind kostenlos und stoppen die einfachen Duplikate.
• Eine Suche für alle Quellen. Jede Quelle liefert andere Daten, also braucht jede eigene Felder und Abgleichsoptionen.
• Auto Merge auf einer ungetesteten Suche. Beginnen Sie mit Auto Match und wechseln Sie dann.
• Zwei-Wege-Syncs vergessen. Synchronisiert eine Integration Datensätze zurück, prüfen Sie zuerst, wie sie mit Merges umgeht. Siehe Dubletten zusammenführen mit HubSpot-Salesforce-Integration.

FAQ zum Stoppen von Duplikaten

• Kann Dedupely verhindern, dass ein Duplikat entsteht? Nein. Dedupely findet und führt Duplikate zusammen, nachdem sie Ihr CRM erreicht haben. Mit Auto Merge im Zeitplan „As soon as possible“ werden sie kurz nach ihrer Ankunft zusammengeführt.
• Wie schnell sieht Dedupely neue Datensätze? Meist innerhalb von 1–5 Minuten. Die Daten werden alle 10–30 Minuten aktualisiert.
• Sollte ich die eigenen Duplikatprüfungen meines CRMs abschalten? Nein. Lassen Sie sie an und nutzen Sie Dedupely für das, was sie übersehen.
• Ist Auto Merge im kostenlosen Test enthalten? Ja. Es nutzt Ihre 20 kostenlosen Merges und stoppt, wenn sie aufgebraucht sind. Auto Match ist ebenfalls enthalten.
• Kann ich sehen, welche Quelle die meisten Duplikate erzeugt? Fügen Sie ein Quellfeld wie Original Source zu Visible Fields hinzu und vergleichen Sie Ihre Treffer.