Dédoublonner les entreprises et les comptes

Les entreprises en double sont plus difficiles à trouver que les contacts en double, car les entreprises partagent rarement une valeur exacte. « Acme Inc. », « ACME » et « Acme, LLC » peuvent être la même entreprise, avec acme.com, acme.co.uk ou sans site du tout. Dans Dedupely, vous rapprochez les entreprises sur leur domaine principal et les mots de leur nom, en ignorant les suffixes juridiques, puis les fusionnez en masse avec Merge Rules. Cela fonctionne de la même façon pour les Companies HubSpot, Accounts Salesforce, Organizations Pipedrive, Leads Close et contacts entreprise Nimble.

Termes de votre CRM : dans Close CRM, un Lead est une entreprise. Dans Nimble CRM, les entreprises sont stockées comme contacts. Dans Pipedrive, ce sont Organisations, et dans Salesforce, Comptes.

Pourquoi les entreprises en double sont-elles si fréquentes ?

• Imports sans domaine. HubSpot rapproche les entreprises importées par domaine : une liste d'événement sans sites web crée une nouvelle entreprise par ligne.
• Suffixes juridiques et ponctuation. « Acme Inc », « Acme Inc. » et « Acme Incorporated » sont différents pour une correspondance exacte.
• Plusieurs domaines. Les sites régionaux (acme.de, acme.fr) laissent une entreprise sous plusieurs sites web. Domain Root les rapproche. Un changement de marque vers un nouveau nom, non.
• Intégrations et applis de synchronisation. Dans HubSpot, les entreprises créées via l'API ou une application de synchronisation échappent au contrôle du domaine.
• Des commerciaux qui créent des comptes à la main, sans chercher d'abord.

Sur quels champs rapprocher les entreprises ?

Utilisez au moins trois champs, chacun avec l'option de correspondance qui lui convient :

Voir Options de correspondance pour chaque option.

Comment gérer les entreprises sans site web ?

Les entreprises sans site web ne peuvent pas être rapprochées par Domain Root, car les valeurs vides ne correspondent jamais. Créez une seconde Duplicate Search pour elles :

1. Clonez votre recherche principale d'entreprises.
2. Réglez le champ domaine sur Aucun.
3. Rapprochez sur Company Name (Similar Words (Any Order), avec vos Ignored terms).
4. Ajoutez un filtre pour que la recherche n'affiche que ces entreprises : champ Site web, S'applique à un ou plusieurs, opérateur est vide.
5. Add Visible Fields comme Phone Number, City et Create Date, pour comparer les fiches avant de fusionner.

Examinez les correspondances de cette recherche avant de fusionner, ou envoyez-les en Manual Review, car les noms sont moins fiables que les domaines.

Doublon ou entreprise liée ?

Toute correspondance n'est pas un doublon. Avant de fusionner, vérifiez si les fiches sont :

• Agences ou bureaux régionaux (Acme UK et Acme US) que votre équipe suit séparément.
• Maisons mères et filiales avec le même nom et le même domaine.
• Franchises ou revendeurs qui partagent une marque.

Si votre équipe les garde séparées exprès, ajoutez un champ qui les distingue (comme City, Country ou un champ de région) en Exact, ou rejetez la correspondance pour qu'elle ne revienne pas. Voir Correspondances rejetées.

Hiérarchies de comptes Salesforce : une fusion s'arrête si les comptes sont dans la même hiérarchie parent–enfant, votre structure de comptes reste donc intacte. Quand un compte parent est fusionné dans un autre compte, ses comptes enfants passent sur le compte conservé.

Que deviennent les contacts et les transactions quand des entreprises sont fusionnées ?

Les associations (contacts, transactions et autres fiches liées) et les activités passent sur l'entreprise conservée, sauf là où l'API de votre CRM ne permet pas de les déplacer. Chaque CRM a aussi ses règles : HubSpot donne en général à l'entreprise fusionnée un nouvel identifiant, et Salesforce garde l'identifiant de la fiche conservée et envoie les autres dans sa Corbeille. Consultez le guide de votre CRM avant une grosse fusion :

• Guide de déduplication HubSpot
• Guide de déduplication Salesforce
• Guide de déduplication Pipedrive
• Guide de déduplication Close CRM

Et les limites d'associations et de fusions de HubSpot ?

HubSpot limite le nombre d'associations par fiche et le nombre de fusions qu'une fiche peut subir. Les grandes entreprises avec beaucoup de contacts et de transactions peuvent atteindre ces plafonds. Réglez leur traitement par Dedupely dans Paramètres de sécurité → Options de fusion:

Auto Merge ne peut pas demander, il ignore donc les correspondances réglées sur Always ask. Si vous voulez qu'Auto Merge les traite, choisissez l'une des autres réponses. Voir Sécurité des fusions.

