So deduplizieren Sie Firmen und Accounts

Doppelte Firmen sind schwerer zu finden als doppelte Kontakte, weil Firmen selten einen exakten Wert teilen. „Acme Inc.“, „ACME“ und „Acme, LLC“ können dieselbe Firma sein, mit acme.com, acme.co.uk oder ganz ohne Website. In Dedupely gleichen Sie Firmen über ihre Kerndomain und die Wörter in ihrem Namen ab, ohne Rechtsformzusätze, und führen sie dann mit Merge Rules per Bulk-Merge zusammen. Das funktioniert genauso für HubSpot Companies, Salesforce Accounts, Pipedrive Organizations, Close Leads und Nimble-Firmenkontakte.

Begriffe Ihres CRMs: in Close CRM ist ein Lead eine Firma. In Nimble CRM werden Firmen gespeichert als Kontakte. In Pipedrive sind sie Organisationen, und in Salesforce Accounts.

Warum sind doppelte Firmen so häufig?

• Importe ohne Domain. HubSpot gleicht importierte Firmen über die Domain ab, daher erzeugt eine Eventliste ohne Websites für jede Zeile eine neue Firma.
• Rechtsformzusätze und Satzzeichen. „Acme Inc“, „Acme Inc.“ und „Acme Incorporated“ sehen für einen exakten Abgleich verschieden aus.
• Mehrere Domains. Regionale Websites (acme.de, acme.fr) hinterlassen eine Firma unter mehreren Websites. Domain Root gleicht diese ab. Eine Umbenennung in einen neuen Namen nicht.
• Integrationen und Sync-Apps. In HubSpot umgehen Firmen, die über die API oder eine Sync-App angelegt werden, die Domainprüfung.
• Vertriebler, die Accounts von Hand anlegen, ohne vorher zu suchen.

Über welche Felder sollten Sie Firmen abgleichen?

Nutzen Sie mindestens drei Felder, jedes mit der passenden Abgleichsoption:

Siehe Match-Optionen für alle Optionen.

Wie gehe ich mit Firmen ohne Website um?

Firmen ohne Website können nicht über Domain Root passen, weil leere Werte nie passen. Bauen Sie für sie eine zweite Duplicate Search:

1. Klonen Sie Ihre Hauptsuche für Firmen.
2. Setzen Sie das Domainfeld auf Keine.
3. Gleichen Sie über Company Name ab (Similar Words (Any Order), mit Ihren Ignored terms).
4. Fügen Sie einen Filter hinzu, damit die Suche nur diese Firmen zeigt: Feld Website, Gilt für einem oder mehreren, Operator ist leer.
5. Add Visible Fields wie Phone Number, City und Create Date, damit Sie die Datensätze vor dem Merge vergleichen können.

Prüfen Sie die Treffer dieser Suche vor dem Zusammenführen oder schicken Sie sie an Manual Review, denn Namen sind weniger zuverlässig als Domains.

Duplikat oder verwandte Firma?

Nicht jeder Treffer ist ein Duplikat. Prüfen Sie vor dem Merge, ob die Datensätze Folgendes sind:

• Niederlassungen oder Regionalbüros (Acme UK und Acme US), die Ihr Team getrennt führt.
• Mutter- und Tochtergesellschaften mit demselben Namen und derselben Domain.
• Franchises oder Reseller , die eine Marke teilen.

Hält Ihr Team sie bewusst getrennt, fügen Sie ein Feld hinzu, das sie unterscheidet (etwa City, Country oder ein Regionsfeld), eingestellt auf Exakt, oder lehnen Sie den Treffer ab, damit er nicht wiederkommt. Siehe Abgelehnte Treffer.

Salesforce-Account-Hierarchien: Ein Merge stoppt, wenn die Accounts in derselben Eltern-Kind-Hierarchie liegen, sodass Ihre Account-Struktur intakt bleibt. Wird ein übergeordneter Account mit einem anderen zusammengeführt, gehen seine untergeordneten Accounts auf den verbleibenden Account über.

Was passiert mit Kontakten und Deals, wenn Firmen zusammengeführt werden?

Verknüpfungen (verknüpfte Kontakte, Deals und andere Datensätze) und Aktivitäten wandern auf die verbleibende Firma, außer wo die API Ihres CRMs das Verschieben nicht zulässt. Jedes CRM hat zudem eigene Regeln: HubSpot gibt der zusammengeführten Firma meist eine neue Datensatz-ID, und Salesforce behält die ID des verbleibenden Datensatzes und schickt die anderen in den Papierkorb. Prüfen Sie vor einem großen Merge den Leitfaden zu Ihrem CRM:

• Leitfaden zur HubSpot-Dublettenbereinigung
• Leitfaden zur Salesforce-Dublettenbereinigung
• Pipedrive: Leitfaden zur Dublettenbereinigung
• Leitfaden zur Dublettenbereinigung in Close CRM

Was ist mit den Zuordnungs- und Merge-Limits von HubSpot?

HubSpot begrenzt, wie viele Zuordnungen ein Datensatz haben und wie oft er zusammengeführt werden kann. Große Firmen mit vielen Kontakten und Deals können diese Grenzen erreichen. Legen Sie fest, wie Dedupely damit umgeht, in Sicherheitseinstellungen → Merge-Optionen:

Auto Merge kann nicht fragen, daher überspringt es Treffer mit der Einstellung Always ask. Soll Auto Merge sie bearbeiten, wählen Sie eine der anderen Antworten. Siehe Sichere Merges.

