Dédoublonner les transactions et opportunités

Une transaction en double compte deux fois le même chiffre d'affaires, divise ses notes et activités, et peut laisser deux commerciaux sur une même opportunité. Dans Dedupely, vous dédoublonnez les transactions comme tout autre objet : créez une Duplicate Search sur les champs stockés dans la transaction, vérifiez soigneusement les correspondances, définissez les Merge Rules, puis fusionnez. Comme les transactions portent du chiffre d'affaires, des étapes et des propriétaires, examinez-les avant de fusionner en masse. Vous pouvez dédoublonner les Deals HubSpot, les Opportunities Salesforce, les Deals Pipedrive et les Opportunities Close CRM.

Pourquoi des transactions en double apparaissent-elles ?

• Les intégrations et les formulaires créent une nouvelle transaction à chaque demande, même quand une est déjà ouverte.
• Deux commerciaux ouvrent une transaction pour la même opportunité sans le savoir.
• Imports ajoutent des transactions qui existent déjà, car le fichier n'a pas d'identifiant de transaction.
• Entreprises ou contacts en double ont chacun leur propre transaction pour la même opportunité. Dédoublonnez d'abord vos entreprises : une fois fusionnées, leurs transactions se trouvent sous une seule entreprise, ce qui rend les transactions en double plus faciles à repérer lors de la revue. Voir Dédoublonner les entreprises et les comptes.

Sur quels champs comparer les transactions ?

Dedupely rapproche les transactions sur les champs stockés dans la transaction elle-même, pas dans l'entreprise ou le contact associés. Utilisez-en au moins trois :

N'oubliez pas que les valeurs vides ne correspondent jamais. Une transaction sans montant sort d'une recherche qui rapproche sur Amount, créez donc une seconde recherche pour celles-là, sans Amount, et examinez-la de près.

Comment affiner une recherche de transactions avec des filtres

Les filtres gardent une recherche de transactions centrée sur celles qui valent un examen. Par exemple :

• Transactions récentes uniquement : champ Create Date, S'applique à un ou plusieurs, opérateur is within the past (days), par ex. 90.
• Seulement les transactions ouvertes : champ Étape de la transaction, S'applique à toutes, opérateur n'est pas égal à, termes Gagné et Perdu, avec l'option de termes sur Tous. Examinez les transactions clôturées dans un second temps : des transactions closed-won en double comptent deux fois le même chiffre d'affaires dans vos rapports.

Voir Filtres.

Relire les correspondances de transactions

Les transactions portent du chiffre d'affaires : vérifiez chaque correspondance avant de fusionner :

1. Ouvrez View Match Details et comparez les fiches côte à côte.
2. Add Visible Fields comme Deal Stage, Close Date, Pipeline et Create Date, pour voir les différences qui comptent.
3. Rejeter les correspondances qui sont des transactions distinctes, comme un renouvellement et un nouvel achat avec le même nom et le même montant.
4. Send to Manual Review les correspondances que le propriétaire de la transaction doit trancher. Voir Manual Review.

Quelle transaction doit survivre ?

Définissez une règle de Primary Record dans Merge Rules:

Vérifiez Merge Preview avant de fusionner, surtout l'étape, la date de clôture et le propriétaire.

Que deviennent les activités quand des transactions fusionnent ?

Les activités, notes et associations passent sur la transaction conservée, sauf là où l'API de votre CRM ne permet pas de les déplacer :

• Pipedrive : les activités, notes et fiches liées passent sur la transaction conservée. Les transactions archivées ne peuvent pas être fusionnées.
• Salesforce : Salesforce n'a pas de fusion pour les Opportunities : Dedupely met donc à jour celle qui reste, y rattache leurs fiches enfants et supprime les autres. Emails, fichiers, notes, rôles de contact et lignes de produit des autres ne sont pas déplacés.
• Close CRM : les activités appartiennent au Lead ou au Contact, jamais à l'Opportunity, donc fusionner des Opportunities ne déplace aucune activité. Dedupely copie les valeurs des champs sur l'Opportunity conservée ; les pièces jointes des autres ne sont pas déplacées.
• HubSpot : Les règles de fusion de HubSpot s'appliquent, en général avec un nouvel identifiant pour la transaction fusionnée. Voir la Guide de déduplication HubSpot.

Exemple de configuration

Une équipe commerciale sur HubSpot trouve des transactions en double créées par une intégration de formulaires et par les commerciaux.

1. Dédoublonner d'abord les entreprises, avec Domain Root sur le domaine de l'entreprise.
2. Recherche 1 : Deal Name : Similar Words (Any Order), Ignored terms deal, renewal · Amount : Exact · Deal Owner : Exact · Filtre : Create Date is within the past (days) 180, S'applique à un ou plusieurs.
3. Visible Fields : Deal Stage, Close Date, Pipeline, Create Date.
4. Merge Rules : Primary Record réglé sur Dernier enregistrement mis à jour.
5. Revue : rejetez les renouvellements, envoyez les correspondances incertaines dans Manual Review pour le propriétaire de la transaction, puis fusionnez 1 ou 2 correspondances et vérifiez-les dans HubSpot.
6. Automatisez : Auto Match sur la Recherche 1, avec alerte à 5 correspondances, pour qu'une personne vérifie les nouveaux deals en double avant leur fusion.

Erreurs courantes

• Fusionner les transactions avant les entreprises. Les entreprises en double masquent quelles transactions vont ensemble.
• Rapprocher sur le seul nom de la transaction. Beaucoup de transactions portent des noms comme « Abonnement annuel » ou « Renouvellement ».
• Fusionner les renouvellements dans la transaction d'origine. Même nom et même montant ne veut pas dire même opportunité. Rejetez-les.
• Fusionner en masse sans regarder les étapes. Vérifiez d'abord l'étape et la date de clôture dans la Merge Preview.
• Auto Merge sur les transactions tout de suite. Commencez par Auto Match, pour qu'une personne voie d'abord les nouvelles transactions en double.

FAQ sur le dédoublonnage des transactions

• Quels objets de transaction Dedupely peut-il dédoublonner ? Deals HubSpot, Opportunities Salesforce, Deals Pipedrive et Opportunities Close CRM. Les deals Pipedrive archivés ne peuvent pas être fusionnés.
• Dedupely peut-il rapprocher des transactions sur leur entreprise associée ? Non. Les transactions sont rapprochées sur les champs stockés sur la transaction elle-même.
• Puis-je fusionner une transaction avec un contact ou une entreprise ? Non. Dedupely fusionne les fiches au sein d'un même objet.
• Puis-je annuler une fusion de transactions ? Oui, pendant 30 jours pour la plupart des fusions, depuis Merge History. L'annulation sert aux fiches qui n'étaient pas des doublons : traitez donc chaque fusion comme définitive. Voir Annuler une fusion. Pour les anciennes fusions, voir J'ai fusionné les mauvaises fiches : que faire ?
• Les transactions comptent-elles dans mon forfait ? Oui. Chaque fiche de chaque objet activé compte dans la limite de fiches de votre forfait.