Come deduplicare trattative e opportunità

Una trattativa duplicata conta due volte lo stesso fatturato, divide note e attività, e può lasciare due commerciali sulla stessa opportunità. In Dedupely deduplichi le trattative come qualsiasi altro oggetto: crea una Duplicate Search sui campi salvati nella trattativa, controlla con cura le corrispondenze, imposta le Merge Rules, poi unisci. Dato che le trattative portano fatturato, fasi e responsabili, rivedile prima di unire in blocco. Puoi deduplicare i Deals di HubSpot, le Opportunities di Salesforce, i Deals di Pipedrive e le Opportunities di Close CRM.

Perché nascono trattative duplicate?

• Integrazioni e moduli creano una nuova trattativa per ogni richiesta, anche quando ce n'è già una aperta.
• Due commerciali aprono una trattativa per la stessa opportunità senza saperlo.
• Importazioni aggiungono trattative che esistono già, perché il file non ha l'ID della trattativa.
• Aziende o contatti duplicati hanno ciascuno la propria trattativa per la stessa opportunità. Deduplica prima le aziende: una volta unite, le loro trattative stanno sotto un'unica azienda, e così le trattative duplicate sono più facili da individuare in revisione. Vedi Come deduplicare aziende e account.

Su quali campi confrontare le trattative?

Dedupely confronta le trattative sui campi salvati nella trattativa stessa, non nell'azienda o nel contatto associati. Usane almeno tre:

Ricorda che i valori vuoti non corrispondono mai. Una trattativa senza importo esce da una ricerca che confronta su Amount, quindi crea una seconda ricerca per quelle, senza Amount, e rivedila con attenzione.

Come restringere una ricerca di trattative con i filtri

I filtri tengono una ricerca di trattative concentrata su quelle da rivedere. Per esempio:

• Solo trattative recenti: campo Create Date, Si applica a uno o più, operatore is within the past (days), ad es. 90.
• Solo trattative aperte: campo Fase della trattativa, Si applica a tutte, operatore non è uguale a, termini Chiusa vinta e Chiusa persa, con l'opzione dei termini su Tutti. Rivedi le trattative chiuse in un secondo passaggio: le trattative closed-won duplicate contano due volte lo stesso fatturato nei report.

Vedi Filtri.

Come rivedere le corrispondenze delle trattative

Le trattative portano fatturato, quindi controlla ogni corrispondenza prima di unire:

1. Apri View Match Details e confronta i record fianco a fianco.
2. Add Visible Fields come Deal Stage, Close Date, Pipeline e Create Date, così vedi le differenze che contano.
3. Rifiuta le corrispondenze che sono trattative distinte, come un rinnovo e un nuovo acquisto con lo stesso nome e importo.
4. Send to Manual Review le corrispondenze su cui deve decidere il proprietario della trattativa. Vedi Manual Review.

Quale trattativa deve sopravvivere?

Imposta una regola di Primary Record in Merge Rules:

Controlla Merge Preview prima di unire, soprattutto fase, data di chiusura e responsabile.

Cosa succede alle attività quando le trattative si uniscono?

Attività, note e associazioni passano alla trattativa che sopravvive, tranne dove l'API del CRM non consente di spostarle:

• Pipedrive: attività, note e record collegati passano alla trattativa che sopravvive. Le trattative archiviate non si possono unire.
• Salesforce: Salesforce non ha un'unione per le Opportunities, quindi Dedupely aggiorna quella che resta, ricollega i record figli e cancella le altre. Email, file, note, ruoli dei contatti e righe di prodotto delle altre non si spostano.
• Close CRM: le attività appartengono al Lead o al Contact, mai all'Opportunity, quindi unire le Opportunities non sposta nessuna attività. Dedupely copia i valori dei campi sull'Opportunity che tieni; gli allegati delle altre non vengono spostati.
• HubSpot: Si applicano le regole di unione di HubSpot, che di solito includono un nuovo ID per la trattativa unita. Vedi la Guida alla deduplicazione di HubSpot.

Configurazione di esempio

Un team vendite su HubSpot trova trattative duplicate create da un'integrazione di moduli e dai commerciali.

1. Deduplica prima le aziende, con Domain Root sul dominio aziendale.
2. Ricerca 1: Deal Name: Similar Words (Any Order), Ignored terms deal, renewal · Amount: Exact · Deal Owner: Exact · Filtro: Create Date is within the past (days) 180, Si applica a uno o più.
3. Visible Fields: Deal Stage, Close Date, Pipeline, Create Date.
4. Merge Rules: Primary Record impostato su Ultimo record aggiornato.
5. Revisione: rifiuta i rinnovi, manda le corrispondenze incerte in Manual Review per il proprietario della trattativa, poi unisci 1–2 corrispondenze e controllale in HubSpot.
6. Automatizza: Auto Match sulla Ricerca 1, con avviso a 5 corrispondenze, così una persona controlla i nuovi deal duplicati prima che vengano uniti.

Errori comuni

• Unire le trattative prima delle aziende. Le aziende duplicate nascondono quali trattative vanno insieme.
• Confrontare solo sul nome della trattativa. Molte trattative hanno nomi come "Piano annuale" o "Rinnovo".
• Unire i rinnovi nella trattativa originale. Stesso nome e importo non significa stessa opportunità. Rifiutale.
• Unire in blocco senza guardare le fasi. Controlla prima la fase e la data di chiusura nella Merge Preview.
• Auto Merge sulle trattative fin da subito. Inizia con Auto Match, così una persona vede per prima le nuove trattative duplicate.

Domande frequenti sulla deduplicazione delle trattative

• Quali oggetti trattativa può deduplicare Dedupely? Deals di HubSpot, Opportunities di Salesforce, Deals di Pipedrive e Opportunities di Close CRM. I deal archiviati di Pipedrive non si possono unire.
• Dedupely può abbinare le trattative per l'azienda associata? No. Le trattative vengono confrontate sui campi salvati nella trattativa stessa.
• Posso unire una trattativa con un contatto o un'azienda? No. Dedupely unisce i record all'interno di un unico oggetto.
• Posso annullare un'unione di trattative? Sì, entro 30 giorni per la maggior parte delle unioni, da Merge History. L'annullamento serve per i record che non erano duplicati, quindi considera ogni unione definitiva. Vedi Annulla un'unione. Per le unioni più vecchie, vedi Ho unito i record sbagliati: e adesso?
• I record delle trattative contano sul mio piano? Sì. Ogni record di ogni oggetto che attivi conta sul limite di record del piano.