Come deduplicare aziende e account

Le aziende duplicate sono più difficili da trovare dei contatti duplicati, perché le aziende raramente condividono un valore esatto. "Acme Inc.", "ACME" e "Acme, LLC" possono essere la stessa azienda, con acme.com, acme.co.uk o senza sito. In Dedupely confronti le aziende sul dominio principale e sulle parole del nome, ignorando i suffissi legali, poi le unisci in blocco con le Merge Rules. Funziona allo stesso modo per Companies di HubSpot, Accounts di Salesforce, Organizations di Pipedrive, Leads di Close e contatti aziendali di Nimble.

Termini del tuo CRM: in Close CRM, un Lead è un'azienda. In Nimble CRM, le aziende sono salvate come contatti. In Pipedrive sono Organizzazioni, e in Salesforce, Account.

Perché le aziende duplicate sono così comuni?

• Importazioni senza dominio. HubSpot abbina le aziende importate per dominio, quindi un elenco di evento senza siti web crea una nuova azienda per ogni riga.
• Suffissi legali e punteggiatura. "Acme Inc", "Acme Inc." e "Acme Incorporated" sembrano diversi a una corrispondenza esatta.
• Più domini. I siti regionali (acme.de, acme.fr) lasciano un'azienda sotto più siti web. Domain Root li fa corrispondere. Un rebrand con un nome nuovo, no.
• Integrazioni e app di sincronizzazione. In HubSpot, le aziende create tramite API o un'app di sincronizzazione saltano il controllo del dominio.
• Commerciali che creano account a mano, senza cercare prima.

Su quali campi confrontare le aziende?

Usa almeno tre campi, ciascuno con l'opzione di corrispondenza adatta:

Vedi Opzioni di corrispondenza per tutte le opzioni.

Come gestisco le aziende senza sito web?

Le aziende senza sito web non possono corrispondere con Domain Root, perché i valori vuoti non corrispondono mai. Crea una seconda Duplicate Search per loro:

1. Clona la tua ricerca principale delle aziende.
2. Imposta il campo dominio su Nessuno.
3. Confronta su Company Name (Similar Words (Any Order), con i tuoi Ignored terms).
4. Aggiungi un filtro perché la ricerca mostri solo queste aziende: campo Sito web, Si applica a uno o più, operatore è vuoto.
5. Add Visible Fields come Phone Number, City e Create Date, così puoi confrontare i record prima di unire.

Rivedi le corrispondenze di questa ricerca prima di unire, o inviale a Manual Review, perché i nomi sono meno affidabili dei domini.

È un duplicato o un'azienda correlata?

Non ogni corrispondenza è un duplicato. Prima di unire, controlla se i record sono:

• Filiali o uffici regionali (Acme UK e Acme US) che il tuo team segue separatamente.
• Capogruppo e controllate con lo stesso nome e dominio.
• Franchising o rivenditori che condividono un marchio.

Se il tuo team li tiene separati di proposito, aggiungi un campo che li distingua (come City, Country o un campo regione) impostato su Esatta, o rifiuta la corrispondenza così non torna. Vedi Corrispondenze rifiutate.

Gerarchie degli account Salesforce: un'unione si ferma se gli account sono nella stessa gerarchia padre–figlio, così la struttura degli account resta intatta. Quando un account padre viene unito a un altro account, i suoi account figli passano all'account che resta.

Cosa succede a contatti e trattative quando le aziende vengono unite?

Le associazioni (contatti, trattative e altri record collegati) e le attività passano all'azienda che sopravvive, tranne dove l'API del CRM non consente di spostarle. Ogni CRM ha anche le sue regole: HubSpot di solito dà all'azienda unita un nuovo ID record, e Salesforce tiene l'ID del record superstite e manda gli altri nel Cestino. Controlla la guida del tuo CRM prima di una grande unione:

• Guida alla deduplicazione di HubSpot
• Guida alla deduplicazione di Salesforce
• Guida alla deduplicazione in Pipedrive
• Guida alla deduplicazione di Close CRM

E i limiti di associazioni e unioni di HubSpot?

HubSpot limita quante associazioni può avere un record e quante volte un record può essere unito. Le grandi aziende con molti contatti e trattative possono raggiungere questi limiti. Imposta come li gestisce Dedupely in Impostazioni di sicurezza → Opzioni di merge:

Auto Merge non può chiedere, quindi salta le corrispondenze impostate su Always ask. Se vuoi che Auto Merge le gestisca, scegli una delle altre risposte. Vedi Unioni sicure.