Fusionner des milliers d'entreprises en toute sécurité

1. Commencez par votre recherche la plus stricte (Domain Root + Company Name + Country) et testez 1–2 Single Merges.
2. Vérifiez le résultat dans votre CRM et dans Merge History: l'entreprise conservée, ses contacts et ses transactions.
3. Fusionnez en masse 1–2 pages, puis vérifiez à nouveau.
4. Fusionner le reste en masse quand les résultats semblent justes.
5. Vérifiez l'onglet Excluded. Les correspondances de plus de 20 fiches sont mises de côté par défaut. Une très grosse correspondance d'entreprises signifie en général que la recherche est trop large, par exemple un domaine partagé comme une plateforme de revendeurs.
6. Passez à votre recherche plus large (entreprises sans site web) et examinez avant de fusionner.

Exemple de configuration

Une équipe B2B avec 30 000 Companies HubSpot, dont beaucoup issues d'imports d'événements sans domaine.

1. Recherche 1 (domaine) : Company Domain Name : Domain Root · Name : Similar Words (Any Order), Ignored terms Inc., Inc, LLC, Ltd., GmbH, S.A. · Country : Exact.
2. Recherche 2 (sans domaine) : Name : Similar Words (Any Order), mêmes Ignored terms · Filtre : Company Domain Name est vide, S'applique à un ou plusieurs · Visible Fields : Phone Number, City, Create Date.
3. Merge Rules : Primary Record réglé sur Enregistrement le plus ancien, pour que l'entreprise à l'historique le plus long soit conservée.
4. Test : 2 Single Merges de la recherche 1, vérifiées dans HubSpot et Merge History, puis 2 pages fusionnées en masse.
5. Fusion en masse le reste de la recherche 1. Examinez la recherche 2 correspondance par correspondance, ou envoyez les cas incertains dans Manual Review.
6. Automatisez : Auto Merge sur la recherche 1, chaque jour. Auto Match sur la Recherche 2.

Erreurs courantes

• Rapprocher les entreprises sur le seul nom. Deux entreprises différentes peuvent partager un nom. Ajoutez un champ domaine, téléphone ou lieu.
• Oublier les domaines de messagerie gratuits. Si vous déduisez les domaines d'entreprise des emails des contacts, gmail.com ou outlook.com regrouperont des sociétés sans lien. Ajoutez un filtre comme Domain ne contient pas gmail.com, outlook.com, yahoo.com. Réglez l'option de termes à côté de l'opérateur sur Tous, une fiche doit donc éviter tous les domaines.
• Fusionner des agences que votre équipe suit séparément. Ajoutez un champ de localisation en Exact, ou rejetez ces correspondances.
• Rapprocher sur un champ souvent vide. Deux valeurs vides ne correspondent jamais, donc les fiches avec City ou Country vide sortent de cette recherche. N'utilisez ces champs que là où ils sont remplis, ou créez une recherche à part avec un filtre sur les vides.
• Ignorer l'onglet Excluded. Les très grosses correspondances signalent en général un domaine partagé ou une recherche trop large. Corrigez la recherche avant de les fusionner.
• Sauter le test. Une fusion d'entreprises déplace chaque contact et chaque transaction. Testez avant de fusionner en masse.

FAQ sur le dédoublonnage des entreprises et comptes

• Puis-je fusionner une entreprise avec un contact ? Non. Dedupely fusionne les fiches au sein d'un même objet, comme Companies avec Companies.
• Les contacts et transactions passent-ils à l'entreprise conservée ? Oui, sauf là où l'API de votre CRM ne permet pas de les déplacer. Voir le guide de votre CRM.
• Puis-je fusionner des comptes Salesforce de la même hiérarchie ? Non. Une fusion s'arrête si les comptes sont dans la même hiérarchie parent–enfant. Quand un compte parent est fusionné dans un autre compte, ses comptes enfants passent sur le compte conservé.
• Comment rapprocher « Acme Inc. » et « Acme » ? Utilisez Similar Words (Any Order) sur le nom et ajoutez Inc. à Ignored terms.
• Domain Root peut-il rapprocher acme.com et acme.co.uk ? Oui. Domain Root compare le cœur du domaine, en ignorant les préfixes comme www et des suffixes comme .com ou .co.uk.
• Puis-je fusionner plus de 2 ou 3 entreprises à la fois ? Oui. Une correspondance peut inclure de nombreuses fiches, et vous pouvez fusionner en masse des milliers de correspondances en une seule action. Les correspondances de plus de 20 fiches sont mises de côté par défaut dans l'onglet Excluded.
• Puis-je annuler une fusion d'entreprises ? Oui, pendant 30 jours pour la plupart des fusions, depuis Merge History, sauf pour les fusions d'entreprises HubSpot dans un portail synchronisé avec Salesforce. Voir Annuler une fusion.