So führen Sie Tausende Firmen sicher zusammen

1. Mit der strengsten Suche beginnen (Domain Root + Company Name + Country) und testen Sie 1–2 Single Merges.
2. Ergebnis prüfen in Ihrem CRM und in Merge History: die verbleibende Firma, ihre Kontakte und ihre Deals.
3. 1–2 Seiten per Bulk-Merge zusammenführen, dann erneut prüfen.
4. Den Rest per Bulk-Merge zusammenführen wenn die Ergebnisse richtig aussehen.
5. Prüfen Sie den Tab Excluded. Treffer mit mehr als 20 Datensätzen werden standardmäßig zurückgestellt. Ein sehr großer Firmentreffer heißt meist, dass die Suche zu breit ist, etwa bei einer gemeinsamen Domain wie einer Reseller-Plattform.
6. Zur lockereren Suche übergehen (Firmen ohne Website) und prüfen Sie vor dem Zusammenführen.

Beispiel-Einrichtung

Ein B2B-Team mit 30.000 HubSpot Companies, viele davon aus Event-Importen ohne Domain.

1. Suche 1 (Domain): Company Domain Name: Domain Root · Name: Similar Words (Any Order), Ignored terms Inc., Inc, LLC, Ltd., GmbH, S.A. · Country: Exact.
2. Suche 2 (ohne Domain): Name: Similar Words (Any Order), dieselben Ignored terms · Filter: Company Domain Name ist leer, Gilt für einem oder mehreren · Visible Fields: Phone Number, City, Create Date.
3. Merge Rules: Primary Record gesetzt auf Ältester Datensatz, damit die Firma mit der längsten Historie bleibt.
4. Test: 2 Single Merges aus Suche 1, in HubSpot und Merge History geprüft, dann 2 per Bulk-Merge zusammengeführte Seiten.
5. Massen-Merge den Rest von Suche 1. Prüfen Sie Suche 2 Treffer für Treffer oder schicken Sie unklare Treffer an Manual Review.
6. Automatisieren: Auto Merge auf Suche 1, täglich. Auto Match für Suche 2.

Häufige Fehler

• Firmen nur über den Namen abgleichen. Zwei verschiedene Firmen können denselben Namen tragen. Fügen Sie ein Domain-, Telefon- oder Standortfeld hinzu.
• Kostenlose E-Mail-Domains vergessen. Leiten Sie Firmendomains aus Kontakt-E-Mails ab, gruppieren gmail.com oder outlook.com fremde Firmen. Fügen Sie einen Filter wie Domain hinzu: enthält nicht gmail.com, outlook.com, yahoo.com. Stellen Sie die Begriffseinstellung neben dem Operator auf Alle, ein Datensatz muss also alle Domains meiden.
• Filialen zusammenführen, die Ihr Team getrennt führt. Fügen Sie ein Standortfeld auf Exact hinzu oder lehnen Sie diese Treffer ab.
• Abgleich auf einem Feld, das oft leer ist. Zwei leere Werte stimmen nie überein, daher fallen Datensätze mit leerem City oder Country aus dieser Suche heraus. Nutzen Sie diese Felder nur, wo sie ausgefüllt sind, oder bauen Sie eine eigene Suche mit einem Filter für die leeren.
• Den Tab Excluded ignorieren. Sehr große Treffer bedeuten meist eine gemeinsame Domain oder eine zu breite Suche. Korrigieren Sie die Suche, bevor Sie sie zusammenführen.
• Den Test überspringen. Ein Firmen-Merge verschiebt jeden Kontakt und Deal. Testen Sie vor dem Bulk-Merge.

FAQs zum Deduplizieren von Firmen und Accounts

• Kann ich eine Firma mit einem Kontakt zusammenführen? Nein. Dedupely führt Datensätze innerhalb eines Objekts zusammen, etwa Companies mit Companies.
• Gehen Kontakte und Deals auf die verbleibende Firma über? Ja, außer wo die API Ihres CRMs das Verschieben nicht zulässt. Siehe den Leitfaden zu Ihrem CRM.
• Kann ich Salesforce-Accounts derselben Hierarchie zusammenführen? Nein. Ein Merge stoppt, wenn die Accounts in derselben Eltern-Kind-Hierarchie liegen. Wird ein übergeordneter Account mit einem anderen Account zusammengeführt, gehen seine untergeordneten Accounts auf den verbleibenden Account über.
• Wie gleiche ich „Acme Inc.“ mit „Acme“ ab? Nutzen Sie Similar Words (Any Order) beim Namen und ergänzen Sie Inc. in Ignored terms.
• Kann Domain Root acme.com und acme.co.uk abgleichen? Ja. Domain Root vergleicht den Kern der Domain und ignoriert Präfixe wie www und Endungen wie .com oder .co.uk.
• Kann ich mehr als 2 oder 3 Firmen auf einmal zusammenführen? Ja. Ein Treffer kann viele Datensätze umfassen, und Sie können Tausende Treffer in einem Schritt per Bulk-Merge zusammenführen. Treffer mit mehr als 20 Datensätzen werden standardmäßig im Tab Excluded zurückgestellt.
• Kann ich einen Firmen-Merge rückgängig machen? Ja, bei den meisten Merges innerhalb von 30 Tagen über Merge History, aber nicht bei HubSpot-Firmen-Merges in einem mit Salesforce synchronisierten Portal. Siehe Einen Merge rückgängig machen.