So deduplizieren Sie Deals und Opportunities
Finden Sie denselben Deal, der zweimal erfasst wurde, und führen Sie ihn zusammen, ohne Ihre Pipeline zu verzerren.
Ein doppelter Deal zählt denselben Umsatz zweimal, teilt seine Notizen und Aktivitäten auf und kann zwei Vertriebler an einer Opportunity arbeiten lassen. In Dedupely deduplizieren Sie Deals wie jedes andere Objekt: Bauen Sie eine Duplicate Search über die Felder, die auf dem Deal gespeichert sind, prüfen Sie die Treffer sorgfältig, legen Sie Merge Rules fest und führen Sie dann zusammen. Da Deals Umsatz, Phasen und Owner tragen, prüfen Sie sie vor dem Bulk-Merge. Sie können HubSpot-Deals, Salesforce-Opportunities, Pipedrive-Deals und Close-CRM-Opportunities deduplizieren.
Warum entstehen doppelte Deals?
- Integrationen und Formulare legen für jede Anfrage einen neuen Deal an, auch wenn schon einer offen ist.
- Zwei Vertriebler eröffnen einen Deal für dieselbe Opportunity, ohne voneinander zu wissen.
- Importe fügen Deals hinzu, die es schon gibt, weil die Datei keine Deal-ID hat.
- Doppelte Firmen oder Kontakte bekommen jeweils einen eigenen Deal für dieselbe Opportunity. Deduplizieren Sie zuerst Ihre Firmen: Sind sie zusammengeführt, liegen ihre Deals unter einer Firma, was doppelte Deals bei der Prüfung leichter erkennbar macht. Siehe So deduplizieren Sie Firmen und Accounts.
Auf welchen Feldern sollten Sie Deals abgleichen?
Dedupely gleicht Deals über die Felder ab, die auf dem Deal selbst gespeichert sind, nicht auf der verknüpften Firma oder dem Kontakt. Nutzen Sie mindestens drei:
| Feld | Abgleichsoption | Warum |
|---|---|---|
| Deal-Name | Similar Words (Any Order) | „Acme – Annual plan“ und „Annual plan Acme“ teilen dieselben Wörter. Ergänzen Sie häufige Wörter wie deal, renewal oder Opportunity in Ignored terms. |
| Betrag | Exakt | Dieselbe Opportunity hat meist denselben Betrag. |
| Verantwortlicher | Exakt | Duplikate aus einer Integration oder von einem Vertriebler haben meist denselben Owner. Öffnen zwei Vertriebler denselben Deal, unterscheiden sich die Owner, bauen Sie also eine zweite Suche ohne Owner und prüfen Sie sie genau. |
Denken Sie daran, dass leere Werte nie passen. Ein Deal ohne Betrag fällt aus einer Suche heraus, die über Amount abgleicht, bauen Sie also eine zweite Suche für diese, ohne Amount, und prüfen Sie sie genau.
So grenzen Sie eine Deal-Suche mit Filtern ein
Filter halten eine Deal-Suche auf die Deals fokussiert, die eine Prüfung lohnen. Zum Beispiel:
- Nur aktuelle Deals: Feld Create Date, Gilt für einem oder mehreren, Operator is within the past (days), z. B. 90.
- Nur offene Deals: Feld Deal-Phase, Gilt für alle, Operator ist nicht gleich, Begriffe Gewonnen und Verloren, mit der Begriffseinstellung auf Alle. Prüfen Sie abgeschlossene Deals in einem zweiten Durchgang: Doppelte Closed-won-Deals zählen denselben Umsatz in Ihren Berichten zweimal.
Siehe Filter.
So prüfen Sie Deal-Treffer
Deals tragen Umsatz, also prüfen Sie jeden Treffer vor dem Merge:
- Öffnen Sie View Match Details und vergleichen Sie die Datensätze nebeneinander.
- Add Visible Fields wie Deal Stage, Close Date, Pipeline und Create Date, damit Sie die wichtigen Unterschiede sehen.
- Ablehnen von Treffern, die eigenständige Deals sind, etwa eine Verlängerung und ein Neukauf mit gleichem Namen und Betrag.
- Send to Manual Review die Treffer, über die der Deal-Owner entscheiden muss. Siehe Manual Review.
Welcher Deal sollte bleiben?
Legen Sie eine Primary-Record-Regel fest in Merge Rules:
| Regel | Wann Sie es nutzen |
|---|---|
| Zuletzt aktualisierter Datensatz | Der Deal, an dem Ihr Team zuletzt gearbeitet hat, sollte bleiben. |
| Ältester Datensatz | Der erste Deal soll bleiben, etwa damit sein ursprüngliches Erstellungsdatum in Ihren Berichten erhalten bleibt. |
| Meiste Felddaten | Der vollständigere Deal sollte bleiben, etwa wenn eine Integration dünne Deals anlegt. |
Prüfen Sie Merge Preview vor dem Zusammenführen, besonders Phase, Abschlussdatum und Owner.