Come unire migliaia di aziende in sicurezza

1. Parti dalla tua ricerca più rigida (Domain Root + Company Name + Country) e prova 1–2 Single Merges.
2. Controlla il risultato nel CRM e in Merge History: l'azienda che resta, i suoi contatti e le sue trattative.
3. Unisci in blocco 1–2 pagine, poi controlla di nuovo.
4. Unisci il resto in blocco quando i risultati sembrano giusti.
5. Controlla la scheda Excluded. Le corrispondenze con più di 20 record vengono messe da parte per impostazione predefinita. Una corrispondenza aziendale molto grande di solito significa che la ricerca è troppo ampia, per esempio un dominio condiviso come una piattaforma di rivenditori.
6. Passa alla ricerca più ampia (aziende senza sito web) e rivedi prima di unire.

Configurazione di esempio

Un team B2B con 30.000 Companies in HubSpot, molte da importazioni di eventi senza dominio.

1. Ricerca 1 (dominio): Company Domain Name: Domain Root · Name: Similar Words (Any Order), Ignored terms Inc., Inc, LLC, Ltd., GmbH, S.A. · Country: Exact.
2. Ricerca 2 (senza dominio): Name: Similar Words (Any Order), stessi Ignored terms · Filtro: Company Domain Name è vuoto, Si applica a uno o più · Visible Fields: Phone Number, City, Create Date.
3. Merge Rules: Primary Record impostato su Record più vecchio, così sopravvive l'azienda con lo storico più lungo.
4. Prova: 2 Single Merges dalla ricerca 1, controllate in HubSpot e Merge History, poi 2 pagine unite in blocco.
5. Unione in blocco il resto della ricerca 1. Rivedi la ricerca 2 corrispondenza per corrispondenza, o invia quelle dubbie a Manual Review.
6. Automatizza: Auto Merge sulla ricerca 1, ogni giorno. Auto Match sulla Ricerca 2.

Errori comuni

• Confrontare le aziende solo sul nome. Due aziende diverse possono condividere un nome. Aggiungi un campo di dominio, telefono o posizione.
• Dimenticare i domini email gratuiti. Se ricavi i domini aziendali dalle email dei contatti, gmail.com o outlook.com raggrupperanno aziende non collegate. Aggiungi un filtro come Domain non contiene gmail.com, outlook.com, yahoo.com. Imposta l'opzione dei termini accanto all'operatore su Tutti, quindi un record deve evitare tutti i domini.
• Unire filiali che il team segue separatamente. Aggiungi un campo di posizione impostato su Exact, o rifiuta quelle corrispondenze.
• Confrontare un campo spesso vuoto. Due valori vuoti non corrispondono mai, quindi i record con City o Country vuoti escono da quella ricerca. Usa quei campi solo dove sono compilati, o crea una ricerca separata con un filtro per i vuoti.
• Ignorare la scheda Excluded. Le corrispondenze molto grandi indicano di solito un dominio condiviso o una ricerca troppo ampia. Correggi la ricerca prima di unirle.
• Saltare il test. Un'unione di aziende sposta ogni contatto e trattativa. Prova prima di unire in blocco.

Domande frequenti sulla deduplicazione di aziende e account

• Posso unire un'azienda con un contatto? No. Dedupely unisce record all'interno di un solo oggetto, come Companies con Companies.
• Contatti e trattative passano all'azienda che resta? Sì, tranne dove l'API del CRM non consente di spostarle. Vedi la guida del tuo CRM.
• Posso unire account Salesforce della stessa gerarchia? No. Un'unione si ferma se gli account sono nella stessa gerarchia padre–figlio. Quando un account padre viene unito a un altro account, i suoi account figli passano all'account che resta.
• Come abbino "Acme Inc." con "Acme"? Usa Similar Words (Any Order) sul nome e aggiungi Inc. a Ignored terms.
• Domain Root può far corrispondere acme.com e acme.co.uk? Sì. Domain Root confronta il nucleo del dominio, ignorando prefissi come www e suffissi come .com oppure .co.uk.
• Posso unire più di 2 o 3 aziende alla volta? Sì. Una corrispondenza può includere molti record, e puoi unire in blocco migliaia di corrispondenze con un'unica azione. Le corrispondenze con più di 20 record vengono messe da parte per impostazione predefinita nella scheda Excluded.
• Posso annullare un'unione di aziende? Sì, entro 30 giorni per la maggior parte delle unioni, da Merge History, ma non per le unioni di aziende HubSpot in un portale sincronizzato con Salesforce. Vedi Annulla un'unione.