Was passiert mit Aktivitäten, wenn Deals zusammengeführt werden?
Aktivitäten, Notizen und Verknüpfungen wandern auf den verbleibenden Deal, außer wo die API Ihres CRMs das Verschieben nicht zulässt:
- Pipedrive: Aktivitäten, Notizen und verknüpfte Datensätze wandern zum verbleibenden Deal. Archivierte Deals lassen sich nicht zusammenführen.
- Salesforce: Salesforce hat keinen Merge für Opportunities, daher aktualisiert Dedupely die verbleibende, hängt ihre Kind-Datensätze um und löscht die anderen. E-Mails, Dateien, Notizen, Kontaktrollen und Produktpositionen der anderen werden nicht übertragen.
- Close CRM: Aktivitäten gehören zum Lead oder Contact, nie zur Opportunity, deshalb verschiebt ein Merge von Opportunities keine Aktivität. Dedupely kopiert die Feldwerte auf die Opportunity, die Sie behalten; Anhänge der anderen werden nicht verschoben.
- HubSpot: Es gelten die eigenen Merge-Regeln von HubSpot, meist mit einer neuen Datensatz-ID für den zusammengeführten Deal. Siehe Leitfaden zur HubSpot-Dublettenbereinigung.
Beispiel-Einrichtung
Ein Vertriebsteam auf HubSpot findet doppelte Deals, die eine Formularintegration und Vertriebler angelegt haben.
- Zuerst Firmen deduplizieren, mit Domain Root auf der Firmendomain.
- Suche 1: Deal Name: Similar Words (Any Order), Ignored terms deal, renewal · Amount: Exact · Deal Owner: Exact · Filter: Create Date is within the past (days) 180, Gilt für einem oder mehreren.
- Visible Fields: Deal Stage, Close Date, Pipeline, Create Date.
- Merge Rules: Primary Record gesetzt auf Zuletzt aktualisierter Datensatz.
- Prüfung: lehnen Sie Verlängerungen ab, schicken Sie unklare Treffer für den Deal-Owner in Manual Review, führen Sie dann 1–2 Treffer zusammen und prüfen Sie sie in HubSpot.
- Automatisieren: Auto Match für Suche 1, mit Benachrichtigung bei 5 Treffern, damit eine Person neue doppelte Deals prüft, bevor sie zusammengeführt werden.
Häufige Fehler
- Deals vor Firmen zusammenführen. Doppelte Firmen verbergen, welche Deals zusammengehören.
- Nur über den Deal-Namen abgleichen. Viele Deals tragen Namen wie „Jahresplan“ oder „Verlängerung“.
- Verlängerungen mit dem ursprünglichen Deal zusammenführen. Gleicher Name und Betrag heißt nicht gleiche Opportunity. Lehnen Sie sie ab.
- Bulk-Merge, ohne auf die Phasen zu achten. Prüfen Sie zuerst Phase und Abschlussdatum in der Merge Preview.
- Auto Merge für Deals von Anfang an. Beginnen Sie mit Auto Match, damit ein Mensch neue doppelte Deals zuerst sieht.
FAQ zum Deduplizieren von Deals
- Welche Deal-Objekte kann Dedupely deduplizieren? HubSpot-Deals, Salesforce-Opportunities, Pipedrive-Deals und Close-CRM-Opportunities. Archivierte Pipedrive-Deals lassen sich nicht zusammenführen.
- Kann Dedupely Deals über ihre zugeordnete Firma abgleichen? Nein. Deals werden über die Felder abgeglichen, die im Deal selbst gespeichert sind.
- Kann ich einen Deal mit einem Kontakt oder einer Firma zusammenführen? Nein. Dedupely führt Datensätze innerhalb eines Objekts zusammen.
- Kann ich einen Deal-Merge rückgängig machen? Ja, bei den meisten Merges innerhalb von 30 Tagen über Merge History. Rückgängig machen ist nur für Datensätze gedacht, die keine Dubletten waren, behandeln Sie daher jeden Merge als endgültig. Siehe Einen Merge rückgängig machen. Für ältere Merges siehe Ich habe die falschen Datensätze zusammengeführt: Was jetzt?
- Zählen Deal-Datensätze zu meinem Plan? Ja. Jeder Datensatz in jedem aktivierten Objekt zählt zum Datensatzlimit Ihres Plans.
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